PAGE健全檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本公司/組織檔案是指在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)完整原則：檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理室，隸屬于[具體部門]，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，定期清理過(guò)期、無(wú)用的檔案，確保檔案的質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。6.開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記等，為公司/組織的決策和管理提供依據(jù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架、保管等。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)，建立檔案目錄和索引。4.做好檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批制度，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。6.協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，錄入和維護(hù)檔案信息。7.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門及員工在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，字跡清晰，圖表工整。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存，確保其可讀性和可利用性。（二）檔案收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件，包括但不限于公司章程、制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.本公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.本公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.本公司/組織的工程建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收資料等。6.本公司/組織的科研項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。7.本公司/組織的人事檔案，包括員工履歷表、勞動(dòng)合同、工資表、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。8.本公司/組織的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等。9.本公司/組織的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等，反映公司/組織重要活動(dòng)、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的情況。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）檔案收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的文件材料整理齊全，移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集和移交。3.人事檔案應(yīng)在員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。（四）檔案收集程序1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍和要求，對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理。2.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。3.將整理好的文件材料填寫(xiě)《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。4.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)按照《檔案移交清單》進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案有權(quán)退回移交部門重新整理。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為[具體分類類別]等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄和索引。3.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案內(nèi)容。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。2.檔案架、檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌以及對(duì)本公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為[X]年。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作要求。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。3.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。5.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，配備必要的消防器材和防蟲(chóng)藥品，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足本公司/組織內(nèi)部工作需要，同時(shí)按照規(guī)定向社會(huì)提供利用。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.本公司/組織員工因個(gè)人需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱本公司/組織檔案，須出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本公司/組織檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。查閱申請(qǐng)函應(yīng)加蓋單位公章。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，如協(xié)助調(diào)查通知書(shū)、查詢函等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。5.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。6.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）利用期限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外單位查閱檔案，查閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)查閱期限，應(yīng)提前向本公司/組織檔案管理部門申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，按照相關(guān)法律規(guī)定和辦案需要確定查閱期限。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否反映本公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括檔案對(duì)本公司/組織的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等因素，綜合分析檔案的保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷毀清單》，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、日期、保管期限、來(lái)源等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便檔案的查閱和利用。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限分布等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。（三）電子檔案管理要求1.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存，確保其可讀性和可利用性。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案的背景信息、技術(shù)信息等進(jìn)行記錄和管理。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門的檔案管理情況進(jìn)行評(píng)估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。（四）問(wèn)題整改1.監(jiān)督檢查小組對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門發(fā)出《檔案管理問(wèn)題整改