PAGE高校檔案清理制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案清理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、各部門及附屬單位形成的各類檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面清理原則：對(duì)各類檔案進(jìn)行全面清查，確保無(wú)遺漏。3.分類清理原則：按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類清理。4.安全保密原則：在檔案清理過(guò)程中，確保檔案信息不泄露，保障檔案安全。二、檔案清理的組織與分工（一）檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，檔案館館長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各學(xué)院、各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案清理工作，制定清理工作方案，解決清理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案館職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案清理的具體實(shí)施細(xì)則和工作流程。2.組織開(kāi)展檔案清理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)各學(xué)院、各部門進(jìn)行檔案清理工作。3.對(duì)各學(xué)院、各部門清理后的檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收。4.負(fù)責(zé)檔案清理工作的總結(jié)和報(bào)告。（三）各學(xué)院、各部門職責(zé)1.成立本單位檔案清理工作小組，負(fù)責(zé)本單位檔案清理工作的組織實(shí)施。2.按照學(xué)校檔案清理工作方案和要求，對(duì)本單位形成的檔案進(jìn)行全面清理。3.對(duì)清理后的檔案進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案質(zhì)量。4.將清理后的檔案移交學(xué)校檔案館，并辦理交接手續(xù)。三、檔案清理的范圍與內(nèi)容（一）文書(shū)檔案1.上級(jí)來(lái)文：包括黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.本校發(fā)文：學(xué)校各部門制發(fā)的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.會(huì)議文件：學(xué)校各類會(huì)議形成的會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等。4.工作計(jì)劃與總結(jié)：各部門、各單位年度工作計(jì)劃、總結(jié)，專項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)等。5.統(tǒng)計(jì)報(bào)表：學(xué)校各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)匯總表等。（二）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃：各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱等。2.教學(xué)文件：教學(xué)改革方案、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控文件等。3.教材資料：教材編寫、選用、評(píng)估等資料。（三）科研檔案1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)等。2.科研成果文件：論文、著作、專利、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。3.科研活動(dòng)記錄：科研會(huì)議、學(xué)術(shù)交流、調(diào)研考察等記錄。（四）學(xué)生檔案1.學(xué)生學(xué)籍檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、成績(jī)單、學(xué)籍變動(dòng)記錄等。2.學(xué)生獎(jiǎng)懲檔案：學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分文件及相關(guān)材料。3.畢業(yè)生檔案：畢業(yè)生就業(yè)派遣材料、畢業(yè)鑒定等。（五）基建檔案1.工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.工程設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄等。4.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（六）設(shè)備檔案1.設(shè)備購(gòu)置文件：設(shè)備采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.設(shè)備使用維護(hù)文件：設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。3.設(shè)備報(bào)廢文件：設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、審批文件等。四、檔案清理的方法與步驟（一）準(zhǔn)備階段1.制定檔案清理工作方案，明確清理范圍、內(nèi)容、方法、步驟和時(shí)間安排。2.組織檔案清理工作人員培訓(xùn)，使其熟悉檔案清理的相關(guān)規(guī)定和要求。3.準(zhǔn)備檔案清理所需的工具和設(shè)備，如檔案盒、標(biāo)簽、裝訂機(jī)等。（二）自查階段1.各學(xué)院、各部門按照檔案清理工作方案，對(duì)本單位形成的檔案進(jìn)行全面自查。2.自查過(guò)程中，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）審核階段1.檔案館對(duì)各學(xué)院、各部門清理后的檔案進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)反饋給相關(guān)學(xué)院、部門進(jìn)行整改。（四）驗(yàn)收階段1.檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案清理工作進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案清理工作的組織實(shí)施情況、檔案清理質(zhì)量、檔案移交情況等。3.對(duì)驗(yàn)收合格的檔案，辦理移交手續(xù)，正式移交學(xué)校檔案館保管。五、檔案清理的標(biāo)準(zhǔn)與要求（一）完整性1.檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、定稿等。2.對(duì)重要文件的歷次修改稿應(yīng)一并歸檔。（二）準(zhǔn)確性1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。2.檔案中的字跡應(yīng)清晰、工整，簽字、蓋章應(yīng)齊全。（三）規(guī)范性1.檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目。2.檔案的分類、編號(hào)、裝訂應(yīng)符合要求。（四）保密性1.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.在檔案清理過(guò)程中，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案館工作人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.鑒定小組按照檔案鑒定原則，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。3.對(duì)保管期限已滿、確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊(cè)。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)學(xué)校檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案館會(huì)同保密部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等。七、檔案清理的時(shí)間安排（一）每年定期清理每年[具體時(shí)間]，各學(xué)院、各部門對(duì)本單位上一年度形成的檔案進(jìn)行清理。（二）不定期清理根據(jù)學(xué)校工作需要，不定期組織對(duì)特定類型或特定時(shí)期的檔案進(jìn)行清理。八、檔案清理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.學(xué)校檔案清理工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案清理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案館對(duì)各學(xué)院、各部門檔案清理工作進(jìn)行日常指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督