PAGE樓宇檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樓宇檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮樓宇檔案在公司運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有樓宇相關(guān)檔案的管理，包括但不限于寫字樓、商業(yè)樓、住宅樓等各類樓宇從規(guī)劃建設(shè)到運(yùn)營(yíng)管理全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)樓宇檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映樓宇的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集樓宇從立項(xiàng)到報(bào)廢全過程的各類檔案，確保檔案無(wú)遺漏。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善樓宇檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司樓宇檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的樓宇檔案進(jìn)行審核、整理、分類、編目、裝訂等工作。4.定期對(duì)樓宇檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.為公司各部門提供樓宇檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展樓宇檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在樓宇管理過程中形成的各類檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好樓宇檔案的審核、鑒定、銷毀等工作。3.按照規(guī)定的程序和要求，向檔案管理部門申請(qǐng)查閱、借閱樓宇檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.樓宇規(guī)劃建設(shè)階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建筑工程施工許可證、設(shè)計(jì)圖紙、施工過程中的各類變更文件等。2.樓宇竣工驗(yàn)收階段：包括竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、環(huán)保驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要等。3.樓宇運(yùn)營(yíng)管理階段：包括房屋租賃合同、物業(yè)服務(wù)合同、設(shè)備設(shè)施維護(hù)記錄、安全檢查記錄、維修改造記錄、能耗數(shù)據(jù)、業(yè)主/租戶信息等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照樓宇檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為規(guī)劃建設(shè)類、竣工驗(yàn)收類、運(yùn)營(yíng)管理類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的檔案資料，可采用異地備份的方式，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.樓宇檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括樓宇規(guī)劃建設(shè)的重要文件、竣工驗(yàn)收的關(guān)鍵資料、涉及公司重大利益的運(yùn)營(yíng)管理文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限一般為10年至50年，包括樓宇運(yùn)營(yíng)管理過程中的一般性文件、設(shè)備設(shè)施的主要維護(hù)記錄等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，包括臨時(shí)性的文件、一般性的工作記錄等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)樓宇檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱樓宇檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱樓宇檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位或個(gè)人名稱、地址、聯(lián)系方式、借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任、違約責(zé)任等。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照協(xié)議追究借閱人的違約責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)樓宇檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，結(jié)合公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（二）銷毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，不留痕跡。3.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)將《檔案銷毀清單》與相關(guān)檔案鑒定報(bào)告一起歸檔保存。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人提供檔案信息。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如發(fā)生火災(zāi)、