PAGE選拔任用檔案核查制度一、總則（一）目的為了確保公司選拔任用工作的公正性、嚴(yán)肅性和科學(xué)性，保證選拔出的人員具備真實、可靠的個人信息和工作經(jīng)歷，特制定本選拔任用檔案核查制度。通過對檔案的嚴(yán)格核查，防止檔案造假、信息不實等問題，為公司選拔出德才兼?zhèn)?、符合崗位要求的?yōu)秀人才，促進(jìn)公司的健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有崗位的選拔任用工作，包括但不限于招聘、晉升、調(diào)動等涉及人員任用的各類情形。（三）基本原則1.真實性原則：檔案核查必須以真實、準(zhǔn)確為首要目標(biāo)，確保所核查的信息與本人實際情況相符。2.全面性原則：對檔案內(nèi)容進(jìn)行全面審查，涵蓋個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、獎懲情況、培訓(xùn)記錄等各個方面。3.客觀性原則：核查過程應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，不受主觀因素干擾，依據(jù)事實和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行判斷。4.保密性原則：參與檔案核查的人員應(yīng)對核查過程中涉及的個人隱私信息嚴(yán)格保密，不得泄露。二、檔案核查內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等：核實與身份證、戶口簿等有效證件信息一致，檢查是否存在涂改、偽造等情況。2.聯(lián)系方式：確保提供的手機(jī)號碼、電子郵箱等聯(lián)系方式真實有效，以便在后續(xù)工作中能夠及時溝通。（二）學(xué)歷學(xué)位1.學(xué)歷證書：審查學(xué)歷證書的真實性，可通過教育部學(xué)歷證書電子注冊備案表、學(xué)信網(wǎng)查詢等方式進(jìn)行核實。檢查證書編號、學(xué)校名稱、專業(yè)、學(xué)制、畢業(yè)時間等信息是否與備案表一致。2.學(xué)位證書：對于有學(xué)位要求的崗位，核實學(xué)位證書的真實性，可通過學(xué)位網(wǎng)查詢等方式進(jìn)行。確認(rèn)學(xué)位授予單位、學(xué)位類型、授予時間等信息準(zhǔn)確無誤。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷：詳細(xì)審查工作經(jīng)歷的連貫性和真實性，要求提供工作證明、離職證明等相關(guān)材料。核實工作單位名稱、職位、工作時間、工作職責(zé)等信息，必要時可通過電話、函調(diào)等方式向原工作單位核實。2.勞動合同：檢查勞動合同的簽訂情況，確保工作經(jīng)歷與勞動合同約定相符。核實勞動合同的起止時間、工作崗位、薪資待遇等關(guān)鍵條款。（四）獎懲情況1.獎勵記錄：審查獎勵證書、榮譽(yù)稱號等相關(guān)證明材料的真實性，核實獎勵的授予單位、時間、原因等信息。檢查是否存在夸大獎勵事實或偽造獎勵的情況。2.懲罰記錄：調(diào)查是否存在違紀(jì)違法記錄，包括但不限于行政處罰、刑事處罰等?？赏ㄟ^向相關(guān)司法機(jī)關(guān)、行政部門查詢等方式進(jìn)行核實。（五）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)證書：核實參加各類培訓(xùn)獲得的證書真實性，檢查培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等信息與證書一致。對于重要培訓(xùn)，可要求提供培訓(xùn)結(jié)業(yè)報告、培訓(xùn)考核成績等相關(guān)材料。2.培訓(xùn)經(jīng)歷的連貫性：審查培訓(xùn)經(jīng)歷是否與個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相符，是否存在不合理的培訓(xùn)中斷或集中培訓(xùn)情況。三、檔案核查流程（一）檔案收集1.在選拔任用工作啟動后，由人力資源部門向候選人發(fā)出檔案提交通知，明確要求提交個人檔案及相關(guān)證明材料的清單和截止日期。2.候選人應(yīng)按照通知要求，將個人檔案及相關(guān)證明材料整理齊全后提交至人力資源部門。檔案應(yīng)包括但不限于上述核查內(nèi)容中提及的各類材料。（二）初步審查1.人力資源部門收到候選人檔案后，安排專人對檔案進(jìn)行初步審查。審查人員應(yīng)仔細(xì)核對檔案材料的完整性、真實性和規(guī)范性，檢查材料是否齊全、是否有明顯涂改痕跡、是否符合檔案管理要求等。2.