PAGE機關單位檔案制度上墻一、總則（一）目的為加強機關單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本機關單位實際情況，制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關單位各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則。檔案應如實反映機關單位各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則。全面收集、整理機關單位在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務質量，為機關單位各項工作提供便捷高效的檔案利用服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關單位檔案管理制度并組織實施。2.負責對本機關單位各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查，定期開展檔案工作考核評估。3.集中統(tǒng)一管理本機關單位各類檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理數(shù)字化、網絡化，提高檔案管理效率和服務水平。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案實體安全。6.組織檔案工作人員業(yè)務培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質和工作能力。（二）各部門檔案工作職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實、完整、準確。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理，按照檔案管理部門的要求及時完成檔案整理和移交任務。3.嚴格遵守檔案管理制度規(guī)定，在工作活動中形成的各類文件材料應及時歸檔，不得私自留存或銷毀。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案工作人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施，確保檔案實體安全和信息安全。4.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為機關單位各項工作提供參考依據(jù)。5.做好檔案利用服務工作，熱情接待檔案查閱利用人員，及時準確提供所需檔案資料。6.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，提高檔案管理信息化水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機關來文，包括政策性文件、指導性文件、批復、通知等。2.本機關單位形成的各類文件材料，如黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案等。3.下級機關報送的請示、報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、工作匯報等文件材料。4.本機關單位開展各類活動形成的照片、錄音、錄像、實物等資料。5.其他與本機關單位工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作活動中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署完備。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.對于重要會議、重大活動形成的文件材料，應在活動結束后及時收集整理，確保檔案的時效性。（三）收集時間1.當年形成的文件材料，應在次年上半年完成收集整理并移交檔案管理部門。2.對于臨時性工作或專項活動形成的文件材料，應在工作結束后一個月內完成收集整理并移交。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段進行分類。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行分類。4.財務檔案：按照會計年度類別進行分類。5.聲像檔案：按照載體形式時間內容進行分類。6.實物檔案：按照實物類別時間來源進行分類。（三）整理要求1.對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案整理的規(guī)范化、標準化。2.文書檔案應按照歸檔文件整理規(guī)則進行整理，采用“件”為單位進行裝訂、分類、編號、編目等操作。3.科技檔案應按照項目檔案管理要求進行整理，建立項目檔案卷冊，對項目文件材料進行系統(tǒng)排列和編目。4.人事檔案應按照干部檔案管理規(guī)定進行整理，做到材料齊全、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。5.財務檔案應按照會計檔案管理辦法進行整理，定期裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。6.聲像檔案應按照要求進行整理，注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息，并進行數(shù)字化處理。7.實物檔案應進行詳細登記，注明實物名稱、來源、時間、規(guī)格等信息，并妥善保管。五、檔案鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行科學鑒定，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案工作人員組成。2.檔案鑒定工作小組定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，逐卷（件）審查檔案內容，根據(jù)檔案的價值和現(xiàn)實利用情況，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經機關單位分管領導審批后，按照規(guī)定程序進行銷毀。4.檔案鑒定工作應形成鑒定報告，記錄鑒定過程和結果，并存檔備查。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映本機關單位主要職能活動和歷史面貌的，對本機關單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年。對在一定時期內具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。六、檔案保管（一）保管場所1.設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案進行排架存放，檔案排列應整齊有序，便于查找和利用。2.對電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，異地存放，確保電子檔案的安全。3.對實物檔案應進行專柜存放，妥善保管，防止損壞和丟失。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.加強對檔案的日常檢查，檔案工作人員應每天對檔案庫房進行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檔案的保管狀況進行定期檢查，每三年進行一次全面檢查，檢查內容包括檔案的實體狀況、保管環(huán)境、設備運行等情況，并做好檢查記錄。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計庫存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，包括檔案查閱人次、查閱卷（件）數(shù)、利用效果等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，包括檔案庫房溫濕度、設備運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和本機關單位領導報告檔案工作情況。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報統(tǒng)計數(shù)據(jù)。2.檔案統(tǒng)計工作應及時、規(guī)范，按照規(guī)定的時間和要求完成統(tǒng)計報表的編制和報送工作。八、檔案編研（一）編研內容1.根據(jù)機關單位工作需要和檔案資源狀況，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革、專題匯編等。2.對重要檔案文件進行注釋、翻譯，便于檔案的利用和傳播。（二）編研要求1.檔案編研工作應堅持科學性、實用性和準確性原則，確保編研成果質量。2.編研人員應深入研究檔案內容，廣泛收集相關資料，認真編寫編研材料，做到內容詳實、觀點正確、邏輯嚴謹。3.編研成果應經檔案管理部門審核，報機關單位領導審批后印發(fā)使用。九、檔案利用（一）利用范圍1.本機關單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關單位檔案，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查詢利用：檔案查閱人員可通過檔案管理系統(tǒng)或檔案庫房現(xiàn)場查詢所需檔案。2.借閱利用：對于確需借閱檔案的，應填寫借閱申請單，經審批后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。3.復制利用：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復印件，復印件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）利用手續(xù)1.本機關單位工作人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱（借閱）申請單，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱（借閱）手續(xù)。2.外單位查閱本機關單位檔案，應提前向本機關單位檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱目的、內容、范圍等，經檔案管理部門負責人審核，機關單位分管領導批準后，方可查閱。查閱時應安排專人陪同，并在指定地點進行查閱。3.借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續(xù)，借閱人應在借閱期限內歸還檔案，如因特殊情況需要延期借閱的，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案利用過程中，利用者應愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。十、檔案保密（一）保密制度1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強檔案保密管理，防止檔案信息泄露。2.對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，應實行專人專管，嚴格限制接觸范圍。3.檔案庫房應安裝必要的保密設施設備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警裝置等，確保檔案庫房安全。4.檔案工作人員應簽訂保密承諾書，明確保密責任和義務，加強保密意識教育，提高保密技能。（二）保密措施1.對檔案查閱、借閱實行嚴格的審批制度，確保利用檔案人員具備合法的利用資格，并在規(guī)定