PAGE醫(yī)院檔案安全責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理，確保醫(yī)院檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則建立健全檔案安全防范機(jī)制，采取有效措施，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則各科室、部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門(mén)的檔案安全管理工作。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）醫(yī)院檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案安全管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)、監(jiān)督各科室、部門(mén)的檔案安全管理工作。3.組織開(kāi)展檔案安全檢查和評(píng)估工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備安全可靠。5.組織開(kāi)展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體員工的檔案安全意識(shí)和技能。6.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各科室、部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的安全完整。2.明確一名檔案安全管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案安全管理的具體工作。3.按照醫(yī)院檔案管理部門(mén)的要求，定期向醫(yī)院檔案管理部門(mén)移交檔案。4.配合醫(yī)院檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全檢查和評(píng)估工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。5.加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工的檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識(shí)。（三）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度和操作規(guī)程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，確保檔案的整理有序、存放安全。3.做好檔案庫(kù)房的安全防范工作，定期檢查檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的溫濕度、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等條件符合要求。4.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用過(guò)程中的安全。5.對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案安全問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并采取措施進(jìn)行處理。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各科室、部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，具有保存價(jià)值。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)遵循統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，確保檔案分類科學(xué)、編號(hào)唯一。3.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損毀檔案。四、檔案保管安全（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防光、防塵等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)根據(jù)檔案的類別、數(shù)量等因素，合理劃分檔案存放區(qū)域，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.檔案存放應(yīng)采用密集架、檔案柜等方式，確保檔案存放安全。3.對(duì)特殊載體檔案，如電子檔案、音像檔案等，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實(shí)際情況確定，分為永久、定期兩種。2.定期保管期限分為30年、10年。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)準(zhǔn)確合理，確保檔案在保管期限內(nèi)得到妥善保管。（四）檔案清查1.醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案的安全完整。五、檔案利用安全（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。2.檔案利用應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在科室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)醫(yī)院檔案管理部門(mén)審批。2.醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)審批情況，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。3.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損毀或抽取、撤換檔案材料。（三）利用監(jiān)督1.醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督，定期檢查檔案利用情況，確保檔案利用安全。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、檔案信息化安全（一）信息化建設(shè)1.醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能，確保檔案管理工作的高效、便捷。3.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護(hù)功能，如身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制等，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)備份1.醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全管理，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度和操作規(guī)程。2.檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)采取防火墻、入侵檢測(cè)、防病毒等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。3.檔案信息網(wǎng)絡(luò)用戶應(yīng)嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得擅自更改網(wǎng)絡(luò)設(shè)置和密碼，不得在網(wǎng)絡(luò)上傳播有害信息。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置預(yù)案1.醫(yī)院應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序和保障措施等。2.應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保預(yù)案的科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，防止事故擴(kuò)大。2.及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。3.對(duì)事故造成的損失進(jìn)行評(píng)估，采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，確保檔案的安全完整。（三）后期處置1.事故處理結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)事故原因進(jìn)行分析，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。2.對(duì)事故責(zé)任人員進(jìn)行責(zé)任追究，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處分。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.醫(yī)院應(yīng)建立健全檔案安全監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各科室、部門(mén)的檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查工作應(yīng)采取日常檢查與專項(xiàng)檢查相結(jié)合的方式，確保監(jiān)督檢查工作的全面性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全情況。3.檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況。4.檔案信息化建設(shè)的安全情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令限期整改。2.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.對(duì)違反檔案安全管理制度的行為，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案安全管理工作中表現(xiàn)突出的科室、部門(mén)和個(gè)人，醫(yī)院應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)金、晉升等。（二）處罰1.對(duì)違反檔案安全管理