PAGE法院檔案文書處理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)法院檔案文書處理工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案文書的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案文書的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門在辦理各類案件及其他工作中形成的檔案文書處理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。本院檔案文書工作由院長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案文書的收集、整理、歸檔等工作，并接受本院檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.準(zhǔn)確及時原則。檔案文書處理過程中要確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，及時進(jìn)行收集、整理、歸檔，不得積壓延誤。3.齊全完整原則。全面收集反映本院各項工作活動的檔案文書，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案文書的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案文書的收集（一）收集范圍1.各類案件的立案材料、審理過程中形成的法律文書、證據(jù)材料、合議庭評議記錄、審判委員會討論記錄等。2.本院發(fā)布的各類文件、通知、公告、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.本院與其他單位往來的函件、合同、協(xié)議等。4.本院工作人員的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文書的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于承辦案件過程中形成的文件材料，承辦人員應(yīng)在案件辦結(jié)后及時整理，按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。3.對于本院發(fā)布的文件，文件起草部門應(yīng)在文件印發(fā)后及時將定稿及相關(guān)附件收集齊全，移交檔案管理部門。4.對于與其他單位往來的文件，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后，將原件及相關(guān)復(fù)印件收集整理，移交檔案管理部門。5.收集的檔案文書應(yīng)保持文件的原始面貌，不得隨意涂改、損毀。三、檔案文書的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照案件類別進(jìn)行分類，如刑事、民事、行政等案件。2.對于每類案件，按照案件辦理流程進(jìn)行細(xì)分，如立案、審理、執(zhí)行等階段。3.對于本院發(fā)布的文件，按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類，如綜合類、業(yè)務(wù)類、行政類等。4.對于其他文件材料，按照其用途和性質(zhì)進(jìn)行合理分類。（二）整理方法1.對收集到的檔案文書進(jìn)行清理，剔除重復(fù)、無用的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行排序，同一案件或同一類文件應(yīng)按照時間順序排列。3.對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、來源等信息，確保目錄與文件內(nèi)容一致。5.對文件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保存。四、檔案文書的歸檔（一）歸檔時間1.各類案件的檔案文書應(yīng)在案件辦結(jié)后的[X]個月內(nèi)歸檔。2.本院發(fā)布的文件應(yīng)在文件印發(fā)后的[X]周內(nèi)歸檔。3.其他文件材料應(yīng)在形成后的[X]個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.承辦人員將整理好的檔案文書移交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，在檔案文書上簽字確認(rèn)，并填寫檔案移交清單。3.承辦人員將檔案文書連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案文書進(jìn)行再次審核，核對文件的完整性、準(zhǔn)確性和分類編號等信息，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。五、檔案文書的保管（一）保管場所本院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案文書的安全保存。（二）保管方式1.按照檔案的類別和年度進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對檔案進(jìn)行上架排列，同一類檔案應(yīng)按照順序依次排列在書架上。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況。（三）保管期限1.各類案件的檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、長期和永久保管。2.短期保管的檔案保管期限為[X]年，長期保管的檔案保管期限為[X]年，永久保管的檔案應(yīng)長期保存。3.本院發(fā)布的文件和其他重要文件材料應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價值確定保管期限。六、檔案文書的利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案文書。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本院相關(guān)的檔案文書，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案文書，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。（二）利用程序1.本院工作人員查閱、借閱檔案文書，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案文書。3.查閱、借閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案文書，不得擅自將檔案文書帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案文書，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案文書，不得涂改、損毀、丟失檔案文書。查閱、借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。5.外單位查閱、借閱與本院相關(guān)的檔案文書，應(yīng)提前向本院提出申請，經(jīng)本院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照本院工作人員查閱、借閱檔案文書的程序辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案文書的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案文書進(jìn)行鑒定，確定檔案文書是否仍有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織本院相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案文書的內(nèi)容、性質(zhì)、保存價值等因素，對檔案文書進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對于經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案文書，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)本院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的場所進(jìn)行。銷毀過程中應(yīng)確保檔案文書的徹底銷毀，防止檔案信息的泄露。3.檔案銷毀應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀檔案文書的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本院檔案文書管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案文書的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案文書管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門應(yīng)組織人員對紙質(zhì)檔案文書進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案文書的分類和編號進(jìn)行存儲。2.在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，與紙質(zhì)檔案文書內(nèi)容一致。3.對錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)應(yīng)用1.本院工作人員可通過檔案文書管理信息系統(tǒng)查閱、檢索檔案文書，提高工作效率。2.檔案管理部門應(yīng)利用系統(tǒng)對檔案文書的收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行管理，實現(xiàn)檔案文書處理的信息化流程。3.加強(qiáng)對檔案文書管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本院設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由本院紀(jì)檢監(jiān)察部門、檔案管理部門等人員組成，負(fù)責(zé)對本院檔案文書處理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案文書的收集、整理、歸檔等工作是否符合本制度的規(guī)定。2.檔案文書的保管是否安全妥善，是否存在丟失、損壞、泄密等情況。3.檔案文書的利用是否規(guī)范，是否按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案信息化管理工作是否正常開展，數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確完整。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。檔案管理監(jiān)督檢查小組定期對本院各部門的檔案文書處理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.不定期抽查