PAGE檔案工作制度體系建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案資源，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案工作制度體系。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司的檔案工作；各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和提供利用，并接受綜合管理部門的監(jiān)督檢查。2.集中管理與分散管理相結(jié)合原則公司重要檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；同時(shí)，根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和利用需求，部分專業(yè)性較強(qiáng)的檔案可在綜合管理部門指導(dǎo)下，由相關(guān)部門進(jìn)行分散管理，但應(yīng)定期向綜合管理部門報(bào)送檔案管理情況。3.完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)原則各部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地收集各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性；對檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)遵循檔案的內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案之間的系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮公司各項(xiàng)工作對檔案利用的需求，簡化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，確保檔案能夠及時(shí)、便捷地為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等工作提供有效服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各副總經(jīng)理為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其主要職責(zé)為：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，領(lǐng)導(dǎo)公司檔案工作。2.審定公司檔案工作發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和規(guī)章制度。3.研究決定檔案工作中的重大問題，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的困難和問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為公司檔案工作的歸口管理部門，具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家檔案工作法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定并組織實(shí)施檔案工作計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管和提供利用公司各部門形成的檔案資料。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案工作，對各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。6.定期對公司檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全保管和有效利用。（三）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管工作，并指定專人作為兼職檔案員，具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類、編號。2.定期將整理好的檔案移交至綜合管理部門，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案的查閱、利用工作。3.接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極配合公司檔案管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分。1.文書檔案主要包括公司在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如上級文件、公司文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、通知、信函等。2.科技檔案涵蓋公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、工藝文件、設(shè)備檔案、工程檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案指公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等各類會(huì)計(jì)資料。4.人事檔案包括公司員工的個(gè)人基本信息、履歷材料、考核鑒定、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況、教育培訓(xùn)、職稱評定、黨團(tuán)組織關(guān)系等方面的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，分別設(shè)立業(yè)務(wù)檔案類別，如市場營銷業(yè)務(wù)檔案、客戶服務(wù)業(yè)務(wù)檔案、物資采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)管理業(yè)務(wù)檔案等，主要記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程和結(jié)果。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結(jié)構(gòu)形式。1.全宗號由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗，用于區(qū)分不同單位的檔案。2.分類號根據(jù)檔案分類方案，對每大類檔案賦予相應(yīng)的分類代碼，如文書檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示等。3.年度以公元紀(jì)年表示檔案形成的年份，如“2023”。4.保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種，分別用“YJ”“CQ”“DQ”表示。5.件號按檔案整理順序依次編寫，用于標(biāo)識每一份檔案在同類檔案中的排列順序。例如，一份2023年形成的永久保管的文書檔案，其編號為：[全宗號]WS2023YJ001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照以下范圍收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案：1.反映本部門職能活動(dòng)和工作成果的文件材料。2.本部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3.本部門召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、照片、音像資料等。4.本部門開展業(yè)務(wù)工作過程中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表、記錄、憑證等文件材料。5.本部門人員的任免、獎(jiǎng)懲、考核、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件材料。6.本部門參與的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的完整和及時(shí)歸檔。對于重要文件和緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束后一周內(nèi)完成收集整理并移交。2.完整性收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等。同時(shí)，應(yīng)收集與檔案內(nèi)容相關(guān)的其他材料，如照片、圖表、音像資料等，確保檔案信息的全面性。收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)可靠，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類整理，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別分別整理，人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類順序進(jìn)行整理。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，確保檔案整理規(guī)范、清晰。4.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件材料，對破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。五、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、檔案裝具等設(shè)施。（二）檔案裝具采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。檔案盒應(yīng)按照檔案分類和編號順序排列，在盒脊上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止件號等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限劃分根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案保管期限進(jìn)行如下劃分：1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司成立以來的重要文件、重大決策、規(guī)章制度、歷史沿革、重要會(huì)議記錄、重要合同協(xié)議、科研成果、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案等。2.長期保管對公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。如一般會(huì)議文件、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、一般性業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等。3.短期保管對公司在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管,保管期限為10年。如臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表、短期業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案等。（四）檔案保管要求1.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、無丟失損壞現(xiàn)象。清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。2.對破損、褪色、字跡模糊的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)行。4.做好檔案的保密工作，對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，防止檔案信息泄露。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及與工作相關(guān)的其他部門的檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱和利用。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，必須經(jīng)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱員工可到檔案庫房或檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場提供協(xié)助，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時(shí)歸還檔案。（三）利用審批1.內(nèi)部查閱審批本部門員工查閱本部門檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；查閱其他部門檔案，需經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部查閱審批外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，須提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格按照公司規(guī)定進(jìn)行操作。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、審批情況、歸還時(shí)間等。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限劃分原則，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合考慮，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案名稱、年度、保管期限、卷號、數(shù)量等信息?！稒n案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀實(shí)施檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對《檔案銷毀清冊》與銷毀檔案是否一致，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化加工對公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。數(shù)字化加工應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、命名、存儲，建立與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，便于查詢和利用。（三）信息系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等功能。通過信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，提高檔案利用效率；同時(shí)，對檔案的借閱、查閱等操作進(jìn)行全程記錄，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和信息化。