PAGE檔案電子借閱管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案電子借閱行為，確保檔案信息的安全與合理利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要借閱檔案電子文件的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案電子借閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則保障檔案電子信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。3.合理利用原則在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案電子文件的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持，促進(jìn)信息資源共享。二、檔案電子借閱的職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案電子借閱管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案電子文件的整理、存儲(chǔ)和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.受理檔案電子借閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，決定是否批準(zhǔn)借閱，并負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)。4.對(duì)檔案電子借閱過(guò)程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保借閱人員按照規(guī)定使用檔案，按時(shí)歸還。5.定期對(duì)檔案電子借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案利用情況。（二）借閱部門(mén)及人員1.借閱部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案電子借閱申請(qǐng)和歸還工作，并確保借閱人員了解和遵守檔案電子借閱管理制度。2.借閱人員應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序申請(qǐng)借閱檔案電子文件，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，妥善保管所借閱的檔案，不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)借或用于其他與工作無(wú)關(guān)的目的。3.借閱人員在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還所借閱的檔案電子文件，并配合檔案管理部門(mén)進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案電子文件的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、保管期限等因素，對(duì)檔案電子文件進(jìn)行分類。具體分類如下：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶信息、項(xiàng)目文檔等。3.技術(shù)研發(fā)類：包含產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件等。4.其他類：如公司榮譽(yù)證書(shū)、宣傳資料、培訓(xùn)教材等不屬于上述分類的檔案電子文件。（二）標(biāo)識(shí)方法為便于檔案電子文件的管理和查找，對(duì)每類檔案電子文件賦予唯一的標(biāo)識(shí)代碼。標(biāo)識(shí)代碼采用字母與數(shù)字組合的方式，具體規(guī)則如下：1.行政管理類：代碼為“XZ”，后面跟隨兩位數(shù)字表示年份，再跟隨三位數(shù)字表示該類檔案的流水號(hào)。例如，“XZ23001”表示2023年行政管理類的第1份檔案。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：代碼為“JY”，年份和流水號(hào)表示方法同行政管理類。如“JY23010”表示2023年業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類的第10份檔案。3.技術(shù)研發(fā)類：代碼為“JF”，年份和流水號(hào)表示方法同行政管理類。例如，“JF23005”表示2023年技術(shù)研發(fā)類的第5份檔案。4.其他類：代碼為“QT”，年份和流水號(hào)表示方法同行政管理類。如“QT23015”表示2023年其他類的第15份檔案。四、檔案電子借閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.借閱人員如需借閱檔案電子文件，應(yīng)填寫(xiě)《檔案電子借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的類別、標(biāo)識(shí)代碼、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《檔案電子借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。（二）審批權(quán)限1.一般檔案電子文件的借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司機(jī)密或重要檔案電子文件的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批時(shí)間檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到借閱申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審批時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向借閱人員說(shuō)明原因。五、檔案電子借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)后，應(yīng)在檔案電子借閱管理系統(tǒng)中進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人員姓名、部門(mén)、借閱檔案類別及標(biāo)識(shí)代碼、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（二）借閱權(quán)限設(shè)置根據(jù)審批結(jié)果，檔案管理部門(mén)為借閱人員設(shè)置相應(yīng)的檔案電子文件借閱權(quán)限。借閱權(quán)限分為只讀、可編輯等不同級(jí)別，具體權(quán)限根據(jù)檔案性質(zhì)和借閱目的確定。（三）借閱介質(zhì)提供檔案管理部門(mén)按照借閱人員的需求，通過(guò)安全的方式提供檔案電子文件的借閱介質(zhì)，如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)或在線傳輸?shù)?。在提供借閱介質(zhì)時(shí)，應(yīng)確保介質(zhì)的安全性和完整性，并對(duì)介質(zhì)進(jìn)行編號(hào)和登記。（四）借閱協(xié)議簽訂對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要檔案電子文件的借閱，檔案管理部門(mén)應(yīng)與借閱人員簽訂《檔案電子借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及保密責(zé)任和違約責(zé)任等內(nèi)容。六、檔案電子借閱期限與歸還（一）借閱期限檔案電子文件的借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案電子文件完整無(wú)損地歸還至檔案管理部門(mén)。歸還時(shí)，應(yīng)確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或數(shù)據(jù)異常等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案電子文件后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)無(wú)誤后在檔案電子借閱管理系統(tǒng)中辦理歸還手續(xù)，并解除借閱人員的借閱權(quán)限。七、檔案電子借閱過(guò)程中的保密與安全（一）保密措施1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案電子文件嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。在借閱期間，如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行處理。2.借閱人員在使用檔案電子文件時(shí)，應(yīng)采取必要的安全措施，防止信息泄露。如不得在未采取安全防護(hù)措施的公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中使用借閱的檔案，不得將借閱的檔案存儲(chǔ)在未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備上。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案電子借閱過(guò)程中的信息安全進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）安全保障1.檔案管理部門(mén)應(yīng)確保檔案電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.在提供檔案電子文件借閱介質(zhì)時(shí)，應(yīng)對(duì)介質(zhì)進(jìn)行病毒查殺和安全檢測(cè)，確保介質(zhì)無(wú)安全隱患。3.借閱人員在使用檔案電子文件過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，以便采取措施進(jìn)行恢復(fù)和處理。八、檔案電子借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案電子借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱申請(qǐng)與審批手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常、保密與安全措施是否落實(shí)等。（二）不定期抽查公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)檔案電子借閱情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，并將檢查結(jié)果向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反檔案電子借閱管理制度的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括警告、罰款、限制借閱權(quán)限、追究法律責(zé)任等。如因違規(guī)行為導(dǎo)致公司檔案信息泄露、損壞或其他損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、檔案電子借閱相關(guān)系統(tǒng)與設(shè)備管理（一）系統(tǒng)管理1.檔案電子借閱管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、借閱登記與查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，確保檔案電子借閱業(yè)務(wù)的規(guī)范運(yùn)行。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案電子借閱管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，保障系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.系統(tǒng)操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程，不得擅自修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)或程序，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）設(shè)備管理1.用于存儲(chǔ)和傳輸檔案電子文件的設(shè)備（如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等）應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.設(shè)備管理人員應(yīng)建立設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的型號(hào)、配置、使用情況、維護(hù)記錄等信息，便于管理和查詢。3.對(duì)存儲(chǔ)有重要檔案電子文件的設(shè)備，應(yīng)