PAGE檔案預(yù)審工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，提高檔案利用效率，特制定本檔案預(yù)審工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔過程中的預(yù)審工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案預(yù)審工作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：對檔案內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保檔案記錄與實(shí)際情況相符。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全完整，避免重要信息缺失。4.準(zhǔn)確性原則：審核檔案信息的準(zhǔn)確性，杜絕錯誤信息進(jìn)入檔案。5.保密性原則：在檔案預(yù)審過程中，嚴(yán)格保護(hù)檔案內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息。二、檔案預(yù)審職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案預(yù)審工作制度，并組織實(shí)施。2.對各部門檔案預(yù)審工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.對重要檔案進(jìn)行集中預(yù)審，確保檔案質(zhì)量。4.建立檔案預(yù)審工作臺賬，記錄預(yù)審情況。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門檔案預(yù)審工作責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的預(yù)審工作。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理、自查自糾，確保檔案符合預(yù)審標(biāo)準(zhǔn)。3.配合檔案管理部門開展檔案預(yù)審工作，提供必要的資料和說明。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，及時、準(zhǔn)確地形成和提交個人工作中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.對提交的檔案資料進(jìn)行初步自查，保證資料的真實(shí)性和完整性。三、檔案預(yù)審范圍及內(nèi)容（一）檔案預(yù)審范圍1.各類文件、通知、報告、合同、協(xié)議等紙質(zhì)和電子文件。2.會議記錄、紀(jì)要、決議等資料。3.工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等業(yè)務(wù)文檔。4.財務(wù)憑證、報表、審計報告等財務(wù)檔案。5.人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等人力資源檔案。6.項目檔案，包括項目立項、實(shí)施、驗(yàn)收等各階段資料。7.其他具有保存價值的文件資料。（二）檔案預(yù)審內(nèi)容1.文件格式紙質(zhì)文件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，字跡清晰、頁面整潔。電子文件格式應(yīng)規(guī)范，如常用的doc、docx、xls、xlsx、pdf等，確保能正常打開和查閱。2.內(nèi)容完整性檢查文件是否包含標(biāo)題、文號、主送單位、正文、附件、落款、日期等必備要素。對于合同、協(xié)議等重要文件，是否涵蓋雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵條款。3.內(nèi)容準(zhǔn)確性核實(shí)文件中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、表述是否準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯別字、數(shù)據(jù)錯誤、邏輯矛盾等問題。引用的法律法規(guī)、政策文件等是否準(zhǔn)確有效，版本是否最新。4.簽字蓋章重要文件是否有相關(guān)人員簽字確認(rèn)，簽字應(yīng)清晰可辨，與預(yù)留簽字樣本一致。涉及公司對外業(yè)務(wù)的文件是否加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專用章，印章是否清晰、合規(guī)。5.日期準(zhǔn)確性文件形成日期、簽字日期、蓋章日期等是否準(zhǔn)確，是否符合實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時間。6.檔案分類檢查檔案是否按照公司檔案分類方案進(jìn)行準(zhǔn)確分類，確保歸屬正確的檔案類別。四、檔案預(yù)審流程（一）部門自查1.各部門檔案責(zé)任人在檔案形成或收集后，按照檔案預(yù)審內(nèi)容要求，對本部門檔案進(jìn)行全面自查。2.填寫《檔案預(yù)審自查表》，詳細(xì)記錄檔案的基本信息、預(yù)審情況及發(fā)現(xiàn)的問題。3.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，確保檔案質(zhì)量。（二）部門提交1.各部門完成自查且檔案符合預(yù)審標(biāo)準(zhǔn)后，將檔案整理成冊，編制檔案目錄。2.填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息，向檔案管理部門提交檔案預(yù)審申請。（三）檔案管理部門初審1.檔案管理部門收到各部門提交的檔案預(yù)審申請后，對檔案的完整性、分類準(zhǔn)確性等進(jìn)行初步審核。2.對于不符合初審要求的檔案，通知相關(guān)部門補(bǔ)充或修正后重新提交。（四）集中預(yù)審1.檔案管理部門組織相關(guān)人員對初審合格的檔案進(jìn)行集中預(yù)審。2.預(yù)審人員按照檔案預(yù)審內(nèi)容，對每份檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，填寫《檔案預(yù)審意見書》，記錄預(yù)審意見。3.對于存在問題的檔案，與相關(guān)部門溝通，要求其作出解釋并限期整改。（五）整改反饋1.相關(guān)部門根據(jù)《檔案預(yù)審意見書》的要求，對檔案進(jìn)行整改。2.整改完成后，將整改情況書面反饋給檔案管理部門。3.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保檔案符合要求。（六）歸檔入庫1.經(jīng)預(yù)審合格的檔案，由檔案管理部門按照檔案管理制度進(jìn)行歸檔入庫。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。五、檔案預(yù)審工作要求（一）工作紀(jì)律1.預(yù)審人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)禁在檔案預(yù)審過程中營私舞弊、弄虛作假，確保預(yù)審工作公正、客觀。（二）工作時效1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)完成檔案自查和提交工作，不得拖延。2.檔案管理部門應(yīng)在收到檔案預(yù)審申請后的規(guī)定時間內(nèi)完成初審和集中預(yù)審工作，提高工作效率。（三）工作質(zhì)量1.預(yù)審人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對檔案進(jìn)行細(xì)致審查，確保預(yù)審工作質(zhì)量。2.定期對檔案預(yù)審工作進(jìn)行總結(jié)分析，不斷改進(jìn)預(yù)審方法和標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案質(zhì)量。六、檔案預(yù)審監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對檔案預(yù)審工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，查看檔案預(yù)審流程是否規(guī)范、預(yù)審結(jié)果是否準(zhǔn)確等。2.自我監(jiān)督：檔案管理部門定期對自身預(yù)審工作進(jìn)行自查自糾，并向公司管理層匯報自查情況。（二）考核辦法1.將檔案預(yù)審工作納入各部門績效考核體系，對檔案預(yù)審工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于檔案預(yù)審工作不力，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題的部門和個人，按照公司績效考核制度進(jìn)行相應(yīng)處罰。處罰措施包括但不限于扣減績效分、經(jīng)濟(jì)處罰等。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)