PAGE檔案館查借閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，規(guī)范檔案的查借閱利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及員工對(duì)檔案館檔案的查借閱利用活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案的查借閱利用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及本公司/組織相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查借閱利用過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全的前提下，積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案查借閱利用的主體與范圍（一）查借閱利用主體1.本公司/組織內(nèi)部員工，包括正式員工、試用期員工等。2.因工作需要，經(jīng)公司/組織授權(quán)的外部單位或個(gè)人。（二）查借閱利用范圍1.各類(lèi)文書(shū)檔案，包括公司/組織的文件、通知、報(bào)告、決議等。2.業(yè)務(wù)檔案，如項(xiàng)目檔案、合同檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.科技檔案，涉及公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、設(shè)備檔案等。4.其他檔案，如人事檔案、聲像檔案等，但需符合相關(guān)規(guī)定的查借閱條件。三、檔案查借閱利用的流程（一）申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查借閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、文號(hào)、日期、查閱目的等內(nèi)容，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位或個(gè)人申請(qǐng)查閱檔案，需提供單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，并填寫(xiě)《檔案查借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）審批1.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的查閱申請(qǐng)，結(jié)合工作實(shí)際情況，認(rèn)真審核查閱目的及必要性，簽署審批意見(jiàn)。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外部單位或個(gè)人的查閱申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，審批通過(guò)后在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)。（三）查閱1.申請(qǐng)人持經(jīng)審批通過(guò)的《檔案查借閱申請(qǐng)表》到檔案館辦理查閱手續(xù)。檔案館工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，核對(duì)申請(qǐng)人身份，并按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案館指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館。查閱過(guò)程中，申請(qǐng)人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)提前向檔案館工作人員提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可進(jìn)行。（四）借閱1.因工作需要借閱檔案的，申請(qǐng)人應(yīng)在申請(qǐng)表中明確借閱期限，并經(jīng)審批同意。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)與申請(qǐng)人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對(duì)檔案狀況，并辦理借閱登記手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。四、檔案查借閱利用的權(quán)限與限制（一）權(quán)限1.查閱權(quán)限：一般員工可查閱與其工作相關(guān)的一般性檔案。部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱本部門(mén)及下屬部門(mén)的相關(guān)檔案，以及涉及公司/組織整體工作的部分檔案。公司/組織高層管理人員可查閱公司/組織所有檔案，但涉及機(jī)密事項(xiàng)的檔案查閱需按規(guī)定程序?qū)徟?.借閱權(quán)限：因工作需要，部分崗位員工經(jīng)審批后可借閱與其工作密切相關(guān)的檔案，但借閱期限和數(shù)量應(yīng)嚴(yán)格控制。重要檔案的借閱需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱期限較短，并需采取特殊的安全保管措施。（二）限制1.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱和借閱需嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，限制知悉范圍。2.檔案原件原則上不得外借，確因工作需要外借的，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保障措施。3.正在辦理過(guò)程中的重要檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱，以免影響工作的正常開(kāi)展。五、檔案查借閱利用的安全與保密措施（一）安全措施1.檔案館應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.查閱和借閱檔案時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)監(jiān)督申請(qǐng)人的行為，防止因不當(dāng)操作導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。（二）保密措施1.對(duì)涉及機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人和保密期限。2.查閱和借閱此類(lèi)檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。3.在查閱場(chǎng)所，應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如隔斷、屏蔽設(shè)備等，防止檔案信息被他人竊取或偷聽(tīng)。4.檔案館工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密意識(shí)教育，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。六、檔案查借閱利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案查借閱利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案查閱和借閱手續(xù)是否齊全、檔案利用是否符合規(guī)定目的、檔案安全與保密措施是否落實(shí)等。2.檔案館工作人員應(yīng)建立檔案查借閱利用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次查借閱利用活動(dòng)的相關(guān)信息，包括申請(qǐng)人、查閱/借閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)、查閱/借閱期限等，以便于監(jiān)督和管理。（二）考核1.將檔案查借閱利用工作納入公司/組織員工績(jī)效考核體系，對(duì)嚴(yán)格遵守檔案查借閱利用制度、積極為工作提供檔案支持的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反檔案查借閱利用制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附則