PAGE食堂員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強食堂員工隊伍建設(shè)，規(guī)范食堂員工檔案管理，全面、準確、及時地反映員工基本情況和工作表現(xiàn)，為員工的任用、培訓、考核、獎懲等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司食堂全體員工。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映員工的實際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格保密員工檔案信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工工作變動和發(fā)展情況，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）。3.家庭住址、婚姻狀況、家庭成員信息。（二）入職信息1.入職時間、入職渠道、應(yīng)聘崗位。2.試用期表現(xiàn)評估結(jié)果、轉(zhuǎn)正時間。（三）工作經(jīng)歷1.在本食堂及其他單位的工作經(jīng)歷，包括工作崗位、工作時間、工作職責。2.工作期間獲得的榮譽和獎勵。（四）培訓記錄1.參加公司內(nèi)部培訓、外部專業(yè)培訓的課程名稱、培訓時間、培訓地點。2.培訓考核成績、培訓證書復(fù)印件。（五）考核評價1.月度、季度、年度績效考核結(jié)果。2.上級領(lǐng)導(dǎo)、同事對員工工作表現(xiàn)的評價意見。（六）獎懲情況1.獲得的獎勵，如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎等，包括獎勵名稱、頒發(fā)部門、頒發(fā)時間。2.受到的處罰，如違紀處分、警告等，包括處罰原因、處罰決定、執(zhí)行時間。（七）健康狀況1.定期體檢報告，包括身體各項指標檢查結(jié)果。2.職業(yè)病檢查記錄（如有相關(guān)工作風險）。（八）其他信息1.員工個人特長、興趣愛好。2.其他與工作相關(guān)的重要信息。三、檔案建立與收集（一）新員工入職時1.人力資源部門負責發(fā)放《員工檔案信息登記表》，新員工應(yīng)如實填寫個人基本信息、入職信息等內(nèi)容，并簽字確認。2.新員工需提交身份證復(fù)印件、學歷證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件等相關(guān)證明材料。(二)工作過程中1.各部門負責人負責及時收集員工的工作經(jīng)歷變動、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等信息，并填寫相關(guān)表格，經(jīng)員工本人簽字確認后，交人力資源部門歸檔。2.人力資源部門定期與其他部門溝通，獲取員工的最新信息，確保檔案內(nèi)容的及時性和準確性。（三）健康信息收集1.行政部門負責組織食堂員工定期進行健康體檢，并將體檢報告收集整理后交人力資源部門存入員工檔案。2.對于從事特殊崗位的員工，按照國家相關(guān)規(guī)定，定期安排職業(yè)病檢查，檢查結(jié)果及時歸檔。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理1.人力資源部門收到員工檔案資料后，按照檔案內(nèi)容的類別進行分類整理，如個人基本信息、入職信息、工作經(jīng)歷等。2.每一類資料按照時間順序排列，確保資料的連貫性和邏輯性。（二）編目編號1.為每一份檔案建立編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。2.編制檔案目錄，注明檔案內(nèi)容的類別、名稱、日期、頁碼等信息，目錄應(yīng)放置在檔案首頁。（三）裝訂歸檔1.將整理好的檔案資料用檔案夾或檔案盒裝訂成冊，確保檔案的整齊和牢固。2.在檔案夾或檔案盒上標明員工姓名、檔案編號、入職時間等信息，便于識別和查找。3.將裝訂好的檔案按照編號順序存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)分類存放，便于管理和維護。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，了解檔案內(nèi)容。2.人力資源部門負責人、食堂管理人員因工作需要，可查閱員工檔案，但必須經(jīng)過嚴格的審批程序。3.其他部門如需查閱員工檔案，必須經(jīng)人力資源部門負責人批準，并說明查閱目的和范圍。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱員工姓名、查閱內(nèi)容、查閱原因、查閱時間等信息，并簽字確認。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交人力資源部門檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員在查閱現(xiàn)場監(jiān)督查閱人查閱檔案，查閱人不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工檔案，如有特殊情況需要借閱，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱員工姓名、借閱內(nèi)容、借閱原因、借閱時間等信息，并簽字確認。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交人力資源部門檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員將檔案借給借閱人，并要求借閱人出具借條，注明借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責任。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門每半年對員工檔案進行一次全面檢查，核實檔案內(nèi)容的準確性和完整性。2.根據(jù)員工工作變動、培訓情況、考核結(jié)果、獎懲情況等，及時更新檔案內(nèi)容。（二）動態(tài)維護1.各部門負責人在日常工作中發(fā)現(xiàn)員工檔案信息需要更新時，應(yīng)及時通知人力資源部門，并提供相關(guān)證明材料。2.人力資源部門對收到的更新信息進行審核后，及時更新檔案，并在檔案目錄中注明更新日期。（三）檔案保管期限1.員工檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，確保檔案不受損壞、丟失、泄露等風險。2.檔案存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期進行檢查和維護。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案時，必須在規(guī)定的場所進行，并嚴格限制查閱和借閱范圍。3.對于