PAGE企業(yè)檔案制度管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理等各個方面，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的完整、準確。2.各部門應積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求及時提供相關檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。4.負責檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定為查閱、借閱人員提供檔案服務。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策提供參考依據(jù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核等。3.財務管理類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等。5.技術研發(fā)類：包括研發(fā)項目資料、技術文件、專利證書等。6.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗等。7.物資采購類：包括采購合同、供應商資料、物資庫存等。8.工程建設類：包括工程項目規(guī)劃、設計圖紙、施工資料等。（二）檔案編號檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用分類編號法。具體編號方法如下：1.一級類目用大寫字母表示，如行政管理類用“A”表示，人事管理類用“B”表示等。2.二級類目用兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的公司文件用“A01”表示，會議記錄用“A02”表示等。3.三級類目用三位數(shù)字表示，如人事管理類中的員工檔案用“B01001”表示，招聘資料用“B02001”表示等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工在工作中形成的各類文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應主動收集公司各部門形成的檔案材料，確保檔案的完整性。3.對重要的檔案材料，應實行跟蹤收集，確保檔案材料的及時歸檔。（三）整理要求1.檔案管理人員應按照檔案分類標準對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料應進行編號、編目，填寫檔案盒封面、脊背等信息。3.檔案材料應保持整齊、清潔，不得隨意涂改、損壞。4.對破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制。五、檔案的保管（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案的保護1.嚴格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員不得擅自進入檔案庫房。2.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。3.對電子檔案應采取有效的安全防護措施，防止電子檔案的損壞、丟失和泄密。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史觀點、辯證分析、區(qū)別對待的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案進行全面審查，綜合分析檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，報公司領導審批。2.檔案銷毀清冊應注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱公司檔案。查閱檔案應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。（二）借閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司領導批準后，方可借閱。（三）查閱、借閱要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱、借閱檔案應保持檔案的整潔、完好，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱檔案應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.查閱、借閱檔案的期限應根據(jù)工作需要確定，如需延期，應辦理延期手續(xù)。5.查閱、借閱結(jié)束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.公司所屬各部門、分公司、子公司應定期將本部門形成的檔案移交公司檔案管理部門。2.公司因機構(gòu)調(diào)整、資