PAGE環(huán)境整治檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司環(huán)境整治工作檔案管理，確保環(huán)境整治工作相關文件、資料的完整性、準確性和規(guī)范性，為環(huán)境整治工作的決策、實施、監(jiān)督和評估提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有與環(huán)境整治工作相關的檔案管理，包括但不限于環(huán)境整治項目規(guī)劃、實施方案、監(jiān)測數(shù)據(jù)、整改記錄、驗收報告等各類文件和資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司環(huán)境整治檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映環(huán)境整治工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、記錄詳實。3.分類規(guī)范原則：按照環(huán)境整治工作的類別、階段和性質，對檔案進行科學分類，規(guī)范整理，便于查找和利用。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，同時嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司環(huán)境整治檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門做好環(huán)境整治檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負責環(huán)境整治檔案的集中保管，建立檔案目錄和檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行整理、鑒定和銷毀，確保檔案的質量和安全。5.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）各部門職責1.負責本部門環(huán)境整治工作中形成的各類文件、資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確一名檔案兼職管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調，確保檔案資料的完整和及時歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)境整治工作規(guī)劃、計劃、方案及相關審批文件。2.環(huán)境監(jiān)測報告、數(shù)據(jù)分析資料，包括空氣質量、水質、土壤質量等方面的監(jiān)測數(shù)據(jù)。3.環(huán)境整治項目實施過程中的各類文件，如項目招投標文件、合同協(xié)議、施工圖紙、工程進度報告、質量檢驗記錄等。4.環(huán)境問題整改記錄，包括整改措施、整改責任人、整改期限、整改效果評估等。5.環(huán)境整治工作的會議紀要、工作簡報、總結報告等。6.與環(huán)境整治相關的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范及其他外部資料。7.其他與環(huán)境整治工作有關的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門在環(huán)境整治工作中產生的各類文件和資料，確保檔案的完整性。2.檔案收集應做到及時、準確、全面，不得遺漏重要文件和資料。對于重要文件和資料，應實行雙套制備份，一份紙質檔案，一份電子檔案。3.在收集檔案過程中，應注意對文件和資料的原始性和真實性進行審核，確保檔案內容真實可靠。（三）整理方法1.分類：按照環(huán)境整治工作的類別、階段和性質，將檔案分為環(huán)境整治規(guī)劃類、環(huán)境監(jiān)測類、項目實施類、整改記錄類、綜合管理類等類別。每個類別下再根據(jù)具體內容進行細分。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號可采用年份+類別代碼+流水號的方式，如2023HJJC001，表示2023年環(huán)境監(jiān)測類的第一份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內容。檔案目錄應一式兩份，一份紙質目錄裝訂成冊，與檔案一同保管；一份電子目錄存儲在計算機系統(tǒng)中，方便檢索和查詢。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。對于幅面較大的文件，可采用折疊的方式進行整理，使其與A4紙大小一致。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門檔案兼職管理人員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案內容完整無誤后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，對檔案進行再次審核，審核通過后，按照檔案分類和編號規(guī)則進行歸檔，并將檔案移交清單存檔。3.檔案管理部門應建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的移交時間、檔案名稱、檔案編號、保管期限等信息，便于對檔案的歸檔情況進行跟蹤和管理。（二）保管期限1.環(huán)境整治規(guī)劃類、綜合性文件等檔案保管期限為長期，一般不少于30年。2.環(huán)境監(jiān)測報告、項目實施過程中的重要文件等檔案保管期限為中期，一般為10年至30年。3.整改記錄、一般性文件等檔案保管期限為短期，一般為5年至10年。4.法律法規(guī)、政策文件等外部資料，按照國家有關規(guī)定確定保管期限。（三）保管方式1.紙質檔案：應存放在專門的檔案庫房內，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.電子檔案：應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。電子檔案應按照檔案分類和編號規(guī)則進行命名和存儲，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。同時，應建立電子檔案的訪問權限管理制度，嚴格控制電子檔案的訪問和使用。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱環(huán)境整治檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱內容、查閱目的等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內部人員因特殊原因需要借閱環(huán)境整治檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、預計歸還時間等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。3.借閱檔案時，應向檔案管理部門出具借閱人有效身份證件，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應包括借閱申請表、借閱登記臺賬等。4.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或逾期未歸還等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應要求借閱人員說明原因，并按照有關規(guī)定進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、準確及時的原則，確保鑒定結果的科學性和可靠性。2.檔案鑒定工作應根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和程序，組織開展檔案鑒定工作。2.檔案鑒定工作小組應定期對檔案進行鑒定，一般每年進行一次。對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應及時進行鑒定和銷毀。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素，對檔案進行逐一審查。審查內容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、真實性等方面。2.對于保管期限已滿但仍有一定利用價值的檔案，可適當延長保管期限；對于失去保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、檔案編號、保管期限、銷毀原因等信息，經檔案鑒定工作小組審核通過后，報公司領導審批。（四）銷毀程序1.檔案銷毀申請表經公司領導審批同意后，檔案管理部門應組織專人對擬銷毀的檔案進行清點、登記，并填寫檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應包括檔案名稱、檔案編號、保管期限、銷毀時間、銷毀人等信息。2.檔案銷毀應采用安全、