PAGE物業(yè)檔案移交工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)檔案管理，規(guī)范物業(yè)檔案移交工作，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性，為公司物業(yè)管理、運(yùn)營(yíng)及服務(wù)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的各類(lèi)物業(yè)項(xiàng)目檔案的移交工作，包括但不限于住宅、商業(yè)、寫(xiě)字樓、工業(yè)園區(qū)等物業(yè)類(lèi)型。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：物業(yè)檔案應(yīng)如實(shí)反映物業(yè)項(xiàng)目的建設(shè)、管理及服務(wù)全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集物業(yè)項(xiàng)目各階段形成的各類(lèi)文件資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字表述清晰規(guī)范，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.及時(shí)性原則：物業(yè)檔案應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)進(jìn)行移交，確保檔案信息的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)于涉及業(yè)主隱私、公司商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、物業(yè)檔案的分類(lèi)與內(nèi)容（一）物業(yè)接管驗(yàn)收檔案1.物業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.工程竣工驗(yàn)收資料：工程竣工報(bào)告、竣工圖紙、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、設(shè)備調(diào)試報(bào)告、消防驗(yàn)收合格證、環(huán)保驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.物業(yè)設(shè)施設(shè)備資料：設(shè)備清單、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。4.物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備清單：詳細(xì)記錄物業(yè)項(xiàng)目?jī)?nèi)共用部位（如屋頂、外墻、樓道等）和共用設(shè)施設(shè)備（如電梯、給排水系統(tǒng)、供電系統(tǒng)等）的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、位置等信息。5.物業(yè)質(zhì)量保修文件：建設(shè)單位與施工單位簽訂的質(zhì)量保修書(shū)、保修期限、保修范圍等資料。（二）業(yè)主及物業(yè)使用人檔案1.業(yè)主信息登記表：記錄業(yè)主姓名、性別、身份證號(hào)碼、聯(lián)系電話、房屋地址、建筑面積等基本信息。2.業(yè)主入住資料：入住通知書(shū)、業(yè)主入住登記表、房屋驗(yàn)收表、業(yè)主繳費(fèi)記錄等。3.業(yè)主變更資料：業(yè)主更名、轉(zhuǎn)讓、繼承等變更手續(xù)的相關(guān)文件。4.物業(yè)使用人信息：包括租戶(hù)、借用人等物業(yè)使用人的基本信息及使用情況記錄。（三）物業(yè)服務(wù)檔案1.物業(yè)服務(wù)合同：與業(yè)主委員會(huì)或業(yè)主簽訂的物業(yè)服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)費(fèi)用、服務(wù)期限等條款。2.服務(wù)計(jì)劃與方案：年度、季度、月度物業(yè)服務(wù)計(jì)劃，以及針對(duì)專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)（如保潔、綠化、安保等）制定的具體方案。3.服務(wù)記錄：日常巡查記錄、維修記錄、投訴處理記錄、應(yīng)急事件處理記錄等。4.物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收繳記錄：每月物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的收繳情況，包括業(yè)主繳費(fèi)金額、繳費(fèi)時(shí)間、欠費(fèi)情況等。5.社區(qū)文化活動(dòng)記錄：組織開(kāi)展的各類(lèi)社區(qū)文化活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等資料。（四）物業(yè)維修與更新改造檔案1.維修計(jì)劃與預(yù)算：物業(yè)設(shè)施設(shè)備的維修計(jì)劃，包括維修項(xiàng)目、維修時(shí)間、維修費(fèi)用預(yù)算等。2.維修工單與記錄：維修申請(qǐng)單、維修派工單、維修過(guò)程記錄、維修驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.更新改造項(xiàng)目資料：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、工程預(yù)算、施工單位資質(zhì)證明、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（五）物業(yè)檔案管理相關(guān)文件1.檔案管理制度：公司制定的物業(yè)檔案管理辦法、檔案借閱制度、檔案保密制度等相關(guān)文件。2.檔案管理人員崗位職責(zé)：明確檔案管理人員的工作職責(zé)、工作流程及考核標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案信息化管理資料：物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的使用說(shuō)明、數(shù)據(jù)備份記錄、系統(tǒng)維護(hù)記錄等。三、物業(yè)檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備階段1.檔案整理：物業(yè)項(xiàng)目在移交前，檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行全面整理。檢查檔案資料是否齊全、完整，對(duì)缺失或不規(guī)范的資料進(jìn)行補(bǔ)充和修正。同時(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，編制檔案目錄，確保檔案便于查找和管理。2.編制移交清單：根據(jù)整理好的檔案，編制詳細(xì)的物業(yè)檔案移交清單。清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、類(lèi)別、數(shù)量、存放位置等信息，并一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.培訓(xùn)交接人員：對(duì)參與檔案移交的雙方人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案移交的流程、要求及相關(guān)規(guī)定，明確各自的職責(zé)和任務(wù)。（二）移交實(shí)施階段1.