PAGE社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)檔案管理，有效收集、整理、保管和利用防災(zāi)減災(zāi)工作中形成的各類檔案資料，提高社區(qū)應(yīng)對災(zāi)害的能力，保障居民生命財(cái)產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)開展的各類防災(zāi)減災(zāi)工作所形成的檔案管理活動，包括但不限于自然災(zāi)害預(yù)防與應(yīng)對、災(zāi)害風(fēng)險評估、應(yīng)急預(yù)案制定與演練、災(zāi)害救助等方面產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集與防災(zāi)減災(zāi)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的整理、分類、編號、存儲等管理流程。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)檔案管理工作，制定檔案管理工作方針和政策。2.監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門1.具體負(fù)責(zé)社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)。2.建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，保證檔案的安全和完整。4.組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（三）各部門及工作人員1.各部門負(fù)責(zé)本部門在防災(zāi)減災(zāi)工作中形成的文件資料的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)事宜。2.工作人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時將工作中產(chǎn)生的各類文件資料歸檔，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和及時性。三、檔案收集（一）收集范圍1.災(zāi)害風(fēng)險評估資料：包括社區(qū)地理信息、氣象數(shù)據(jù)、地質(zhì)狀況、人口分布、建筑物結(jié)構(gòu)等基礎(chǔ)資料，以及災(zāi)害風(fēng)險評估報(bào)告、專家意見等。2.應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)資料：應(yīng)急預(yù)案文本、演練計(jì)劃、演練記錄、演練總結(jié)等。3.災(zāi)害監(jiān)測與預(yù)警信息：各類災(zāi)害監(jiān)測設(shè)備的監(jiān)測數(shù)據(jù)、預(yù)警信息、傳達(dá)記錄等。4.災(zāi)害應(yīng)對措施及記錄：災(zāi)害發(fā)生時的現(xiàn)場照片、視頻、救援行動記錄、物資調(diào)配記錄、人員傷亡及財(cái)產(chǎn)損失統(tǒng)計(jì)等。5.災(zāi)害救助資料：受災(zāi)群眾救助申請、救助物資發(fā)放記錄、受災(zāi)群眾安置情況記錄等。6.培訓(xùn)與宣傳資料：防災(zāi)減災(zāi)知識培訓(xùn)教材、宣傳活動方案、宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。7.其他相關(guān)資料：與社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)工作有關(guān)的會議紀(jì)要、工作匯報(bào)、上級文件、對外交流材料等。（二）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)在工作完成后及時將相關(guān)文件資料收集齊全，確保檔案內(nèi)容的完整性。2.收集的文件資料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況無法提供原件，需提供清晰的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。3.文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或損毀。4.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）收集程序1.各部門在工作過程中形成的文件資料，由部門指定的專人負(fù)責(zé)收集整理。2.收集人員應(yīng)按照檔案管理要求，對文件資料進(jìn)行初步分類和篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的資料。3.每月末，各部門將收集整理好的文件資料移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門在收到移交的文件資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的資料及時退回原部門補(bǔ)充完善。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.災(zāi)害風(fēng)險類：包括災(zāi)害風(fēng)險評估報(bào)告、相關(guān)基礎(chǔ)資料等。2.應(yīng)急預(yù)案類：應(yīng)急預(yù)案文本、演練資料等。3.災(zāi)害監(jiān)測與預(yù)警類：監(jiān)測數(shù)據(jù)、預(yù)警信息、傳達(dá)記錄等。4.災(zāi)害應(yīng)對類：現(xiàn)場照片、視頻、救援記錄、物資調(diào)配記錄等。5.災(zāi)害救助類：受災(zāi)群眾救助申請、物資發(fā)放記錄、安置情況記錄等。6.培訓(xùn)與宣傳類：培訓(xùn)教材、宣傳活動方案、宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。7.其他類：會議紀(jì)要、工作匯報(bào)、上級文件、對外交流材料等。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件資料進(jìn)行分類，同類文件資料集中在一起。2.對每份文件資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.去除文件資料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照文件資料的形成時間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的邏輯性和連貫性。5.對于文件資料較多的類別，可以進(jìn)一步細(xì)分小類，如災(zāi)害應(yīng)對類可細(xì)分為地震應(yīng)對、火災(zāi)應(yīng)對、洪水應(yīng)對等。（三）裝訂要求1.采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案夾，將整理好的文件資料裝入檔案盒或檔案夾內(nèi)。2.對于紙張較多的文件資料，應(yīng)進(jìn)行左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不壓字。3.在檔案盒或檔案夾的封面和脊背上填寫檔案類別、編號、名稱、起止日期等信息，便于識別和查找。五、檔案編號（一）編號規(guī)則1.檔案編號由“社區(qū)名稱代碼+檔案類別代碼+年份代碼+流水號”組成。