PAGE檔案保管人員交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案保管人員交接工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，防止檔案在交接過程中出現(xiàn)丟失、損壞、泄密等問題，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案保管工作交接的人員，包括但不限于檔案管理部門工作人員、臨時(shí)負(fù)責(zé)檔案保管的人員等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接雙方應(yīng)確保交接的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件、資料、記錄等各類載體，不得遺漏重要信息。3.保密性原則：交接過程中涉及的檔案信息屬于公司/組織機(jī)密，交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接后的管理責(zé)任清晰，避免出現(xiàn)管理真空。二、交接準(zhǔn)備（一）交接人員安排1.交接發(fā)起：檔案保管人員因離職、調(diào)動、退休等原因不再負(fù)責(zé)檔案保管工作時(shí)，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門負(fù)責(zé)人提出交接申請。2.交接接收：檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到交接申請后，應(yīng)及時(shí)安排接收人員，并確定交接時(shí)間和地點(diǎn)。接收人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理流程。（二）檔案整理與清查1.整理要求：交接前，移交人員應(yīng)對所保管的檔案進(jìn)行全面整理，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.清查內(nèi)容：移交人員應(yīng)認(rèn)真清查檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量狀況，核對檔案的題名、文號、日期、責(zé)任者等信息是否準(zhǔn)確無誤，檢查檔案載體是否有損壞、變質(zhì)等情況。對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。（三）交接資料準(zhǔn)備1.移交清單編制：移交人員應(yīng)根據(jù)檔案清查情況，編制詳細(xì)的檔案移交清單。清單應(yīng)包括檔案的類別、名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并逐份進(jìn)行登記。移交清單應(yīng)一式[X]份，交接雙方各執(zhí)[X]份，檔案管理部門留存[X]份。2.其他資料準(zhǔn)備：移交人員還應(yīng)準(zhǔn)備與檔案相關(guān)的文件、資料、記錄等，如檔案管理制度、借閱登記冊、利用效果統(tǒng)計(jì)等，并確保這些資料完整、準(zhǔn)確。三、交接流程（一）現(xiàn)場交接1.時(shí)間與地點(diǎn)：交接雙方應(yīng)按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場交接。交接地點(diǎn)應(yīng)選擇在安全、安靜、便于檔案存放和管理的場所，如檔案庫房或?qū)ｉT的交接室。2.交接步驟：核對移交清單：交接雙方首先應(yīng)核對檔案移交清單，確認(rèn)清單內(nèi)容與實(shí)際檔案情況一致。如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。清點(diǎn)檔案實(shí)物：按照移交清單，逐一清點(diǎn)檔案實(shí)物，檢查檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量狀況。在清點(diǎn)過程中，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案的題名、文號、日期、責(zé)任者等信息，確保檔案準(zhǔn)確無誤。檢查檔案載體：仔細(xì)檢查檔案載體是否有損壞、變質(zhì)等情況，如紙張是否破損、字跡是否清晰、電子檔案是否能正常讀取等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)記錄并由移交人員負(fù)責(zé)說明情況。交接相關(guān)資料：移交人員向接收人員移交與檔案相關(guān)的文件、資料、記錄等，并確保這些資料的完整性和準(zhǔn)確性。接收人員應(yīng)認(rèn)真核對相關(guān)資料，如有疑問應(yīng)及時(shí)向移交人員詢問。（二）簽字確認(rèn)1.清單簽字：檔案實(shí)物清點(diǎn)和相關(guān)資料交接完畢后，交接雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。簽字應(yīng)包括移交人、接收人和監(jiān)交人的簽字，監(jiān)交人應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或指定的人員擔(dān)任。2.交接記錄：交接過程中，監(jiān)交人應(yīng)負(fù)責(zé)記錄交接情況，包括交接時(shí)間、地點(diǎn)、檔案數(shù)量、存在問題等，并形成交接記錄。交接記錄應(yīng)一式[X]份，交接雙方各執(zhí)[X]份，檔案管理部門留存[X]份。（三）特殊情況處理1.檔案缺失或損壞：如在交接過程中發(fā)現(xiàn)檔案缺失或損壞，移交人員應(yīng)及時(shí)查找原因，并向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。