PAGE河南大學(xué)檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)河南大學(xué)檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河南大學(xué)各單位及個(gè)人因工作需要借閱學(xué)校檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.遵循方便利用、高效服務(wù)的原則，同時(shí)保證借閱流程的規(guī)范有序。二、檔案借閱的范圍與條件（一）借閱范圍1.與本校教學(xué)、科研、管理等工作相關(guān)的各類檔案。2.經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的涉及對(duì)外交流、合作項(xiàng)目等需要查閱的檔案。（二）借閱條件1.本校教職工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《河南大學(xué)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.校外單位因工作需要查閱本校檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時(shí)間，并經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.學(xué)生因畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等特殊情況需要查閱檔案，應(yīng)提交指導(dǎo)教師簽字的申請(qǐng)，經(jīng)所在學(xué)院審核同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。三：借閱流程（一）申請(qǐng)借閱人需填寫《河南大學(xué)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。申請(qǐng)表應(yīng)提交給所在單位負(fù)責(zé)人或相關(guān)審批部門進(jìn)行審核簽字。（二）審核檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的的合理性、借閱范圍的準(zhǔn)確性、借閱人身份及權(quán)限的合規(guī)性等。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，及時(shí)通知借閱人補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（三）登記審核通過后，檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。同時(shí)，為每一份借閱檔案建立詳細(xì)的借閱記錄，以便跟蹤管理。（四）借閱借閱人憑審核通過的申請(qǐng)表和有效身份證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。檔案管理人員在發(fā)放檔案時(shí)，應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱人有關(guān)檔案保管和歸還的注意事項(xiàng)。（五）歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借檔案。如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。四、借閱期限（一）一般檔案借閱期限本校教職工借閱一般檔案，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門說明理由，并辦理延期手續(xù)。（二）重要檔案借閱期限對(duì)于涉及學(xué)校重要機(jī)密、核心業(yè)務(wù)等重要檔案，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，且必須經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的期限歸還檔案，不得擅自延長(zhǎng)。（三）學(xué)生借閱檔案期限學(xué)生因畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等查閱檔案，借閱期限一般為[X]周。學(xué)生應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成查閱，并及時(shí)歸還檔案。五、檔案借閱的限制與要求（一）限制查閱范圍1.涉及學(xué)校機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得查閱。2.檔案原件一般不予外借，確因工作需要必須外借的，須經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)。（二）查閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)制。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場(chǎng)所。如因特殊情況需要帶出，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)，且?guī)С鰰r(shí)間不得超過[X]小時(shí)。3.查閱檔案過程中，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。摘錄或復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案歸還與驗(yàn)收（一）歸還要求借閱人應(yīng)按照規(guī)定的歸還日期及時(shí)歸還所借檔案。歸還時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性，如有缺頁、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門說明原因，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）驗(yàn)收流程檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、整潔性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通核實(shí)，并要求借閱人限期整改。驗(yàn)收合格后，檔案管理人員在借閱登記冊(cè)上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。七、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校檔案管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括借閱流程的執(zhí)行情況、檔案歸還情況、檔案保管狀況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或問責(zé)。（二）外部監(jiān)督接受學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門、上級(jí)檔案管理部門等的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改落實(shí)，不斷完善檔案借閱制度。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.超出規(guī)定范圍查閱檔案。3.未按規(guī)定期限歸還檔案。4.在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)制。5.將檔案帶出指定場(chǎng)所且未辦理相關(guān)手續(xù)。6.泄露檔案機(jī)密信息。（二）處理措施1.對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人，給予批評(píng)教育，并要求其作出書面檢討。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的借閱人，視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)、暫停借閱權(quán)限等處理，并追究其所在單位的管理責(zé)任。3.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄密等嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。九、附則（