PAGE煤礦檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦各部門、各崗位人員因工作需要借閱檔案的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案借閱過程的規(guī)范性、安全性和保密性。3.提高檔案利用效率，服務(wù)煤礦各項(xiàng)工作開展。二、檔案借閱的職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案借閱的登記、審核、發(fā)放和回收工作。3.對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案安全。（二）借閱部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)檔案借閱申請(qǐng)的提交和歸還工作。2.按照規(guī)定的用途使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.按時(shí)歸還借閱的檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）借閱人員職責(zé)1.如實(shí)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.遵守檔案借閱管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的使用場所。3.借閱結(jié)束后，及時(shí)歸還檔案，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案借閱的范圍（一）可供借閱的檔案類型1.與煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等。2.經(jīng)過整理和編目的檔案副本。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及煤礦商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、安全機(jī)密等重要信息的檔案。2.尚未解密或不宜公開的檔案。四、檔案借閱的流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人員需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）申請(qǐng)審核1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.審核重點(diǎn)包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定、借閱人員是否具備借閱資格等。3.對(duì)于涉及重要機(jī)密或限制借閱的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）檔案發(fā)放1.審核通過后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案。2.在檔案借閱登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱日期、借閱人員姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。3.將檔案發(fā)放給借閱人員，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。（四）檔案歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時(shí)，借閱人員需確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并說明情況。3.檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，核對(duì)無誤后，在檔案借閱登記簿上記錄歸還日期，并注銷借閱記錄。五、檔案借閱的期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長的，最長不得超過[X]個(gè)工作日。（二）重要檔案借閱期限對(duì)于涉及煤礦重要機(jī)密或關(guān)鍵信息的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。六、檔案借閱的使用規(guī)定（一）借閱檔案的用途限制借閱人員只能將檔案用于申請(qǐng)時(shí)注明的目的，不得擅自改變用途或轉(zhuǎn)借他人。（二）檔案使用場所規(guī)定借閱的檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所內(nèi)使用，如需帶出辦公區(qū)域，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）檔案的保護(hù)要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、污損、標(biāo)記、折疊等。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，不得自行留存或銷毀。七、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱記錄的完整性、檔案歸還情況、檔案使用狀況等。（二）不定期抽查檔案管理部門不定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行抽查，核實(shí)檔案的使用情況和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反檔案借閱管理制度的行為，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括警告、罰款、停止借閱資格等。如造成檔案損壞、丟失或泄露機(jī)密等嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案借閱的保密措施（一）借閱人員的保密義務(wù)借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱檔案涉及的機(jī)密信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。（二）檔案管理部門的保密責(zé)任檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案借閱過程中的信息嚴(yán)格保密，采取必要的安全措施，防止檔案信息泄露。（三）保密協(xié)議對(duì)于涉及重要機(jī)密的檔案借閱，檔案管理部門可與借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。九、檔案借閱的信息化管理（一）建立檔案借閱信息系統(tǒng)利用信息化技術(shù)建立檔案借閱信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審核、登記、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。（二）電子檔案借閱管理對(duì)于電子檔案的借閱，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保電子檔案的安全和保密。同時(shí)，在電子檔案借閱信息系統(tǒng)中記錄借閱情況，便于跟蹤和管理。十、附則（一）制度解釋權(quán)