PAGE文件檔案管理制度創(chuàng)新一、總則（一）目的為加強公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件檔案的利用效率，促進公司各項工作的規(guī)范化、科學化發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責歸口管理，確保文件檔案的完整性和一致性。2.分級負責原則：各部門負責本部門文件檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并接受公司綜合管理部門的監(jiān)督和指導。3.確保安全原則：采取有效措施，確保文件檔案的實體安全和信息安全，防止文件檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化文件檔案管理流程，提高文件檔案的檢索效率和利用價值，為公司各項工作提供及時、有效的支持。二、文件檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文件檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司文件檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責公司文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的信息化管理。4.指導、監(jiān)督和檢查各部門文件檔案管理工作，組織開展文件檔案管理培訓和業(yè)務(wù)交流活動。5.負責公司文件檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供文件檔案資料。6.定期對公司文件檔案進行清理和評估，向公司領(lǐng)導報告文件檔案管理情況。（二）各部門職責1.負責本部門文件檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保文件檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.按照公司文件檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的文件檔案移交公司綜合管理部門歸檔。3.配合公司綜合管理部門做好文件檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，提供必要的協(xié)助。4.負責本部門文件檔案管理工作的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公司綜合管理部門報告。（三）文件檔案管理人員職責1.認真履行文件檔案管理崗位職責，嚴格遵守文件檔案管理工作制度和操作規(guī)程。2.負責文件檔案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好文件檔案的保管工作，定期檢查文件檔案的保管狀況，確保文件檔案的安全。4.負責文件檔案的檢索和利用工作，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供文件檔案資料。5.嚴格遵守文件檔案查閱、借閱制度，做好查閱、借閱登記和歸還工作。6.積極參加文件檔案管理培訓和業(yè)務(wù)學習，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、文件管理（一）文件的分類與編號1.文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件、技術(shù)文件等類別。各部門可根據(jù)工作需要進一步細分。2.文件編號：文件編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][流水號]。例如：20230101001，表示2023年公司行政部門的第一份行政文件。3.部門代碼：由綜合管理部門統(tǒng)一編制，每個部門對應(yīng)一個代碼，如01表示行政部，02表示業(yè)務(wù)部等。4.文件類別代碼：根據(jù)文件分類確定，如XZ表示行政文件，YW表示業(yè)務(wù)文件等。（二）文件的起草與審核1.文件起草：文件起草應(yīng)符合公司的政策方針和工作實際，內(nèi)容準確、完整、清晰。起草人應(yīng)注明文件的標題、主題、起草日期、起草部門等信息。2.文件審核：文件起草完成后，應(yīng)提交部門負責人審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性等。審核通過后，由部門負責人簽字確認。3.重要文件審核：對于涉及公司重大決策、重要事項、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等重要文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導審核批準。審核通過后，方可正式印發(fā)。（三）文件的印發(fā)與發(fā)放1.文件印發(fā)：經(jīng)審核批準的文件，由綜合管理部門負責印發(fā)。印發(fā)時應(yīng)確保文件格式規(guī)范、排版整齊、印刷清晰。2.文件發(fā)放：文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)按照文件規(guī)定的發(fā)放范圍和方式進行發(fā)放。發(fā)放方式可采用紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件傳輸?shù)确绞?。對于重要文件，?yīng)進行簽收登記。（四）文件的簽收與登記1.文件簽收：文件接收人應(yīng)在收到文件時進行簽收，確認文件的名稱、份數(shù)、發(fā)放日期等信息。簽收人應(yīng)對文件的完整性和準確性負責。2.文件登記：綜合管理部門應(yīng)建立文件登記臺賬，對文件的收發(fā)情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括文件編號、標題、發(fā)文部門、發(fā)文日期、收文部門、簽收人、發(fā)放日期等信息。（五）文件的傳閱與處理1.文件傳閱：對于需要多個部門或人員傳閱的文件，綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進行傳閱。傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期和意見。2.文件處理：傳閱人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和要求，及時對文件進行處理。處理方式包括批示、承辦、轉(zhuǎn)發(fā)等。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋給綜合管理部門。（六）文件的歸檔與保管1.文件歸檔：文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)符合歸檔要求，包括文件齊全、完整、準確，簽字蓋章手續(xù)完備等。2.文件保管：綜合管理部門應(yīng)按照檔案保管要求，對歸檔文件進行妥善保管。保管方式可采用紙質(zhì)檔案保管和電子檔案保管相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。（七）文件的借閱與查閱1.文件借閱：因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。經(jīng)部門負責人或公司領(lǐng)導批準后，方可借閱。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，并辦理歸還手續(xù)。2.文件查閱：因工作需要查閱文件的，可直接到綜合管理部門查閱。查閱人應(yīng)遵守查閱紀律，不得擅自摘抄、復制、傳播文件內(nèi)容。如需摘抄、復制文件，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負責人批準。（八）文件的保密與安全1.文件保密：公司文件涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要信息，應(yīng)嚴格保密。文件管理人員和借閱查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。2.文件安全：采取有效措施確保文件的實體安全和信息安全。檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，電子檔案應(yīng)采取加密、備份等安全措施。四、檔案管理（一）檔案的分類與編號1.檔案分類：公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。各部門可根據(jù)工作需要進一步細分。2.檔案編號：檔案編號應(yīng)與文件編號相對應(yīng)，并在檔案編號后加上檔案類別代碼。例如：20230101001D，表示2023年公司行政部門的第一份行政文件對應(yīng)的文書檔案。3.檔案類別代碼：根據(jù)檔案分類確定，如WS表示文書檔案，KJ表示科技檔案等。（二）檔案的收集與整理1.檔案收集：各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時將本部門形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，并移交公司綜合管理部門歸檔。2.檔案整理：綜合管理部門應(yīng)按照檔案整理原則和方法，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理規(guī)范，便于保管和利用。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定：綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。2.檔案銷毀：對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。（四）檔案的保管與利用1.檔案保管：綜合管理部門應(yīng)按照檔案保管要求，對檔案進行妥善保管。保管方式可采用紙質(zhì)檔案保管和電子檔案保管相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。2.檔案利用：因工作需要利用檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用檔案的名稱、編號、利用原因、利用期限等信息。經(jīng)部門負責人或公司領(lǐng)導批準后，方可利用。利用檔案時，應(yīng)遵守利用紀律，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（五）檔案的數(shù)字化管理1.數(shù)字化規(guī)劃：制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化范圍、目標、任務(wù)、時間安排等內(nèi)容。2.數(shù)字化實施：按照數(shù)字化工作流程，對檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等數(shù)字化處理工作。數(shù)字化處理后的檔案應(yīng)符合相關(guān)標準和要求，便于檢索和利用。3.數(shù)字化安全：采取有效措施確保檔案數(shù)字化過程中的信息安全。數(shù)字化設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制公司建立文件檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件檔案管理制度的執(zhí)行情況、文件檔案的收集整理歸檔情況、文件檔案的保管利用情況等。（二）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應(yīng)提交整改報告，經(jīng)綜合管理部門審核確認后，存檔備案