對于能夠補(bǔ)充或修復(fù)的檔案，移交人員應(yīng)負(fù)責(zé)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成補(bǔ)充或修復(fù)工作；對于無法補(bǔ)充或修復(fù)的檔案，應(yīng)在交接記錄中注明原因，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.交接爭議：若交接雙方在交接過程中發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或上級主管部門進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。在爭議解決之前，檔案管理工作應(yīng)保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保檔案的安全和完整。四、交接后的工作（一）接收人員職責(zé)1.熟悉檔案情況：接收人員應(yīng)盡快熟悉所接收檔案的內(nèi)容、類別、保管期限等情況，掌握檔案的存放位置和管理要求，確保能夠獨(dú)立開展檔案保管工作。2.更新檔案信息：接收人員應(yīng)根據(jù)交接情況，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，如檔案的存放位置、保管期限、利用情況等，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.繼續(xù)履行管理職責(zé)：接收人員應(yīng)按照公司/組織的檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案保管職責(zé)，做好檔案的日常管理、借閱利用、安全保密等工作，確保檔案的安全和有效利用。（二）監(jiān)督與檢查1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對交接后的檔案管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的整理情況、存放環(huán)境、利用記錄等，確保檔案管理工作符合相關(guān)規(guī)定和要求。2.問題整改：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求接收人員限期整改。接收人員應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改要求，確保檔案管理工作質(zhì)量不斷提高。五、保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容1.檔案信息：交接雙方應(yīng)對交接過程中涉及的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露檔案的內(nèi)容、機(jī)密事項(xiàng)、敏感信息等。2.交接過程：交接過程中形成的各類文件、資料、記錄等，如檔案移交清單、交接記錄等，也屬于保密范圍，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制或傳播。（二）保密措施1.人員管理：交接雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在交接過程中，嚴(yán)禁無關(guān)人員在場，防止檔案信息泄露。2.環(huán)境安全：檔案交接應(yīng)在安全、保密的環(huán)境中進(jìn)行，確保交接場所的門窗、設(shè)備等安全可靠，防止信息通過物理方式泄露。3.電子信息保護(hù)：對于涉及電子檔案的交接，應(yīng)采取加密傳輸、存儲等措施，防止電子信息在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。（三）違規(guī)處理1.責(zé)任追究：如發(fā)現(xiàn)交接雙方違反保密規(guī)定，泄露檔案信息，公司/組織將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.法律責(zé)任：對于因檔案信息泄露給公司/組織造成損失的，公司/組織將依法要求相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。六、培訓(xùn)與指導(dǎo)（一）培訓(xùn)安排1.新接收人員培訓(xùn)：檔案管理部門應(yīng)對新接收的檔案保管人員進(jìn)行上崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括公司/組織檔案管理制度、檔案整理方法、檔案保管要求、檔案利用流程等，確保新接收人員熟悉檔案管理工作流程和規(guī)范。2.定期培訓(xùn)：檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案保管人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展和實(shí)際需要進(jìn)行更新，如檔案數(shù)字化管理、電子檔案安全等，不斷提高檔案保管人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）指導(dǎo)與幫助1.日常指導(dǎo)：在檔案保管工作中，檔案管理部門負(fù)責(zé)人和資深檔案保管人員應(yīng)加強(qiáng)對新接收人員的日常指導(dǎo)，及時(shí)解答他們在工作中遇到的問題，幫助他們不斷提高工作能力。2.經(jīng)驗(yàn)分享：定期組織檔案保管人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享交流活動，讓大家分享工作中的心得體會和成功經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)相互學(xué)習(xí)和共同提高。七、附則（一）制度解釋本制度由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有未盡事宜或?qū)χ贫葪l款的理解存在爭議，由檔案管理部門根據(jù)