PAGE環(huán)境應(yīng)急檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司環(huán)境應(yīng)急檔案管理，規(guī)范環(huán)境應(yīng)急檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保環(huán)境應(yīng)急檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高公司應(yīng)對(duì)突發(fā)環(huán)境事件的能力，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在環(huán)境應(yīng)急管理工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：環(huán)境應(yīng)急檔案應(yīng)如實(shí)反映公司環(huán)境應(yīng)急管理工作的實(shí)際情況和過(guò)程。2.完整性原則：全面收集、整理與環(huán)境應(yīng)急管理相關(guān)的各種文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。5.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的環(huán)境應(yīng)急檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。（四）管理職責(zé)1.公司環(huán)境應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)制定和完善環(huán)境應(yīng)急檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門環(huán)境應(yīng)急檔案的收集、整理和歸檔工作。負(fù)責(zé)集中保管公司重要的環(huán)境應(yīng)急檔案，并提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。定期對(duì)環(huán)境應(yīng)急檔案進(jìn)行整理、鑒定和銷毀。2.各部門負(fù)責(zé)本部門環(huán)境應(yīng)急檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交公司環(huán)境應(yīng)急管理部門。明確專人負(fù)責(zé)本部門環(huán)境應(yīng)急檔案管理工作，確保檔案的完整和安全。配合公司環(huán)境應(yīng)急管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)境應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)文件公司制定的各類環(huán)境應(yīng)急預(yù)案，包括綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案和現(xiàn)場(chǎng)處置方案。應(yīng)急預(yù)案的評(píng)審記錄、修訂記錄、備案文件等。與環(huán)境應(yīng)急預(yù)案相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)文件等。2.環(huán)境應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及人員信息環(huán)境應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)的組成人員名單、職責(zé)分工。應(yīng)急救援隊(duì)伍的人員信息、培訓(xùn)記錄、演練記錄等。與外部應(yīng)急救援機(jī)構(gòu)的合作協(xié)議、聯(lián)系方式等。3.環(huán)境應(yīng)急物資與裝備管理資料環(huán)境應(yīng)急物資和裝備的清單，包括名稱、型號(hào)、數(shù)量、存放地點(diǎn)等。物資和裝備的采購(gòu)合同、驗(yàn)收記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理記錄等。應(yīng)急物資儲(chǔ)備庫(kù)的建設(shè)規(guī)劃、布局圖、管理制度等。4.環(huán)境應(yīng)急監(jiān)測(cè)與預(yù)警資料環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備的清單、校準(zhǔn)記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。環(huán)境監(jiān)測(cè)方案、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)記錄、監(jiān)測(cè)報(bào)告等。環(huán)境預(yù)警系統(tǒng)的建設(shè)情況、運(yùn)行記錄、預(yù)警信息發(fā)布記錄等。5.環(huán)境應(yīng)急培訓(xùn)與演練資料環(huán)境應(yīng)急培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。環(huán)境應(yīng)急演練方案、演練記錄、演練總結(jié)報(bào)告等。演練過(guò)程中的照片、視頻、音頻等資料。6.突發(fā)環(huán)境事件報(bào)告與處置資料突發(fā)環(huán)境事件的報(bào)告記錄，包括事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、類型、危害程度等。事件應(yīng)急處置過(guò)程中的指揮調(diào)度記錄、決策文件、行動(dòng)記錄等。事件調(diào)查處理報(bào)告、責(zé)任認(rèn)定文件、整改措施及落實(shí)情況等。7.環(huán)境應(yīng)急資金管理資料環(huán)境應(yīng)急資金的預(yù)算編制、審批文件。資金使用記錄、報(bào)銷憑證、審計(jì)報(bào)告等。8.其他與環(huán)境應(yīng)急管理相關(guān)的資料環(huán)境應(yīng)急工作的會(huì)議紀(jì)要、文件、通知等。與環(huán)境應(yīng)急相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等。公眾參與環(huán)境應(yīng)急的相關(guān)資料，如投訴舉報(bào)記錄、信息公開(kāi)文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)環(huán)境應(yīng)急檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。資料產(chǎn)生后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集齊全，并移交至檔案管理人員。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類按照環(huán)境應(yīng)急檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為應(yīng)急預(yù)案類、組織機(jī)構(gòu)類、物資裝備類、監(jiān)測(cè)預(yù)警類、培訓(xùn)演練類、事件處置類、資金管理類等類別。每個(gè)類別下可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目，如應(yīng)急預(yù)案類可分為綜合應(yīng)急預(yù)案、專項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場(chǎng)處置方案等。2.編號(hào)對(duì)整理好的環(huán)境應(yīng)急檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的方式，例如“2023YJ001”，其中“2023”表示年份，“YJ”表示環(huán)境應(yīng)急檔案類別代碼，“001”表示該類別下的順序號(hào)。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。4.編目編制環(huán)境應(yīng)急檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的環(huán)境應(yīng)急檔案，應(yīng)定期移交至公司環(huán)境應(yīng)急管理部門。2.公司環(huán)境應(yīng)急管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)的檔案，按照分類編號(hào)的要求進(jìn)行進(jìn)一步整理，并填寫(xiě)檔案移交清單。4.將整理好的檔案移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行歸檔保管。（二）保管期限1.永久保管公司制定的環(huán)境應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)重要文件。突發(fā)環(huán)境事件的調(diào)查處理報(bào)告、責(zé)任認(rèn)定文件、整改措施及落實(shí)情況等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案。2.長(zhǎng)期保管環(huán)境應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)及人員信息、應(yīng)急物資與裝備管理資料、環(huán)境應(yīng)急監(jiān)測(cè)與預(yù)警資料等在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍有參考價(jià)值的檔案。環(huán)境應(yīng)急培訓(xùn)與演練資料、環(huán)境應(yīng)急資金管理資料等。保管期限為10年至30年。3.短期保管環(huán)境應(yīng)急工作的一般性文件、通知、會(huì)議紀(jì)要等時(shí)效性較強(qiáng)的檔案。保管期限為1年至5年。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。3.檔案存儲(chǔ)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案標(biāo)識(shí)在檔案裝具上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明庫(kù)房的功能區(qū)域、安全注意事項(xiàng)等。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱環(huán)境應(yīng)急檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《環(huán)境應(yīng)急檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司環(huán)境應(yīng)急管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司環(huán)境應(yīng)急檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守公司的保密制度。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱環(huán)境應(yīng)急檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《環(huán)境應(yīng)急檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、公司環(huán)境應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司環(huán)境應(yīng)急管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.公司環(huán)境應(yīng)急管理部門應(yīng)建立環(huán)境應(yīng)急檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱期限等信息。2.查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限與相應(yīng)的檔案保管期限一致。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)環(huán)境應(yīng)急檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立環(huán)境應(yīng)急檔案鑒定小組，由公司環(huán)境應(yīng)急管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)環(huán)境應(yīng)急檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否與環(huán)境應(yīng)急管理工作相關(guān)。2.檔案的保管期限是否符合規(guī)定，是否仍有保存價(jià)值。3.檔案的密級(jí)是否恰當(dāng)，是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《環(huán)境應(yīng)急檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)來(lái)源、數(shù)