PAGE建設(shè)項目檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司建設(shè)項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有建設(shè)項目檔案的歸檔管理，包括項目前期文件、項目實施過程文件、項目竣工驗收文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則建設(shè)項目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.同步歸檔原則項目文件的形成、積累與項目建設(shè)進度同步，各項文件應(yīng)及時整理歸檔。3.真實性原則歸檔的文件應(yīng)真實反映項目建設(shè)的實際情況，不得偽造、篡改。4.完整性原則全面收集項目建設(shè)過程中形成的各類文件，確保檔案的完整性。5.規(guī)范性原則歸檔文件應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標準和規(guī)范，格式統(tǒng)一、字跡清晰、簽字蓋章齊全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)章制度。2.負責(zé)建設(shè)項目檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對項目文件的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理建設(shè)項目檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.參與建設(shè)項目竣工驗收，對項目檔案的完整性、準確性進行審查，并出具檔案驗收意見。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門建設(shè)項目文件的形成、積累和整理工作，確保文件的真實、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的項目文件移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，提供相關(guān)資料和說明。（三）項目負責(zé)人職責(zé)1.對本項目檔案工作負總責(zé)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。2.協(xié)調(diào)項目各部門之間的檔案工作關(guān)系，督促各部門及時完成文件的整理和歸檔任務(wù)。3.審核項目檔案的整理質(zhì)量，對不符合要求的檔案提出整改意見。（四）文件形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在項目建設(shè)過程中形成文件的收集、整理和保管工作，確保文件的齊全、完整。2.按照檔案管理部門規(guī)定的歸檔范圍和要求，定期將文件移交項目建設(shè)部門或檔案管理部門。3.對歸檔文件的真實性、準確性負責(zé)，配合檔案管理部門做好檔案的整理和審核工作。三、歸檔范圍與要求（一）項目前期文件1.項目立項批復(fù)文件，包括項目建議書、可行性研究報告及批復(fù)、環(huán)境影響評價報告及批復(fù)等。2.項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)規(guī)劃文件。3.項目設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計合同、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等設(shè)計文件。4.項目招投標文件，包括招標公告、投標文件、評標報告、中標通知書等。5.項目合同文件，包括項目建設(shè)合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同、材料供應(yīng)合同等。（二）項目實施過程文件1.施工管理文件，包括施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程變更通知、工程聯(lián)系單等。2.工程質(zhì)量文件，包括工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。3.工程安全文件，包括安全生產(chǎn)許可證、安全技術(shù)交底、安全檢查記錄、安全事故報告及處理等。4.工程進度文件，包括工程進度計劃、進度報表、工程進度調(diào)整記錄等。5.工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單等。6.設(shè)備材料文件，包括設(shè)備材料清單、質(zhì)量證明文件、檢驗報告、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。7.項目資金文件，包括項目投資計劃、資金使用情況報告、財務(wù)憑證等。（三）項目竣工驗收文件1.項目竣工驗收申請報告、竣工驗收備案表。2.項目竣工驗收報告，包括工程概況、建設(shè)依據(jù)、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)內(nèi)容、工程質(zhì)量、工程進度、項目效益等內(nèi)容。3.工程竣工決算報告及審計報告。包括項目總投資、建安工程投資、設(shè)備投資、待攤投資等明細及審計結(jié)論。4.工程質(zhì)量保修書。明確保修范圍、保修期限、保修責(zé)任等內(nèi)容。5.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。（四）其他文件1.項目建設(shè)過程中形成的重要會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)批示、來往信函等文件。2.與項目建設(shè)相關(guān)的聲像資料、電子文件等，如照片、錄像、光盤等。（五）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。2.文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)提供相應(yīng)的紙質(zhì)文件備份。4.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進行整理，編制檔號，并填寫檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等內(nèi)容。四、歸檔流程（一）文件收集1.項目建設(shè)過程中，各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件的收集工作，確保文件的及時、完整。2.收集的文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料等，確保各類文件的齊全。（二）文件整理1.文件收集后，各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的分類方案和歸檔要求進行整理。2.整理后的文件應(yīng)進行編號、編目，編制頁碼，并填寫檔案盒封面、盒脊等信息。3.電子文件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上。（三）文件移交1.各部門整理好的項目文件應(yīng)定期移交項目建設(shè)部門。項目建設(shè)部門對移交的文件進行審核，確保文件的質(zhì)量符合要求。2.項目建設(shè)部門審核通過后，將文件移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（四）檔案驗收1.在項目竣工驗收前，檔案管理部門應(yīng)組織對項目檔案進行預(yù)驗收。預(yù)驗收內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性及整理質(zhì)量等。2.預(yù)驗收合格后，檔案管理部門出具預(yù)驗收意見。項目竣工驗收時，檔案管理部門對項目檔案進行正式驗收，并出具檔案驗收報告。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列有序，并建立檔案存放索引。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制；對電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.因特殊情況需要借出檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位人員查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已歸檔的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、項目建設(shè)部門相關(guān)人員及專業(yè)技術(shù)人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案的價值進行評估，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。（二）檔案銷毀1.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)鑒定小組審核、檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可進行