PAGE特殊部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)特殊部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本特殊部門內(nèi)各科室、崗位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：特殊部門檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映特殊部門的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案信息的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理特殊部門在各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保特殊部門檔案信息不被泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為特殊部門工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)特殊部門檔案的集中管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本部門檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)特殊部門各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高特殊部門全體人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。5.參與特殊部門重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各科室兼職檔案員各科室指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)向檔案管理部門移交。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、整理和分類，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.做好檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案的分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、裝訂整齊。4.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案存放安全，防止檔案受到損壞、丟失和霉變等。5.按照規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全和有效利用。6.積極為特殊部門提供檔案查閱、利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)特殊部門的利益和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍特殊部門檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：上級文件、部門文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類：項(xiàng)目方案、工作報(bào)表、調(diào)查研究報(bào)告、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算決算資料、資金往來憑證等。4.聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。5.實(shí)物類：獎(jiǎng)牌、證書、印章、紀(jì)念品等。（二）收集要求1.各科室和崗位應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)確保其原始性、真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)合理。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各科室兼職檔案員應(yīng)在每年年底前將本科室整理好的檔案移交至檔案管理部門歸檔。對于重大項(xiàng)目或緊急工作形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.對符合要求的檔案進(jìn)行接收，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。3.將接收的檔案按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則進(jìn)行上架存放。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映特殊部門主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本部門、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對特殊部門工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對特殊部門工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.特殊部門內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱特殊部門檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)特殊部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，須經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的和查閱時(shí)間等信息。2.所在科室負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)對申請表進(jìn)行審批，簽字同意后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案，查閱人員在指定地點(diǎn)查閱。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對特殊部門檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)特殊部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀徹底。4.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和有關(guān)部門報(bào)送。（