PAGE物業(yè)檔案借閱復制制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)檔案的管理，規(guī)范檔案的借閱與復制行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理公司內部各部門及員工，以及因工作需要借閱、復制物業(yè)檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱與復制應遵循必要、合理、安全的原則，不得損害公司利益和檔案的保密性、完整性。3.實行借閱登記制度，明確借閱流程和責任，確保檔案的可追溯性。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責物業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案的準確、完整和安全。2.建立檔案借閱登記臺賬，詳細記錄借閱時間、借閱人、借閱內容、歸還時間等信息。3.按照規(guī)定的程序辦理檔案借閱與復制手續(xù)，對借閱與復制情況進行跟蹤和監(jiān)督。4.定期對檔案進行清查盤點，確保賬物相符。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。三、檔案借閱規(guī)定（一）內部借閱1.公司內部各部門因工作需要借閱檔案，須填寫《物業(yè)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表，對借閱內容進行審核，如符合規(guī)定，予以辦理借閱登記，并提供相應的檔案資料。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應提前向檔案管理室提出申請，經(jīng)批準后方可延期。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉借他人或帶出公司指定場所。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理室報告，并承擔相應責任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記臺賬上注明歸還時間。（二）外部單位借閱1.外部單位因工作需要借閱物業(yè)檔案，須提前向公司提交書面申請，說明借閱目的、借閱內容、借閱時間等，并加蓋單位公章。2.公司收到申請后，由檔案管理部門進行初審，初審通過后報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導批準后，外部單位借閱人員須持有效證件到檔案管理室辦理借閱手續(xù)，填寫《物業(yè)檔案借閱申請表》，并簽訂《物業(yè)檔案借閱承諾書》，承諾遵守公司檔案管理規(guī)定，保護檔案安全。承諾書中應明確若發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等情況，借閱單位應承擔的法律責任和賠償責任。4.檔案管理人員按照規(guī)定收取一定的押金（押金金額根據(jù)檔案重要性和借閱期限確定），并提供相應檔案資料。押金在歸還檔案且無違規(guī)情況后予以退還。5.外部單位借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應提前向公司提出申請，經(jīng)批準后方可延期。6.外部單位借閱人員應在公司指定場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司。如需復制檔案，應另行辦理復制手續(xù)。7.借閱結束后，外部單位借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后，退還押金，并在借閱登記臺賬上注明歸還情況。四、檔案復制規(guī)定（一）內部復制1.公司內部各部門因工作需要復制檔案，須填寫《物業(yè)檔案復制申請表》，注明復制內容、復制目的、復制份數(shù)等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案管理室辦理復制手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表，對復制內容進行審核，如符合規(guī)定，按照檔案保密級別和重要程度確定復制方式（如普通復印、掃描、電子拷貝等），并進行復制操作。3.復制完成后，檔案管理人員對復制件進行核對，確保與原件一致，并在申請表上簽字確認。4.復制件由檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定進行編號、登記，并加蓋“復制件”章，注明復制日期和復制人。5.復制件的發(fā)放應按照借閱審批流程進行，由借閱人簽收。（二）外部單位復制1.外部單位因工作需要復制物業(yè)檔案，須提前向公司提交書面申請，說明復制目的、復制內容、復制份數(shù)等，并加蓋單位公章。2.公司收到申請后，由檔案管理部門進行初審，初審通過后報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導批準后，外部單位復制人員須持有效證件到檔案管理室辦理復制手續(xù)，填寫《物業(yè)檔案復制申請表》，并簽訂《物業(yè)檔案復制承諾書》，承諾遵守公司檔案管理規(guī)定，保護檔案安全。承諾書中應明確若發(fā)生復制件丟失、損壞、泄露等情況，借閱單位應承擔的法律責任和賠償責任。4.檔案管理人員按照規(guī)定收取一定的復制費用（費用標準根據(jù)復制內容和份數(shù)確定），并按照外部單位要求的復制方式進行復制操作。5.復制完成后，檔案管理人員對復制件進行核對，確保與原件一致，并在申請表上簽字確認。6.復制件由檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定進行編號、登記，并加蓋“復制件”章，注明復制日期和復制人。7.復制件的發(fā)放應按照借閱審批流程進行，由外部單位指定人員簽收，并在簽收單上注明簽收日期和簽收人。五、檔案保密規(guī)定（一）保密責任1.所有涉及物業(yè)檔案管理工作的人員，包括檔案管理人員、借閱人員、復制人員等，均應承擔保密責任，嚴格遵守公司的保密制度。2.檔案管理人員應妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。在檔案借閱與復制過程中，應嚴格按照規(guī)定程序操作，對借閱與復制人員進行保密提醒。（二）保密措施1.檔案管理室應設置專門的檔案保管場所，配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全存放。2.對涉及公司機密和業(yè)主隱私的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，嚴格控制知悉范圍。3.借閱與復制人員在使用檔案過程中，不得在非保密場所談論檔案內容，不得將檔案信息透露給無關人員。4.禁止通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳輸涉及公司機密和業(yè)主隱私的檔案信息，如需傳輸，應采取加密傳輸或其他安全可靠的方式。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員、借閱人員、復制人員等違反檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因檔案信息泄露給公司或業(yè)主造成損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案借閱與復制情況進行檢查，包括借閱登記臺賬的記錄是否準確、完整，檔案的歸還情況是否及時，復制件的編號、登記是否規(guī)范等。2.檢查頻率為每月一次，檢查結果應形成書面報告，報公司領導審閱。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門可根據(jù)工作需要，對檔案借閱與復制情況進行不定期抽查，重點檢查檔案的保管情況、借閱與復制手續(xù)的執(zhí)行情況、保密措施的落實情況等。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時責令整改，并對相關責任人進行批評教育或紀律處分。七、附