確定移交時(shí)間：根據(jù)物業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，確定具體的檔案移交時(shí)間。一般應(yīng)在物業(yè)項(xiàng)目交接完成前[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案移交工作。2.現(xiàn)場(chǎng)移交：移交雙方按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檔案移交。移交過(guò)程中，移交方應(yīng)向接收方詳細(xì)介紹檔案的內(nèi)容、整理情況及相關(guān)注意事項(xiàng)。接收方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案清單與實(shí)際檔案，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交方溝通，要求其限期整改。3.簽字確認(rèn)：現(xiàn)場(chǎng)移交完成后，雙方在物業(yè)檔案移交清單上簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)應(yīng)包括移交日期、移交人、接收人、監(jiān)交人等信息，確保移交過(guò)程的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。（三）移交后的工作1.檔案入庫(kù)：接收方應(yīng)及時(shí)將接收的物業(yè)檔案按照檔案管理制度的要求進(jìn)行入庫(kù)保管。建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、存放位置、檔案類(lèi)別等信息，便于日后查詢(xún)和管理。2.數(shù)據(jù)錄入與更新：對(duì)于需要錄入物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的檔案信息，接收方應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，并確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，如業(yè)主信息變更、物業(yè)服務(wù)記錄更新等。3.檔案?jìng)浞荩簽榉乐箼n案數(shù)據(jù)丟失或損壞，接收方應(yīng)對(duì)接收的物業(yè)檔案進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、光盤(pán)備份、硬盤(pán)備份等多種形式，并定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。四、物業(yè)檔案移交的責(zé)任與監(jiān)督（一）移交方責(zé)任1.負(fù)責(zé)按照本制度及相關(guān)要求，整理、編制物業(yè)檔案，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.在檔案移交前，對(duì)檔案進(jìn)行自查自糾，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保移交檔案符合要求。3.配合接收方做好檔案移交工作，提供必要的檔案資料說(shuō)明和解釋?zhuān)瑓f(xié)助接收方完成檔案的核對(duì)和檢查工作。4.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，如因移交方原因?qū)е聶n案資料缺失、錯(cuò)誤或不符合規(guī)定，移交方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）接收方責(zé)任1.負(fù)責(zé)組織人員對(duì)移交的物業(yè)檔案進(jìn)行接收和核對(duì)，確保檔案資料的準(zhǔn)確無(wú)誤接收。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管和管理，確保檔案的安全和完整。3.及時(shí)將接收的檔案信息錄入物業(yè)檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)更新和維護(hù)，保證檔案信息的時(shí)效性和可用性。4.對(duì)接收檔案的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交方溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改。5.對(duì)接收檔案的利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，為公司物業(yè)管理、運(yùn)營(yíng)及服務(wù)提供數(shù)據(jù)支持。（三）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)物業(yè)檔案移交工作進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行檢查，確保移交工作符合制度要求。2.建立檔案移交工作投訴機(jī)制，業(yè)主或相關(guān)方如對(duì)檔案移交工作存在疑問(wèn)或異議，可向公司檔案管理部門(mén)或監(jiān)督小組提出投訴。公司應(yīng)及時(shí)受理投訴，并進(jìn)行調(diào)查處理，將處理結(jié)果反饋給投訴人。3.對(duì)在物業(yè)檔案移交工作中違反本制度及相關(guān)規(guī)定的單位和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。五、物業(yè)檔案的保管與利用（一）檔案保管1.保管環(huán)境：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案存放：按照檔案類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)存放，建立檔案存放索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。對(duì)于重要檔案和電子檔案，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期盤(pán)點(diǎn)：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、存放位置、檔案狀態(tài)等，確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）檔案利用1.借閱規(guī)定：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱物業(yè)檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱檔案名稱(chēng)、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行檔案借閱登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。2.查閱規(guī)定：因工作需要查閱物業(yè)檔案的人員，可到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、涂改等操作，如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員代為復(fù)印。3.檔案利用記錄：檔案管理部門(mén)應(yīng)建立物業(yè)檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的借閱、查閱情況，包括借閱人姓名、部門(mén)