PAGE干部人事檔案利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范干部人事檔案的利用工作，充分發(fā)揮干部人事檔案在組織人事工作中的重要作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有干部人事檔案的利用活動，包括但不限于查閱、借閱、出具證明等。（三）基本原則1.依規(guī)利用原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和干部人事檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則加強檔案安全管理，嚴格保密措施，防止檔案信息泄露，確保干部人事檔案的安全與完整。3.服務(wù)工作原則以服務(wù)公司/組織的干部人事工作為宗旨，合理、高效地利用干部人事檔案，為干部選拔任用、教育培訓(xùn)、考核評價等提供有力支持。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.干部選拔任用、調(diào)配、交流、獎懲等工作。2.干部的教育培訓(xùn)、考核評價、職稱評定等工作。3.辦理出國（境）政審、社會保險、住房公積金等手續(xù)。4.處理干部人事工作中的歷史遺留問題。5.其他因工作需要查閱干部人事檔案的情況。（二）利用條件1.查閱干部人事檔案應(yīng)填寫《干部人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)查閱部門負責人簽字同意。2.借閱干部人事檔案應(yīng)填寫《干部人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，并經(jīng)借閱部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意。3.出具干部人事檔案證明應(yīng)填寫《干部人事檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等，并經(jīng)申請部門負責人簽字同意。三、檔案查閱（一）查閱流程1.查閱人填寫《干部人事檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人審核簽字。2.將申請表交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)查閱內(nèi)容和權(quán)限進行審批。3.審批通過后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間和范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍攝，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序辦理。5.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在《干部人事檔案查閱登記表》上簽字確認，歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完整無損。（二）查閱權(quán)限1.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子成員因工作需要查閱干部人事檔案的，可直接查閱。2.組織人事部門因干部選拔任用、調(diào)配、考核等工作需要查閱干部人事檔案的，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，可查閱相關(guān)檔案材料。3.其他部門因工作需要查閱干部人事檔案的，應(yīng)經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴格限定在與本部門工作相關(guān)的范圍內(nèi)。（三）查閱要求1.查詢?nèi)藛T必須嚴格遵守查閱紀律，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁將檔案材料帶出查閱場所。3.查閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，如需延期查閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。四、檔案借閱（一）借閱流程1.借閱人填寫《干部人事檔案借閱申請表》，提交所在部門負責人審核簽字。2.將申請表交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)借閱原因和期限進行審批。3.審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并明確借閱期限和歸還時間。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準后方可延期。5.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。（二）借閱期限干部人事檔案一般不得外借，因特殊情況確需外借的，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延期借閱，應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門申請。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)嚴格遵守借閱紀律，確保檔案安全。不得擅自將檔案帶出公司/組織，不得在非規(guī)定場所存放檔案。2.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注、圈劃、污損。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。五、檔案證明出具（一）出具流程1.申請部門填寫《干部人事檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、用途等，提交部門負責人審核簽字。2.將申請表交至檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)證明內(nèi)容進行核實。3.核實無誤后，檔案管理部門出具干部人事檔案證明，并加蓋檔案管理部門印章。4.證明出具后，檔案管理部門應(yīng)將申請表和證明存根歸檔保存。（二）證明內(nèi)容干部人事檔案證明應(yīng)根據(jù)申請部門的要求，如實提供檔案中記載的相關(guān)信息，如干部的出生日期、參加工作時間、學歷、職稱、獎懲情況等。證明內(nèi)容應(yīng)準確、完整，不得隱瞞或篡改檔案信息。（三）出具要求1.檔案管理部門應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和要求出具干部人事檔案證明，確保證明內(nèi)容真實、準確、有效。2.出具證明時，應(yīng)認真核對檔案信息，如有疑問或不確定的內(nèi)容，應(yīng)及時與檔案管理人員溝通核實。3.證明出具后，如發(fā)現(xiàn)證明內(nèi)容有誤或存在其他問題需要更正的，應(yīng)及時收回原證明，并重新出具更正后的證明。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織建立健全干部人事檔案利用監(jiān)督機制，加強對檔案利用工作的日常監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.公司/組織紀檢監(jiān)察部門應(yīng)加強對干部人事檔案利用工作的監(jiān)督，對違反規(guī)定的行為進行嚴肅查處。（二）檢查內(nèi)容1.檢查檔案利用手續(xù)是否齊全，是否符合規(guī)定的程序和要求。2.檢查檔案利用過程中是否存在違規(guī)操作，如擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，擅自擴大查閱、借閱范圍等。3.檢查檔案利用后是否及時歸還，檔案是否完整無損。（三）違規(guī)處理1.對違反干部人事檔案利用制度的單位和個人，視情節(jié)輕重，給予批評教育、責令改正、通報批評等處理。2.對違反規(guī)定造成檔案信息泄露、檔案材料損壞或丟失的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。3.對利用干部人事檔案謀取私利、進行違法違紀活動的，依法依規(guī)嚴肅查處。七、檔案利用的信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司/組織應(yīng)加強干部人事檔案利用的信息化建設(shè)，建立干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案查閱、借閱、證明出具等業(yè)務(wù)的信息化操作。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，并與公司/組織的其他信息系統(tǒng)進行有效對接，提高檔案利用工作的效率和準確性。（二）信息安全1.加強干部人事檔案信息安全管理，建立健全信息安全管理制度和技術(shù)防護措施，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等安全事故的發(fā)生。2.對檔案信息管理系統(tǒng)的操作人員進行嚴格的權(quán)限管理，確保操作人員只能在授權(quán)范圍內(nèi)進行操作。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。（三）數(shù)據(jù)備份1.建立干部人事檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案信息進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等意外情況時