PAGE課外培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)課外培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類課外培訓(xùn)活動(dòng)所涉及的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)全過程的各類文件、資料均應(yīng)納入檔案管理。3.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)員個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理、存儲(chǔ)、查閱等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)課外培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一管理。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各培訓(xùn)項(xiàng)目組的檔案收集、整理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管和查閱服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案安全。（二）培訓(xùn)項(xiàng)目組各培訓(xùn)項(xiàng)目組負(fù)責(zé)本項(xiàng)目培訓(xùn)檔案的收集、初步整理和移交工作。具體職責(zé)如下：1.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料及時(shí)收集。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步分類、整理，確保資料齊全、完整。3.在培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。（三）相關(guān)人員1.培訓(xùn)教師：在培訓(xùn)過程中負(fù)責(zé)產(chǎn)生相關(guān)教學(xué)資料，并協(xié)助項(xiàng)目組做好資料收集工作。2.學(xué)員：應(yīng)配合培訓(xùn)項(xiàng)目組和檔案管理部門的工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息及相關(guān)反饋資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類課外培訓(xùn)檔案分為以下幾大類：1.培訓(xùn)項(xiàng)目檔案培訓(xùn)項(xiàng)目策劃書、審批文件等前期籌備資料。培訓(xùn)課程安排、教學(xué)大綱、教材教案等教學(xué)資料。學(xué)員報(bào)名信息、考勤記錄、成績考核資料等。培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告、學(xué)員反饋意見等。2.師資檔案教師個(gè)人簡歷、資質(zhì)證書、教學(xué)成果等。教師培訓(xùn)記錄、教學(xué)評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案培訓(xùn)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)記錄、發(fā)票存根等。培訓(xùn)成本核算資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.合同檔案與學(xué)員簽訂的培訓(xùn)合同、協(xié)議及其補(bǔ)充條款。與合作機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商簽訂的合作合同、采購合同等。5.其他檔案培訓(xùn)活動(dòng)照片、視頻、音頻等資料。培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的其他重要文件、資料。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式，具體如下：1.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示，如“PX”表示培訓(xùn)項(xiàng)目檔案，“SZ”表示師資檔案，“CW”表示財(cái)務(wù)檔案，“HT”表示合同檔案，“QT”表示其他檔案。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年第5個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的編號(hào)為“2023PX005”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.培訓(xùn)項(xiàng)目組應(yīng)在培訓(xùn)活動(dòng)開始前，明確檔案收集范圍和責(zé)任人，確保各類文件、資料及時(shí)收集。2.培訓(xùn)教師應(yīng)在教學(xué)過程中及時(shí)整理教學(xué)資料，如教案、講義、學(xué)員作業(yè)等，并定期移交至項(xiàng)目組。3.學(xué)員應(yīng)按照要求填寫個(gè)人信息表、反饋意見表等，并按時(shí)提交給培訓(xùn)項(xiàng)目組。4.涉及培訓(xùn)活動(dòng)的各類合同、協(xié)議等文件，應(yīng)在簽訂后及時(shí)交至項(xiàng)目組進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）整理方法1.項(xiàng)目組收集到的檔案資料應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無效的文件。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期，并填寫文件目錄清單，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.將整理好的文件資料按照類別順序排列，同一類別的文件按照時(shí)間先后順序排列。4.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用A4紙張進(jìn)行打印、復(fù)印，并按照左側(cè)裝訂的方式進(jìn)行裝訂；對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、防潮防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年份、編號(hào)順序存放在檔案柜中，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.培訓(xùn)項(xiàng)目檔案：長期保存，直至培訓(xùn)項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。2.師資檔案：長期保存。3.財(cái)務(wù)檔案：按照國家財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。4.合同檔案：自合同履行完畢后[X]年。5.其他檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，重要資料應(yīng)長期保存。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和存儲(chǔ)狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)檔案庫房配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)備，確保檔案安全。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員應(yīng)做好出入登記。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及培訓(xùn)項(xiàng)目的相關(guān)信息，培訓(xùn)教師、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料；財(cái)務(wù)人員可查閱財(cái)務(wù)檔案；合同管理人員可查閱合同檔案等。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。（二）借閱流程1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱人員的姓名、部門、查閱/借閱時(shí)間、檔案名稱、查閱/借閱目的等信息，以便跟蹤檔案的流向和使用情況。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及學(xué)員個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等信息予以保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)檔案庫房應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，確保防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施完好有效。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案存儲(chǔ)安全。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施，保護(hù)檔案安全，并按照規(guī)定向上級(jí)報(bào)告。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已處理完畢，且無留存價(jià)值的。3.檔案因損壞、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)保存的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)到期或無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織負(fù)責(zé)人審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，記錄銷