PAGE銀行檔案寄存管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案寄存管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行與檔案寄存機(jī)構(gòu)簽訂寄存協(xié)議，將各類檔案寄存于寄存機(jī)構(gòu)的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在寄存期間的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.規(guī)范管理原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案寄存管理，保證管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.有效利用原則：在保障檔案安全的前提下，便于本行對(duì)寄存檔案的查詢、調(diào)閱等利用需求。二、檔案寄存機(jī)構(gòu)選擇（一）資質(zhì)要求1.具有合法的經(jīng)營資質(zhì)，具備從事檔案寄存業(yè)務(wù)的相關(guān)許可證。2.具有良好的信譽(yù)和口碑，無重大違法違規(guī)記錄。3.具備完善的安全管理制度和設(shè)施，能夠有效保障檔案的安全。（二）評(píng)估與選擇1.由本行相關(guān)部門組成評(píng)估小組，對(duì)潛在的檔案寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括寄存機(jī)構(gòu)的場地設(shè)施、安全保障措施、人員管理、服務(wù)質(zhì)量等方面。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，綜合考慮價(jià)格、服務(wù)等因素，選擇合適的檔案寄存機(jī)構(gòu)，并簽訂寄存協(xié)議。三、檔案交接（一）檔案整理與清點(diǎn)1.本行在將檔案寄存前，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行整理和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制檔案清單。3.檔案清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等詳細(xì)信息。（二）交接手續(xù)1.本行與檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)在約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行檔案交接。2.交接雙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，按照檔案清單進(jìn)行逐件核對(duì)。3.核對(duì)無誤后，雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。四、檔案寄存管理（一）寄存環(huán)境要求1.檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)提供安全、整潔、通風(fēng)良好的寄存環(huán)境。2.寄存場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保存。3.應(yīng)根據(jù)檔案的保管要求，合理安排檔案的存放位置，避免檔案受到損壞。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)采用科學(xué)合理的存儲(chǔ)方式，如采用密集架、檔案盒等進(jìn)行存放。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.應(yīng)建立檔案存儲(chǔ)位置索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。（三）安全管理1.檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)寄存檔案的安全管理。2.配備必要的安全保衛(wèi)人員，負(fù)責(zé)日常的安全巡查和監(jiān)控。3.安裝監(jiān)控設(shè)備，確保寄存場所24小時(shí)監(jiān)控?zé)o死角。4.制定應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的安全事故。（四）日常巡查1.本行應(yīng)定期對(duì)檔案寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行巡查，檢查檔案的存放情況、安全設(shè)施運(yùn)行情況等。2.巡查人員應(yīng)做好巡查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求檔案寄存機(jī)構(gòu)整改。3.檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)配合本行的巡查工作，提供必要的資料和信息。五、檔案查詢與調(diào)閱（一）查詢與調(diào)閱申請(qǐng)1.本行內(nèi)部人員因工作需要查詢或調(diào)閱寄存檔案的，應(yīng)填寫查詢或調(diào)閱申請(qǐng)表，注明查詢或調(diào)閱的檔案名稱、原因、期限等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到查詢或調(diào)閱申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括申請(qǐng)理由是否合理、審批手續(xù)是否齊全等。3.對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)開具查詢或調(diào)閱介紹信，并通知檔案寄存機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案提供1.檔案寄存機(jī)構(gòu)在收到查詢或調(diào)閱介紹信后，應(yīng)按照要求及時(shí)提供檔案。2.提供的檔案應(yīng)保持原貌，不得進(jìn)行涂改、抽取等操作。3.本行查詢或調(diào)閱人員應(yīng)在檔案寄存機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出寄存機(jī)構(gòu)。（四）歸還與登記1.查詢或調(diào)閱完畢后，本行人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案寄存機(jī)構(gòu)。2.檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸還登記手續(xù)。3.對(duì)調(diào)閱期間檔案的使用情況進(jìn)行記錄，以備查詢。六、檔案維護(hù)與更新（一）定期檢查1.本行應(yīng)定期對(duì)寄存檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案存在的問題，如紙張破損、字跡褪色等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與檔案寄存機(jī)構(gòu)溝通，采取相應(yīng)的維護(hù)措施。（二）檔案更新1.本行在檔案內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知檔案寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行更新。2.檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)按照要求對(duì)更新后的檔案進(jìn)行妥善處理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。七、保密與責(zé)任（一）保密要求1.檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)本行寄存的檔案嚴(yán)格保密，不得向任何第三方泄露檔案信息。2.本行與檔案寄存機(jī)構(gòu)簽訂的寄存協(xié)議中應(yīng)明確保密條款，雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守。3.檔案寄存機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)對(duì)保密工作的管理。（二）責(zé)任界定1.因檔案寄存機(jī)構(gòu)保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露等問題的，檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.因本行自身原因?qū)е聶n案在寄存期間出現(xiàn)問題的，本行應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.雙方應(yīng)按照寄存協(xié)議的約定，明確責(zé)任界定和賠償方式。八、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.本行與檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)在寄存協(xié)議中明確費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括寄存費(fèi)、查詢費(fèi)、調(diào)閱費(fèi)等。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理公正，符合市場行情。（二）費(fèi)用支付1.本行應(yīng)按照寄存協(xié)議的約定，按時(shí)支付檔案寄存費(fèi)用。2.支付費(fèi)用前，應(yīng)審核費(fèi)用清單，確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確無誤。3.檔案寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)提供合法有效的發(fā)票，作為本行支付費(fèi)用的憑證。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本行內(nèi)部應(yīng)建立健全監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案寄存管理工作的監(jiān)督檢查。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案寄存管理情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定檔案寄存管理工作考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)檔案寄存機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量、安全管理等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2