PAGE會(huì)計(jì)檔案移交銷毀制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的移交與銷毀工作，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)檔案移交與銷毀管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.移交：是指會(huì)計(jì)檔案在不同保管期限、不同部門或不同機(jī)構(gòu)之間的轉(zhuǎn)移過程。3.銷毀：是指對已超過保管期限且無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清除處理的過程。二、會(huì)計(jì)檔案移交（一）移交原則1.遵循會(huì)計(jì)檔案管理的連續(xù)性和完整性原則，確保會(huì)計(jì)檔案在移交過程中不丟失、不損壞、不泄密。2.按照規(guī)定的移交程序和要求進(jìn)行操作，明確移交雙方的責(zé)任，保證移交工作的順利進(jìn)行。（二）移交范圍1.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說明書等會(huì)計(jì)核算資料。2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等其他會(huì)計(jì)資料。3.電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件以及其他會(huì)計(jì)資料。（三）移交時(shí)間1.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本公司檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。2.因工作需要確需提前移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（四）移交程序1.編制移交清冊會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在移交會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求，對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理、分類、編號，編制移交清冊。移交清冊應(yīng)當(dāng)詳細(xì)列明會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。移交清冊一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。2.交接手續(xù)移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在移交清冊上簽名或者蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。（五）移交后的管理1.檔案機(jī)構(gòu)接收會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行妥善保管，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。2.檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理查閱、借閱手續(xù)，防止會(huì)計(jì)檔案的丟失和損壞。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。4.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。5.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。三、會(huì)計(jì)檔案銷毀（一）銷毀原則1.嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司制度規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀工作合法合規(guī)。2.確保銷毀過程中會(huì)計(jì)檔案信息的安全，防止信息泄露。3.對銷毀過程進(jìn)行記錄，以備查考。（二）銷毀范圍1.已超過保管期限且確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。2.經(jīng)鑒定后認(rèn)定為無效或不需要保存的會(huì)計(jì)檔案。（三）銷毀鑒定1.公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)當(dāng)由公司檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)當(dāng)對會(huì)計(jì)檔案的保管期限、內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性等進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，報(bào)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)編制，一式三份，分別由檔案管理機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)部門和公司負(fù)責(zé)人留存。2.審批會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。公司負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對銷毀會(huì)計(jì)檔案的必要性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并簽署審批意見。3.監(jiān)銷銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，按照銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名或者蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由公司信息管理部門派員監(jiān)銷。（五）銷毀記錄1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對會(huì)計(jì)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)當(dāng)以紙質(zhì)或電子形式保存，保存期限與會(huì)計(jì)檔案的保管期限相同。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)定期對會(huì)計(jì)檔案移交與銷毀制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會(huì)計(jì)檔案移交與銷毀工作是否符合規(guī)定的程序和要求。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、移交和銷毀等工作進(jìn)行日常監(jiān)督，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受財(cái)政、審計(jì)、稅務(wù)等有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供會(huì)計(jì)檔案資料，不得拒絕、隱匿、謊報(bào)。2.對有關(guān)部門提出的監(jiān)督檢查意見，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真整改落實(shí)，不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理工作。五、責(zé)任追究（一）違反制度的責(zé)任認(rèn)定1.對違反本制度規(guī)定，擅自移交、銷毀會(huì)計(jì)檔案，或者在會(huì)計(jì)檔案移交、銷毀過程中弄虛作假、隱瞞不報(bào)的單位和個(gè)人，應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)追究責(zé)任。2.因保管不善等原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案丟失、損壞、泄密的，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對違反本制度的單位和個(gè)人，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款、降職降薪、辭退等處理。