PAGE智慧教室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強智慧教室檔案管理，確保智慧教室相關資料的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有智慧教室的檔案管理工作，包括智慧教室建設、使用、維護等過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則智慧教室檔案由專門的檔案管理部門或指定人員進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映智慧教室的建設、使用和維護情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.保密性原則對涉及智慧教室技術秘密、教學資源等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為公司/組織的各項工作提供支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善智慧教室檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管智慧教室的各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.對檔案進行分類編目、裝訂上架，確保檔案存放有序，便于查找。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.負責檔案的借閱、查閱服務，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，做好借閱登記和催還工作。6.開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。（二）智慧教室建設部門職責1.在智慧教室建設過程中，負責收集、整理項目申報文件、可行性研究報告、設計方案、招投標文件、合同協(xié)議等各類檔案資料，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好智慧教室建設檔案的整理、歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。（三）智慧教室使用部門職責1.負責本部門使用智慧教室過程中產(chǎn)生的教學計劃、課程安排、教學課件、學生作業(yè)、考試試卷等檔案資料的收集、整理和保管，并定期移交檔案管理部門。2.按照檔案管理規(guī)定，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，及時歸還檔案資料。（四）智慧教室維護部門職責1.負責智慧教室設備維護、維修過程中產(chǎn)生的技術文檔、維修記錄、設備清單等檔案資料的收集、整理和保管，并定期移交檔案管理部門。2.對智慧教室的技術改造、升級等項目形成的檔案資料進行整理、歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。三、檔案分類與編號（一）檔案分類智慧教室檔案分為以下幾類：1.建設檔案包括智慧教室建設項目的前期規(guī)劃、可行性研究、設計方案、招投標文件、合同協(xié)議、驗收報告等。2.設備檔案涵蓋智慧教室各類設備的采購合同、設備清單、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。3.教學檔案包含教學計劃、課程安排、教學課件、學生作業(yè)、考試試卷、教學評估等與教學活動相關的檔案。4.技術檔案涉及智慧教室的網(wǎng)絡架構、軟件系統(tǒng)、技術方案、技術文檔等技術資料。5.管理檔案包括智慧教室的使用管理制度、培訓記錄、值班記錄、安全檢查記錄等管理文件。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“分類代碼+年份+流水號”的形式，具體如下：1.建設檔案：JS+年份+流水號，如JS2023001表示2023年的第1份建設檔案。2.設備檔案：SB+年份+流水號，如SB2023002表示2023年的第2份設備檔案。3.教學檔案：JX+年份+流水號，如JX2023003表示2023年的第3份教學檔案。4.技術檔案：JS+年份+流水號，如JS2023004表示2023年的第4份技術檔案。5.管理檔案：GL+年份+流水號，如GL2023005表示2023年的第5份管理檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.檔案形成部門應在工作結束后及時將檔案資料移交至檔案管理部門，不得積壓或擅自留存。3.對于重要的檔案資料，應進行備份，確保檔案的安全性和完整性。（二）整理方法1.檔案管理部門收到檔案資料后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固；對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案索引，便于查詢。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.整理好的檔案資料經(jīng)檔案管理部門審核后，按照編號順序進行排列，裝入檔案盒或檔案袋。2.在檔案盒或檔案袋上標明檔案類別、編號、名稱等信息，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.將歸檔后的檔案存放于專門的檔案庫房，按照檔案類別和編號順序上架排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管涉及智慧教室建設的重要文件、合同協(xié)議、驗收報告等，以及具有長期保存價值的教學成果、技術資料等，應永久保管。2.定期保管其他檔案資料根據(jù)其重要程度和使用期限，確定保管期限，一般分為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。（三）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全。3.對電子檔案應定期進行備份，存儲于安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱智慧教室檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱智慧教室檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真核對檔案資料的完整性和準確性，如無問題，在《檔案借閱登記表》上簽字確認。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和利用情況，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應在檔案管理部門指定的地點進行銷毀，確保檔案信息徹底消除。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應作為檔案資料妥善保管，保存期限為[X]年。八、檔案信息化管理（一）信息化建設1.建立智慧教室檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、借閱等功能。2.將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并與檔案管理信息系統(tǒng)進行關聯(lián)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案索引，方便查詢和利用。（二）信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限，防止未經(jīng)授權的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，存儲于安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。