PAGE慈善捐贈(zèng)檔案制度范本一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織慈善捐贈(zèng)活動(dòng)檔案管理，確保捐贈(zèng)信息真實(shí)、完整、可追溯，維護(hù)捐贈(zèng)雙方合法權(quán)益，促進(jìn)慈善事業(yè)健康發(fā)展，依據(jù)《中華人民共和國(guó)慈善法》《慈善組織信息公開辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的所有慈善捐贈(zèng)活動(dòng)所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映慈善捐贈(zèng)活動(dòng)的全過程，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理捐贈(zèng)活動(dòng)中形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及捐贈(zèng)方、受贈(zèng)方及相關(guān)個(gè)人隱私的信息予以嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善慈善捐贈(zèng)檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案安全。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好捐贈(zèng)檔案的形成、積累和移交工作。（二）捐贈(zèng)活動(dòng)執(zhí)行部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門捐贈(zèng)活動(dòng)文件資料的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理要求，規(guī)范填寫和簽署各類文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.捐贈(zèng)活動(dòng)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)捐贈(zèng)活動(dòng)，對(duì)活動(dòng)中形成的文件資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，并及時(shí)移交相關(guān)資料。2.檔案管理人員：嚴(yán)格按照檔案管理制度開展工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。三、檔案收集（一）收集范圍1.捐贈(zèng)活動(dòng)策劃階段：包括捐贈(zèng)項(xiàng)目策劃書、可行性研究報(bào)告、捐贈(zèng)意向書等。2.捐贈(zèng)洽談階段：捐贈(zèng)協(xié)議、會(huì)談紀(jì)要、往來函件等。3.捐贈(zèng)實(shí)施階段：捐贈(zèng)資金到賬憑證、物資交接清單、捐贈(zèng)儀式相關(guān)資料（如照片、視頻、新聞報(bào)道等）、受贈(zèng)方反饋資料等。4.捐贈(zèng)后續(xù)階段：捐贈(zèng)項(xiàng)目執(zhí)行情況報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、結(jié)項(xiàng)報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在捐贈(zèng)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)文件資料整理齊全，移交檔案管理部門。2.移交的文件資料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件保存處，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。3.電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.捐贈(zèng)項(xiàng)目類：按照不同的捐贈(zèng)項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目下再細(xì)分策劃、洽談、實(shí)施、后續(xù)等階段的文件。2.捐贈(zèng)資金類：包括捐贈(zèng)資金的收支憑證、銀行對(duì)賬單等。3.捐贈(zèng)物資類：物資清單、運(yùn)輸記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.捐贈(zèng)活動(dòng)宣傳類：新聞報(bào)道、宣傳資料、照片、視頻等。5.其他類：如捐贈(zèng)活動(dòng)總結(jié)、表彰材料等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行清理，去除重復(fù)、無用的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序，同一類文件按照時(shí)間順序排列。3.編制文件目錄，注明文件名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息。4.對(duì)電子文件進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)，確保便于查找和使用。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的文件資料進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將文件資料按照分類順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、項(xiàng)目名稱、年度等信息。3.編制檔案索引，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢。（二）歸檔時(shí)間每年[具體時(shí)間]對(duì)本年度的慈善捐贈(zèng)檔案進(jìn)行集中歸檔。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜（架）、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。（二）保管期限1.永久性檔案：涉及捐贈(zèng)活動(dòng)重大決策、重要協(xié)議、長(zhǎng)期跟蹤的捐贈(zèng)項(xiàng)目等文件資料，應(yīng)永久保存。2.定期檔案：一般捐贈(zèng)項(xiàng)目的文件資料保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生和安全防范工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。七、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，需提交查閱申請(qǐng)函及相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門登記，說明查閱目的和范圍。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)每次查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，查閱記錄應(yīng)保存[X]年。八、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及捐贈(zèng)方、受贈(zèng)方及相關(guān)個(gè)人隱私的信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，防止信息泄露。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)違反保密規(guī)定的人員，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.銷毀