PAGE幼兒園食堂檔案制度墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園食堂管理，規(guī)范食堂檔案工作，確保食堂運(yùn)營的規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，保障師生飲食安全與健康，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園食堂的所有檔案管理工作，包括但不限于食品安全管理檔案、食材采購與庫存檔案、食堂人員檔案、餐飲具清洗消毒檔案、食品加工制作檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映食堂各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄。2.完整性原則：涵蓋食堂運(yùn)營全過程的各類文件、資料，確保檔案體系完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理、歸檔，便于查閱和管理。4.保密性原則：對(duì)涉及食堂商業(yè)秘密、食品安全關(guān)鍵信息等予以保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的食堂檔案管理小組，由食堂負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括食品安全管理員、采購人員、倉庫管理員、廚師長等相關(guān)崗位人員。明確各成員在檔案管理工作中的職責(zé)分工。（二）各部門職責(zé)1.食堂負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)食堂檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督，確保檔案制度的有效執(zhí)行。審核重要檔案資料，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。2.食品安全管理員具體負(fù)責(zé)食品安全管理檔案的建立、整理、歸檔和保管。定期對(duì)食品安全檔案進(jìn)行檢查、更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。協(xié)助其他部門完成與食品安全相關(guān)的檔案資料收集工作。3.采購人員負(fù)責(zé)食材采購與庫存檔案的記錄與整理，包括供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購訂單、驗(yàn)收記錄等。及時(shí)向檔案管理小組提交采購過程中的各類原始憑證和資料。4.倉庫管理員做好食材出入庫記錄，建立庫存臺(tái)賬檔案，確保賬物相符。妥善保管庫存食材的相關(guān)質(zhì)量證明文件、出入庫票據(jù)等資料。5.廚師長組織建立食品加工制作檔案，記錄食品加工過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、操作規(guī)范等信息。督促廚房工作人員及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄食品加工過程中的各類數(shù)據(jù)和情況。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.食品安全管理檔案食品經(jīng)營許可證、從業(yè)人員健康證明、培訓(xùn)記錄等。食品安全自查計(jì)劃、報(bào)告及整改記錄。食品添加劑使用記錄、食品留樣記錄等。2.食材采購與庫存檔案供應(yīng)商資質(zhì)審核文件、采購合同。采購訂單、發(fā)票、驗(yàn)收單。庫存臺(tái)賬、盤點(diǎn)記錄。3.食堂人員檔案員工入職登記表、身份證復(fù)印件、健康證明。員工培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄。員工考勤記錄。4.餐飲具清洗消毒檔案餐飲具清洗消毒設(shè)備臺(tái)賬。消毒記錄（包括消毒時(shí)間、溫度、藥劑等）。餐飲具抽檢記錄。5.食品加工制作檔案食品加工操作規(guī)程、工藝流程記錄。食品添加劑使用記錄、食品留樣記錄。食品加工過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)監(jiān)控記錄。（二）編號(hào)規(guī)則采用“年份+檔案類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年食品安全管理檔案的第5份文件編號(hào)為：2023SP005。其中，“SP”代表食品安全管理檔案類別，其他類別檔案依次類推，如“CG”代表食材采購與庫存檔案，“RY”代表食堂人員檔案，“XD”代表餐飲具清洗消毒檔案，“JG”代表食品加工制作檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本部門在工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，并定期移交至檔案管理小組。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。如有破損或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于外來文件，如供應(yīng)商提供的資質(zhì)證明、政府部門下發(fā)的文件等，應(yīng)在接收后立即進(jìn)行登記，并移交檔案管理小組歸檔。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄清單。3.去除檔案資料中的無關(guān)頁、重復(fù)頁，對(duì)紙張大小不一致的文件進(jìn)行統(tǒng)一裁剪或粘貼。4.將整理好的檔案資料按照編號(hào)順序依次排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒/夾上標(biāo)注檔案類別、編號(hào)范圍等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理小組定期對(duì)各部門移交的檔案資料進(jìn)行審核，確保資料完整、準(zhǔn)確、合規(guī)。2.審核通過后，按照檔案編號(hào)順序?qū)n案資料放入相應(yīng)的檔案盒/文件夾中，并在檔案盒/文件夾內(nèi)附上檔案目錄清單。3.將歸檔后的檔案資料存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.食品安全管理檔案：食品經(jīng)營許可證、從業(yè)人員健康證明等長期保存；食品安全自查報(bào)告、整改記錄等保存期限不少于2年。2.食材采購與庫存檔案：供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購合同等長期保存；采購訂單、發(fā)票、驗(yàn)收單等保存期限不少于2年；庫存臺(tái)賬、盤點(diǎn)記錄等保存期限不少于1年。3.食堂人員檔案：員工入職登記表、身份證復(fù)印件、健康證明等長期保存；員工培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、考勤記錄等保存期限不少于2年。4.餐飲具清洗消毒檔案：餐飲具清洗消毒設(shè)備臺(tái)賬長期保存；消毒記錄、抽檢記錄等保存期限不少于2年。5.食品加工制作檔案：食品加工操作規(guī)程、工藝流程記錄等長期保存；食品添加劑使用記錄、食品留樣記錄、關(guān)鍵控制點(diǎn)監(jiān)控記錄等保存期限不少于2年。（三）保管環(huán)境檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案類別及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理小組辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找并提供相應(yīng)檔案資料，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱過程中，查閱人員不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或缺失，應(yīng)及時(shí)告知檔案管理人員。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)食堂負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過7個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理小組提出申請(qǐng)并說明原因。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案資料超過保管期限或已失去保存價(jià)值的，經(jīng)食堂負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理小組編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.組織專人對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀清單與實(shí)際檔案一致。3.在食堂負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門人員的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式等信息，參與銷毀人員簽字確認(rèn)。4.將銷毀清單、銷毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，保存期限不少于2年。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立幼兒園食堂檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和完整性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。如發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞情況，能夠及時(shí)恢復(fù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)食堂檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保檔案制度的執(zhí)行情況符合要求。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.將檔案管理工作納入食堂各部門及相關(guān)人員的績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。2.考核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案管理工作的及時(shí)性、有效性等方面。3