PAGE企業(yè)檔案管理各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部。2.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立初期的各類文件、證照、批文等。2.公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類文件，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。3.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.公司的技術(shù)文件、圖紙、專利資料等。6.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。7.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)記錄等。8.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)項(xiàng)等。9.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得遺漏重要文件。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、財(cái)務(wù)管理類、技術(shù)管理類、人力資源管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理裝訂，確保文件的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保檔案的價(jià)值得到準(zhǔn)確評(píng)估。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（三）鑒定程序1.綜合管理部定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，成員包括綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保管期限。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成檔案鑒定報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案架上，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，防止檔案因環(huán)境因素受損。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交綜合管理部審批。3.綜合管理部根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)注、污損等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交綜合管理部。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。3.綜合管理部對(duì)接收的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、分類、編號(hào)等工作，納入公司檔案管理體系。八、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱范圍等。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.做好檔案的防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵等工作，確保檔案安全。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)被篡改、丟失或泄露。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程。（二）認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。（三）嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。（四）積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，