對于初步審查中發(fā)現(xiàn)的問題，如材料缺失、信息不清晰等，審查人員應(yīng)及時與候選人溝通，要求其補(bǔ)充或說明情況。（三）詳細(xì)核查1.經(jīng)初步審查合格的檔案，進(jìn)入詳細(xì)核查階段。人力資源部門可根據(jù)需要，聯(lián)合相關(guān)部門或外聘專業(yè)機(jī)構(gòu)對檔案內(nèi)容進(jìn)行深入核實。2.對于學(xué)歷學(xué)位信息，通過教育部學(xué)歷證書電子注冊備案表、學(xué)信網(wǎng)、學(xué)位網(wǎng)等官方渠道進(jìn)行查詢核實；對于工作經(jīng)歷，向原工作單位進(jìn)行函調(diào)或電話核實；對于獎懲情況，向相關(guān)司法機(jī)關(guān)、行政部門查詢等。3.在核查過程中，核查人員應(yīng)做好記錄，詳細(xì)記錄核查的方式、時間、結(jié)果等信息。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整理并形成核查報告。（四）結(jié)果反饋1.根據(jù)檔案核查結(jié)果，人力資源部門向選拔任用工作的決策機(jī)構(gòu)反饋核查情況。核查結(jié)果分為合格、基本合格和不合格三種。2.對于核查合格的候選人，可進(jìn)入后續(xù)選拔任用流程；對于基本合格但存在一些minor問題的候選人，可要求其作出書面說明或補(bǔ)充相關(guān)證明材料；對于核查不合格的候選人，應(yīng)取消其選拔任用資格，并向其說明原因。（五）檔案存檔1.經(jīng)選拔任用的人員，其檔案及相關(guān)核查材料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善存檔，以備后續(xù)查閱。2.對于未被選拔任用但檔案核查過程中產(chǎn)生的相關(guān)材料，也應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，并保存一定期限，以便日后參考。四、核查人員職責(zé)（一）人力資源部門工作人員1.負(fù)責(zé)檔案收集、初步審查和結(jié)果反饋等工作的組織實施。2.協(xié)助核查人員進(jìn)行信息溝通和協(xié)調(diào)，確保核查工作順利進(jìn)行。3.對檔案核查結(jié)果進(jìn)行匯總分析，為選拔任用決策提供參考依據(jù)。（二）核查人員1.按照核查流程和要求，認(rèn)真開展檔案核查工作，確保核查結(jié)果真實、準(zhǔn)確。2.嚴(yán)格遵守保密制度，對核查過程中涉及的個人隱私信息予以保密。3.及時記錄核查情況，撰寫核查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出明確的處理建議。（三）相關(guān)部門負(fù)責(zé)人1.根據(jù)工作需要，配合人力資源部門開展檔案核查工作，提供必要的協(xié)助和支持。2.對涉及本部門的核查信息進(jìn)行核實和確認(rèn)，確保信息的真實性和準(zhǔn)確性。五、違規(guī)處理（一）對候選人的處理1.若發(fā)現(xiàn)候選人檔案造假或提供虛假信息，一經(jīng)查實，立即取消其選拔任用資格。2.對于已被錄用的人員，解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。3.公司將視情節(jié)輕重，對造假人員進(jìn)行公開通報批評，禁止其在一定期限內(nèi)再次應(yīng)聘公司崗位。（二）對相關(guān)責(zé)任人的處理1.對于在檔案核查過程中存在失職、瀆職行為，導(dǎo)致核查結(jié)果失實的核查人員，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職等。2.對于協(xié)助候選人造假或故意隱瞞問題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或工作人員，視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分，并追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對選拔任用檔案核查制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查核查流程是否合規(guī)、核查結(jié)果是否準(zhǔn)確、違規(guī)處理是否到位等。2.人力資源部門定期對檔案核查工作進(jìn)行自查自糾，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善核查制度和流程。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，認(rèn)真研究并及時整改，不斷提高公司選