PAGE預(yù)算檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司預(yù)算檔案管理，確保預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整等過程中產(chǎn)生的各類檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的預(yù)算決策、成本控制和績效管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在預(yù)算管理活動中形成的各類檔案，包括但不限于預(yù)算編制文件、預(yù)算執(zhí)行分析報告、預(yù)算調(diào)整申請及批復(fù)文件、預(yù)算考核結(jié)果等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司預(yù)算檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映預(yù)算管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護公司的商業(yè)機密。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、預(yù)算檔案的分類與編號（一）分類1.預(yù)算編制檔案包括年度預(yù)算編制大綱、各部門預(yù)算草案、預(yù)算編制說明、預(yù)算匯總表等。2.預(yù)算執(zhí)行檔案涵蓋預(yù)算執(zhí)行情況報表、預(yù)算執(zhí)行分析報告、預(yù)算執(zhí)行差異原因分析等。3.預(yù)算調(diào)整檔案有預(yù)算調(diào)整申請報告、預(yù)算調(diào)整方案、預(yù)算調(diào)整審批文件等。4.預(yù)算考核檔案包含預(yù)算考核指標(biāo)體系、預(yù)算考核結(jié)果、預(yù)算考核獎懲記錄等。5.其他相關(guān)檔案如與預(yù)算管理相關(guān)的會議紀(jì)要、合同協(xié)議、往來文件等。（二）編號預(yù)算檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。年份為檔案形成的自然年份，類別代碼根據(jù)上述分類設(shè)置，流水號為每類檔案的順序編號。例如，2023年的預(yù)算編制檔案中，預(yù)算編制大綱的編號為2023YB001。三、預(yù)算檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門預(yù)算檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.在預(yù)算管理活動結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照檔案管理要求，及時將各類檔案資料移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門移交的預(yù)算檔案進(jìn)行檢查，對不符合要求的檔案，及時通知相關(guān)部門補充完善。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的預(yù)算檔案進(jìn)行分類整理，按照編號順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對每份檔案進(jìn)行編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.對檔案中的文件資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。對于紙張破損、字跡模糊的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、預(yù)算檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的預(yù)算檔案應(yīng)及時歸檔，存入專門的檔案庫房或電子存儲設(shè)備。2.歸檔時，應(yīng)編制檔案移交清單，明確檔案名稱、數(shù)量、移交時間等信息，交接雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則，將檔案準(zhǔn)確歸入相應(yīng)的檔案柜或電子文件夾中，并建立檔案索引目錄，方便查詢。（二）保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對紙質(zhì)檔案，檢查是否有霉變、蟲蛀等情況；對電子檔案，檢查存儲設(shè)備是否正常，數(shù)據(jù)是否完整。3.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息，并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。五、預(yù)算檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱預(yù)算檔案，應(yīng)填寫《預(yù)算檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)檢查檔案是否完好無損，并在申請表上注明歸還時間。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱預(yù)算檔案的，應(yīng)填寫《預(yù)算檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或拆卷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在借閱申請表上簽字注銷。六、預(yù)算檔案的保密與安全（一）保密1.涉及公司商業(yè)機密的預(yù)算檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容進(jìn)行保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自向外部單位或個人提供、泄露預(yù)算檔案信息。3.在查閱和借閱預(yù)算檔案時，檔案管理人員應(yīng)對查閱和借閱人員進(jìn)行保密提醒，要求其遵守保密規(guī)定。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.對電子檔案的存儲和傳輸，應(yīng)采取加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。3.定期對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時采取措施，減少損失。七、預(yù)算檔案的信息化管理（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立專門的預(yù)算電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)預(yù)算檔案的電子化存儲、檢索、借閱等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護檔案管理人員應(yīng)及時將預(yù)算檔案的相關(guān)信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護，清理無效數(shù)據(jù)，更新檔案信息。（三）系統(tǒng)安全與權(quán)限管理加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對系統(tǒng)的訪問。不同人員根據(jù)其工作需要，授予相應(yīng)的查閱、借閱等權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。八、預(yù)算檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對預(yù)算檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)問題的部門和個人，及時下達(dá)整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將預(yù)算檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門和相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行考核評價。2.考核內(nèi)容