PAGE會(huì)計(jì)檔案保管制度設(shè)計(jì)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，便于查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.保管期限：根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的重要程度和性質(zhì)，分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管和處置。建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，為查閱和借閱會(huì)計(jì)檔案提供便利。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)檔案管理工作。提供必要的檔案保管設(shè)施和場(chǎng)地，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。參與會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀等工作。3.其他部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理工作，及時(shí)將本部門涉及的會(huì)計(jì)資料移交財(cái)務(wù)部門。在查閱、借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、合同等。2.記賬憑證，按照會(huì)計(jì)科目分類編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和處理情況。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，全面記錄公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，反映資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)等情況。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，逐日逐筆記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.會(huì)計(jì)報(bào)表附注，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表中的重要項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)說明，包括會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)估計(jì)變更、重大事項(xiàng)等。3.財(cái)務(wù)情況說明書，對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析和說明。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異。2.銀行對(duì)賬單，反映公司銀行賬戶的收支情況。3.納稅申報(bào)表，記錄公司的納稅申報(bào)情況。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)和銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案的交接、保管和銷毀情況。5.其他與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的資料，如審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，檢查憑證的日期、編號(hào)、摘要、金額等是否齊全，附件是否完整。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等順序整理，檢查賬簿的賬頁(yè)是否齊全，編號(hào)是否連續(xù)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照月度、季度、年度順序整理，檢查報(bào)告的內(nèi)容是否完整，簽字蓋章是否齊全。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁(yè)等現(xiàn)象。2.裝訂后的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字或蓋章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)使用活頁(yè)賬夾，在年度終了后，將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容，由記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字或蓋章。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序裝訂成冊(cè)，在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽字或蓋章。5.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行裝訂，確保資料的安全和完整。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。2.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、毀損、散失或泄密。如有特殊情況需要臨時(shí)借閱或使用會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并及時(shí)歸還。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.在會(huì)計(jì)檔案保管期限屆滿前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同檔案管理部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍需繼續(xù)保管。對(duì)于確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)。3.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或篡改、損毀會(huì)計(jì)檔案。查閱過程中，如有需要摘錄或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)辦理。（二）借閱程序1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等。2.《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)本公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)歸還會(huì)計(jì)檔案，不得逾期不還。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的會(huì)計(jì)檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、抽換、涂改或損毀會(huì)計(jì)檔案。如有違反規(guī)定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）查閱與借閱登記1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)查閱和借閱的時(shí)間、內(nèi)容、人員等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱、借閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.會(huì)計(jì)檔案保管期限屆滿前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同檔案管理部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由公司內(nèi)部熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和檔案管理的人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限、重要程度、使用價(jià)值等因素，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定是否仍需繼續(xù)保管。3.對(duì)于仍需繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并在會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中注明。對(duì)于確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀程序1.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀的會(huì)計(jì)檔案是否與《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》一致，確保銷毀工作的合規(guī)性。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)采用