PAGE連鎖藥店檔案管理制度一、總則（一）目的為加強連鎖藥店檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在藥店經(jīng)營、管理、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于連鎖藥店總部及各門店的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指連鎖藥店在經(jīng)營管理活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則連鎖藥店檔案實行集中統(tǒng)一管理，由總部檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)各門店的檔案管理工作。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映藥店的經(jīng)營管理活動，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集、整理藥店在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案的記錄和表述應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善連鎖藥店檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用連鎖藥店的各類檔案。3.指導(dǎo)各門店檔案管理工作，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.參與檔案信息化建設(shè)，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化。（二）各部門及門店職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確，并按規(guī)定時間向檔案管理部門移交。2.各門店負(fù)責(zé)本門店經(jīng)營管理活動中形成檔案的收集、整理和保管工作，接受總部檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.各部門及門店應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，保證檔案的安全完整。4.積極提供檔案利用服務(wù)，為藥店的經(jīng)營管理提供支持。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括上級文件、內(nèi)部文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案包括藥品采購合同、銷售記錄、庫存盤點記錄、供應(yīng)商檔案、客戶檔案等。3.質(zhì)量管理類檔案包括藥品驗收記錄、養(yǎng)護(hù)記錄、不良反應(yīng)報告、質(zhì)量檢驗報告等。4.教育培訓(xùn)類檔案包括員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等。5.其他類檔案包括藥店的證照、榮譽證書、宣傳資料、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門及門店應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門及門店形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、質(zhì)量管理類、教育培訓(xùn)類、其他類等五大類。每大類下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式可采用“年份+類別代碼+流水號”，如“2023XM001”，其中“2023”表示年份，“XM”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“001”表示流水號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.總部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.各門店應(yīng)設(shè)置檔案專柜，妥善保管本門店的檔案。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定和處理。（三）檔案信息化管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實現(xiàn)檔案的電子化存儲和管理。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，確保檔案信息的安全和準(zhǔn)確。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合連鎖藥店的實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用等方面進(jìn)行綜合分析。3.確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確、公正。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)檔案鑒定小組審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。（三）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好記錄。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全和徹底。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和連鎖藥店的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)圍繞藥店的經(jīng)營管理和發(fā)展大局，為決策提供依據(jù)，為業(yè)務(wù)工作提供支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）利用范圍1.內(nèi)部查閱藥店員工因工作需要，可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部查閱因?qū)徲?、稅?wù)、司法等工作需要，有關(guān)部門可查閱連鎖藥店的相關(guān)檔案。查閱時應(yīng)按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱員工查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱外部單位查閱檔案時，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人員有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等內(nèi)容，經(jīng)連鎖藥店分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（四）利用方式1.原件查閱對一般檔案，可提供原件查閱。2.復(fù)印件提供對重要檔案或不宜提供原件查閱的檔案，可提供復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門印章。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱范圍。3.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強檔案庫房的安全防范措施，確保檔案實體安全。2.定期