PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)境保護(hù)檔案管理，確保環(huán)保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)轄區(qū)內(nèi)涉及環(huán)境保護(hù)工作的各類檔案管理，包括但不限于環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、污染源排查記錄、環(huán)境執(zhí)法文件、環(huán)保項(xiàng)目資料、生態(tài)保護(hù)相關(guān)資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性與完整性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映環(huán)境保護(hù)工作的實(shí)際情況，確保檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的環(huán)保檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為環(huán)境保護(hù)決策和管理提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體措施和辦法。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保檔案，建立健全檔案管理制度和工作流程。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目和裝訂，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲蛀、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記和檔案利用效果反饋工作。6.組織開展檔案鑒定和銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門環(huán)保檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的電子檔案進(jìn)行備份和管理，確保電子檔案的安全和可利用性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、查閱等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)：包括空氣質(zhì)量監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、土壤監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。2.污染源排查記錄：對(duì)轄區(qū)內(nèi)工業(yè)污染源、農(nóng)業(yè)污染源、生活污染源等的排查情況記錄。3.環(huán)境執(zhí)法文件：環(huán)境行政處罰決定書、責(zé)令整改通知書、現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄等。4.環(huán)保項(xiàng)目資料：環(huán)保工程項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.生態(tài)保護(hù)相關(guān)資料：生態(tài)紅線劃定資料、自然保護(hù)區(qū)建設(shè)與管理資料、生態(tài)修復(fù)項(xiàng)目資料等。6.其他與環(huán)境保護(hù)工作相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整，不得涂改、偽造。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)材料，確保檔案資料的規(guī)范性。（三）整理方法1.分類按照環(huán)保檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為環(huán)境監(jiān)測(cè)類、污染源管理類、環(huán)境執(zhí)法類、環(huán)保項(xiàng)目類、生態(tài)保護(hù)類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保檔案目錄的準(zhǔn)確性和完整性。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防盜等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放，建立檔案存放索引，便于查找。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案保管對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如光盤、硬盤等，并分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可利用性。（三）保管期限劃分1.永久保管對(duì)涉及重大環(huán)境問題處理結(jié)果、重要環(huán)保政策文件、長(zhǎng)期有效的環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管定期保管期限分為30年、10年。對(duì)一般性的環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、污染源排查記錄、環(huán)境執(zhí)法文件等檔案，根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定保管期限。（四）檔案的清點(diǎn)與核對(duì)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部人員因工作需要查閱環(huán)保檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，須經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱要求提供檔案，并做好查閱登記。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記上簽字確認(rèn)。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)及時(shí)了解檔案利用情況，收集利用效果反饋信息。對(duì)檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和處理，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)環(huán)保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的環(huán)保檔案信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊，并實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