PAGE廣西助學(xué)貸款檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣西壯族自治區(qū)助學(xué)貸款檔案管理，確保助學(xué)貸款業(yè)務(wù)的規(guī)范運(yùn)作，保障貸款信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)借貸雙方的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣西壯族自治區(qū)內(nèi)各級(jí)各類金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校及相關(guān)部門在辦理助學(xué)貸款業(yè)務(wù)過程中形成的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映助學(xué)貸款業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理與助學(xué)貸款業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)貸款學(xué)生的個(gè)人隱私和商業(yè)機(jī)密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）金融機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本機(jī)構(gòu)發(fā)放助學(xué)貸款過程中形成的各類檔案資料，包括貸款申請(qǐng)審批表、借款合同、還款記錄等。2.按照規(guī)定的格式和要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的整齊有序。3.建立健全檔案查閱、借閱制度，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，保證檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.配合學(xué)校及相關(guān)部門做好助學(xué)貸款檔案的查詢、核實(shí)等工作。（二）學(xué)校職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織學(xué)生填寫助學(xué)貸款申請(qǐng)表格，審核學(xué)生的申請(qǐng)資格，并將審核通過的學(xué)生名單及相關(guān)資料報(bào)送金融機(jī)構(gòu)。2.協(xié)助金融機(jī)構(gòu)做好貸款合同的簽訂工作，確保學(xué)生及家長充分了解貸款條款和還款責(zé)任。3.保管學(xué)生在學(xué)校期間與助學(xué)貸款相關(guān)的各類資料，如學(xué)習(xí)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等，為金融機(jī)構(gòu)評(píng)估貸款風(fēng)險(xiǎn)提供參考。4.建立學(xué)生助學(xué)貸款信息臺(tái)賬，及時(shí)更新學(xué)生的貸款狀態(tài)、還款情況等信息。5.配合金融機(jī)構(gòu)開展貸后管理工作，督促學(xué)生按時(shí)還款，對(duì)逾期學(xué)生進(jìn)行跟蹤和催收。（三）教育部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)廣西壯族自治區(qū)內(nèi)助學(xué)貸款檔案管理工作，制定相關(guān)政策和制度，指導(dǎo)和監(jiān)督金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校的檔案管理工作。2.定期組織開展助學(xué)貸款檔案管理工作的檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.建立助學(xué)貸款信息管理系統(tǒng)，整合金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高管理效率。4.對(duì)在助學(xué)貸款檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。三、檔案內(nèi)容及分類（一）學(xué)生申請(qǐng)材料1.助學(xué)貸款申請(qǐng)表：包括學(xué)生基本信息、家庭經(jīng)濟(jì)情況、申請(qǐng)貸款金額等。2.家庭經(jīng)濟(jì)困難證明材料：如低保證、殘疾證、烈士證等相關(guān)證明文件。3.學(xué)生身份證、學(xué)生證復(fù)印件。4.家長身份證復(fù)印件及聯(lián)系方式。（二）貸款審批材料1.金融機(jī)構(gòu)貸款審批表：記錄貸款審批過程中的各項(xiàng)意見和決策。2.信用評(píng)估報(bào)告：對(duì)學(xué)生及家長的信用狀況進(jìn)行評(píng)估的報(bào)告。3.貸款風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估材料：包括對(duì)貸款項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分析、防范措施等。（三）借款合同1.借款合同文本：明確借貸雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括貸款金額、期限、利率、還款方式等條款。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如授權(quán)委托書、抵押物清單等（如有）。（四）放款憑證記錄貸款發(fā)放的時(shí)間、金額、方式等信息的憑證。（五）還款記錄1.學(xué)生還款計(jì)劃表。2.每月還款明細(xì)，包括還款金額、還款時(shí)間、還款方式等。3.逾期還款記錄及催收情況。（六）貸后管理材料1.貸后跟蹤檢查記錄：對(duì)貸款學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、就業(yè)等情況進(jìn)行跟蹤檢查的記錄。2.貸款展期、變更等相關(guān)審批材料（如有）。（七）其他相關(guān)材料1.與助學(xué)貸款業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、通知、政策文件等。2.學(xué)生畢業(yè)確認(rèn)書、就業(yè)證明等材料。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.對(duì)收集到的各類檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.去除重復(fù)、無效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.每份文件應(yīng)保持完整，不得缺頁、漏頁。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號(hào)系統(tǒng)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)應(yīng)包含年份、機(jī)構(gòu)代碼、業(yè)務(wù)類型、順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。例如：20XXJZDK001，其中“20XX”表示年份，“J”表示金融機(jī)構(gòu)代碼，“ZDK”表示助學(xué)貸款業(yè)務(wù)類型，“001”表示該業(yè)務(wù)下的順序號(hào)。（三）裝訂要求1.將整理好的文件資料按照順序依次裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案裝訂機(jī)和裝訂線，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。3.在每份文件的右上角加蓋頁碼章，注明頁碼。（四）歸檔流程1.金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校及相關(guān)部門應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過后，將檔案按照編號(hào)順序存入檔案柜，并建立檔案目錄索引，便于查詢和檢索。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.助學(xué)貸款檔案的保管期限為自貸款結(jié)清之日起至少10年。2.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或存在法律糾紛的檔案，應(yīng)永久保管。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（四）檔案銷毀1.對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案前，應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程的可追溯性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱助學(xué)貸款檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱檔案。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱助學(xué)貸款檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具有效身份證件，并簽訂檔案借閱承諾書，承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時(shí)歸還檔案。4.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照或傳播檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校及相關(guān)部門應(yīng)建立助學(xué)貸款電子檔案系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，確保檔案信息的安全、便捷管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理的要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)錄入，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校及相關(guān)部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)助學(xué)貸款檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)將助學(xué)貸款檔案管理工作納入審計(jì)范圍，對(duì)檔案管理的合規(guī)性、真實(shí)性等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）外部檢查1.教育部門應(yīng)定期組織對(duì)金融機(jī)構(gòu)、學(xué)校的助學(xué)貸款檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理歸檔情況、檔案保管情況等。2.接受上級(jí)主管部門及相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告上級(jí)部門。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在助學(xué)貸款檔案管理過程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：偽造、篡改檔案資料的。擅自銷毀、丟失檔案的。違反檔案查閱、借閱規(guī)定泄露檔案信息的。未按照規(guī)定進(jìn)行檔案整理、歸檔、保管的。其他違反法律法規(guī)和本制度規(guī)定的行為。（二