PAGE城市事業(yè)單位檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城市事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城市內(nèi)各類事業(yè)單位，包括但不限于教育、衛(wèi)生、文化、科研、社會(huì)福利等領(lǐng)域的事業(yè)單位。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、單位商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.服務(wù)性原則：檔案管理工作應(yīng)圍繞單位中心工作，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有效服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)各城市事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案科、檔案室等，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的辦公場所、設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理人員1.人員配備：根據(jù)單位檔案管理工作的實(shí)際需要，配備相應(yīng)數(shù)量的專職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉單位業(yè)務(wù)工作，責(zé)任心強(qiáng)。2.崗位職責(zé)：檔案管理人員應(yīng)履行以下職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。參與單位重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：單位在行政管理、黨群工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面形成的各類文件材料，如請示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.科技檔案：單位在科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程等。3.人事檔案：單位工作人員的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、職稱等方面的文件材料。4.財(cái)務(wù)檔案：單位在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件材料。5.聲像檔案：單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。6.實(shí)物檔案：單位獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等實(shí)物。（二）收集要求1.明確責(zé)任：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.定期收集：檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的文件材料進(jìn)行收集，一般每月或每季度收集一次。3.審核把關(guān)：檔案管理人員在收集文件材料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審核文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的文件材料及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理原則1.遵循來源原則：按照文件材料形成的來源進(jìn)行分類整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.保持文件原貌：整理檔案時(shí)，應(yīng)保持文件材料的原有面貌，不得隨意涂改、損壞文件材料。3.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于保管和查找利用，符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄和底圖目錄。3.人事檔案整理：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案材料目錄和檔案索引。4.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案整理：按照載體、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。6.實(shí)物檔案整理：對實(shí)物檔案進(jìn)行登記造冊，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.及時(shí)歸檔：各部門收集整理后的文件材料應(yīng)及時(shí)移交檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.規(guī)范歸檔：檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的有關(guān)規(guī)定和要求，對歸檔的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對和整理，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。3.編制歸檔目錄：歸檔文件材料應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保管，一份作為檔案檢索工具。（二）保管期限1.文書檔案保管期限：文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.科技檔案保管期限：科技檔案的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的重要程度和使用壽命確定，一般分為永久、長期、短期三種。3.人事檔案保管期限：人事檔案的保管期限為永久。4.財(cái)務(wù)檔案保管期限：財(cái)務(wù)檔案的保管期限按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.聲像檔案保管期限：聲像檔案的保管期限根據(jù)其價(jià)值和重要程度確定，一般分為永久、長期、短期三種。6.實(shí)物檔案保管期限：實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)其實(shí)物性質(zhì)和價(jià)值確定，一般分為永久、長期、短期三種。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。3.聲像檔案保管：聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片應(yīng)存放在相冊或檔案盒內(nèi)，錄音、錄像帶應(yīng)存放在磁帶盒內(nèi)，并注明相關(guān)信息。聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止磁帶老化、變形、損壞等。4.實(shí)物檔案保管：實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的陳列室或庫房內(nèi)，妥善保管，防止損壞、丟失。對有特殊要求的實(shí)物檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（四）檔案庫房管理1.安全管理：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫房的安全。2.溫濕度管理：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度一般控制在45%60%之間。檔案管理人員應(yīng)定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。3.清潔衛(wèi)生管理：檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.檔案出入庫管理：檔案管理人員應(yīng)建立檔案出入庫登記制度，對檔案的出入庫時(shí)間、數(shù)量、去向等進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案出入庫時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和質(zhì)量，確保檔案的安全。五、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和單位檔案管理制度規(guī)定，依法依規(guī)進(jìn)行。2.服務(wù)利用原則：檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極主動(dòng)地為單位各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供檔案服務(wù)，滿足利用者的合理需求。3.保密利用原則：對涉及國家機(jī)密、單位商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，利用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查閱利用：利用者可到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為利用者提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱利用：對確需借出檔案的利用者，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，并對借出檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制利用：利用者如需復(fù)制檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，注明出處。（三）利用審批1.內(nèi)部利用審批：單位內(nèi)部人員查閱、借閱、復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。2.外部利用審批：單位外部人員查閱、借閱、復(fù)制檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。涉及國家機(jī)密、單位商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，還應(yīng)報(bào)保密部門審批。（四）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等方面的情況。2.統(tǒng)計(jì)方法：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并及時(shí)上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.統(tǒng)計(jì)分析：檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.價(jià)值評估原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，對檔案進(jìn)行價(jià)值評估，確定檔案的存毀。3.集體鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成的鑒定小組，對檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員應(yīng)逐件逐頁地審查檔案，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。2.分析判斷法：對一些內(nèi)容相近、價(jià)值不大的檔案，可采用分析判斷法，進(jìn)行綜合分析判斷，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份留存檔案管理機(jī)構(gòu)備查。2.審批銷毀：銷毀清冊應(yīng)報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.實(shí)施銷毀：檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。4.監(jiān)銷：檔案銷毀過程中，應(yīng)指定監(jiān)銷人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.提高檔案管理效率：通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.優(yōu)化檔案資源利用：建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，優(yōu)化檔案資源利用，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持。3.保障檔案安全：采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，保障檔案信息的安全。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立涵蓋單位各類檔案信息的數(shù)據(jù)庫，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等功能。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、流程管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能。3.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。檔案數(shù)字化加工應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的措施。采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，保障檔案信息的安全。（三）建設(shè)要求1.統(tǒng)一規(guī)劃：檔案信息化建設(shè)應(yīng)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一實(shí)施。2.注重實(shí)用：檔案信息化建設(shè)應(yīng)注重實(shí)用性，根據(jù)單位檔案管理工作的實(shí)際需求，