2.社區(qū)名稱代碼采用社區(qū)名稱的漢語拼音首字母縮寫，如“XX社區(qū)”為“XXSQ”。3.檔案類別代碼按照本制度第四條的分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用一位數(shù)字表示，如“災(zāi)害風(fēng)險類”為“1”，“應(yīng)急預(yù)案類”為“2”等。4.年份代碼采用公元紀(jì)年的四位數(shù)字，如“2023年”為“2023”。5.流水號為每類檔案的順序編號，從“001”開始依次遞增。（二）編號示例如“XX社區(qū)2023年災(zāi)害風(fēng)險評估報(bào)告”的編號為“XXSQ12023001”。（三）編號管理1.檔案編號應(yīng)保持連續(xù)性和穩(wěn)定性，不得隨意更改。2.在檔案整理、存儲和利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照編號規(guī)則進(jìn)行操作，確保編號的準(zhǔn)確性和唯一性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案編號進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案存儲（一）存儲方式1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保存。2.采用密集架或檔案柜對檔案進(jìn)行存儲，檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、煙霧報(bào)警器、防盜門窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）存儲期限1.社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)檔案的存儲期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際需要確定，一般不少于10年。2.對于涉及重大災(zāi)害事件、具有長期保存價值的檔案，應(yīng)永久保存。3.在存儲期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全性和有效性。七、檔案檢索（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行錄入和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，通過關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等方式，提高檔案檢索效率。（二）檢索方法1.按照檔案編號、名稱、日期等信息進(jìn)行手工檢索，查找所需檔案。2.在電子檔案數(shù)據(jù)庫中，輸入關(guān)鍵詞或按照分類條件進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案。3.對于查找不到的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行查找原因，如檔案是否已丟失、歸檔是否有誤等，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）檢索記錄1.對每次檔案檢索的時間、檢索人、檢索內(nèi)容、檢索結(jié)果等信息進(jìn)行記錄，形成檢索記錄。2.檢索記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。八、檔案利用（一）利用范圍1.為社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)工作決策提供參考依據(jù)，如災(zāi)害風(fēng)險評估報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等。2.用于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高社區(qū)應(yīng)對災(zāi)害的能力，如災(zāi)害應(yīng)對記錄、演練總結(jié)等。3.開展防災(zāi)減災(zāi)知識宣傳教育活動，如培訓(xùn)教材、宣傳資料等。4.為上級主管部門和相關(guān)單位提供信息服務(wù)，如工作匯報(bào)、對外交流材料等。5.滿足社區(qū)居民對防災(zāi)減災(zāi)信息的需求，如災(zāi)害救助申請、受災(zāi)群眾安置情況記錄等。（二）利用程序1.社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。4.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.社區(qū)外部單位或個人因特殊原因需要查閱檔案，應(yīng)提前與社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組聯(lián)系，經(jīng)同意后，按照社區(qū)內(nèi)部人員查閱檔案的程序辦理。（三）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等信息。2.利用記錄應(yīng)定期進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。九、檔案保密（一）保密措施1.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對保密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲、限制訪問等措施，防止保密信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。在檔案查閱、利用過程中，應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，確保保密信息不被非法獲取或傳播。4.加強(qiáng)對檔案管理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露。（二）保密教育1.定期組織檔案管理人員參加保密知識培訓(xùn)，提高保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.在新員工入職時，對其進(jìn)行保密教育，使其了解檔案保密制度和要求。3.加強(qiáng)對社區(qū)全體工作人員的保密宣傳教育，提高全員保密意識，形成保密工作的良好氛圍。（三）保密監(jiān)督1.社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受社區(qū)居民和社會各界對檔案保密工作的監(jiān)督和舉報(bào)。對違反保密制度的行為，依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。3.充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)價值和保存價值，合理確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，包括文件資料是否齊全、內(nèi)容是否真實(shí)、手續(xù)是否完備等。2.檔案的歷史價值和現(xiàn)實(shí)價值，如是否對研究社區(qū)防災(zāi)減災(zāi)歷史、指導(dǎo)當(dāng)前工作具有重要意義。3.檔案的保存價值，根據(jù)檔案的形成時間、重要程度、利用頻率等因素，判斷檔案是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、