PAGE公司項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項(xiàng)目管理、決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的檔案管理，包括但不限于工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、營(yíng)銷項(xiàng)目等各類項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束全過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.真實(shí)性原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)、研發(fā)、營(yíng)銷等活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集項(xiàng)目各階段形成的各類文件資料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。5.系統(tǒng)性原則：對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。6.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各項(xiàng)目部門的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司項(xiàng)目檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門移交。明確專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案的形成、積累與項(xiàng)目進(jìn)展同步。配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。二、項(xiàng)目檔案的收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。2.項(xiàng)目規(guī)劃階段：項(xiàng)目規(guī)劃書、設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目預(yù)算等相關(guān)資料。3.項(xiàng)目實(shí)施階段各類合同、協(xié)議，包括項(xiàng)目承包合同、采購(gòu)合同、技術(shù)合作協(xié)議等。項(xiàng)目施工過程中的各類文件，如施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。項(xiàng)目研發(fā)過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、技術(shù)文檔、知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。項(xiàng)目營(yíng)銷過程中的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、宣傳資料、客戶資料等。項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、往來信函等各類文件。4.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等文件。（二）收集要求1.項(xiàng)目部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集項(xiàng)目各階段形成的文件資料。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子文件應(yīng)采用通用格式，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.對(duì)于重要文件資料的原件，應(yīng)妥善保管，如需提供復(fù)印件，應(yīng)注明原件保存處，并加蓋提供單位公章。4.項(xiàng)目部門應(yīng)定期對(duì)收集的文件資料進(jìn)行整理和核對(duì)，確保文件資料的準(zhǔn)確性和完整性。（三）收集時(shí)間1.在項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)完成后，項(xiàng)目部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)文件資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)下達(dá)后、合同簽訂后、工程階段性驗(yàn)收后等。2.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目檔案的收集整理工作，并向檔案管理部門移交。三、項(xiàng)目檔案的整理（一）整理原則1.遵循項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理工作效率。（二）分類方法1.工程項(xiàng)目工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件：如初步設(shè)計(jì)圖紙、施工圖設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更文件等。工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程變更通知等。工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程結(jié)算文件等。2.研發(fā)項(xiàng)目項(xiàng)目立項(xiàng)與規(guī)劃文件：項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)路線圖等。研究與實(shí)驗(yàn)發(fā)展文件：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)文檔等。知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件：專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記文件、商標(biāo)注冊(cè)文件等。項(xiàng)目驗(yàn)收文件：驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收意見、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。3.營(yíng)銷項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)研文件：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告、客戶需求分析報(bào)告等。營(yíng)銷策劃文件：營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳方案、促銷活動(dòng)方案等?？蛻糍Y料文件：客戶信息登記表、客戶拜訪記錄、客戶反饋意見等。營(yíng)銷活動(dòng)文件：活動(dòng)策劃書、活動(dòng)執(zhí)行記錄、活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告等。項(xiàng)目總結(jié)文件：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、營(yíng)銷業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）編號(hào)規(guī)則1.項(xiàng)目檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式為：項(xiàng)目類別代碼項(xiàng)目編號(hào)檔案分類號(hào)順序號(hào)。項(xiàng)目類別代碼：根據(jù)項(xiàng)目所屬類別，采用特定的字母或數(shù)字代碼表示，如工程項(xiàng)目用“G”表示，研發(fā)項(xiàng)目用“Y”表示，營(yíng)銷項(xiàng)目用“M”表示。項(xiàng)目編號(hào)：按照公司項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目賦予唯一的編號(hào)。檔案分類號(hào)：根據(jù)檔案分類方法，對(duì)各類檔案賦予相應(yīng)的分類號(hào)，如工程項(xiàng)目的工程前期文件分類號(hào)為“1”，工程設(shè)計(jì)文件分類號(hào)為“2”等。順序號(hào)：對(duì)同一類檔案按照形成時(shí)間或重要程度等順序進(jìn)行編號(hào)。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.對(duì)于紙張規(guī)格不符合要求的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合A4規(guī)格。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保文件的規(guī)范性和可讀性。四、項(xiàng)目檔案的保管（一）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、重要合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃等，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如一般項(xiàng)目的項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、重要設(shè)備的采購(gòu)合同等，應(yīng)長(zhǎng)期保管。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如一般性項(xiàng)目文檔、臨時(shí)性會(huì)議記錄等，應(yīng)短期保管。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案管理部門會(huì)同項(xiàng)目部門共同研究決定。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案分類順序進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理和檢索利用。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。2.檔案庫(kù)房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫(kù)房的安全。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否存在缺失重要文件的情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)是否真實(shí)可靠。3.檔案的價(jià)值：評(píng)估檔案對(duì)公司項(xiàng)目管理、決策、歷史研究等方面的利用價(jià)值。4.保管期限：根據(jù)檔案的形成時(shí)間、重要程度等因素，確定檔案的保管期限是否合理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并通知檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定內(nèi)容提出鑒定意見。3.對(duì)于確定無保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行格式化處理。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀審批表》等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查考。六、項(xiàng)目檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握項(xiàng)目檔案管理工作的動(dòng)態(tài)情況，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司要求，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送項(xiàng)目檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）利用工作1.建立項(xiàng)目檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、審批程序等。2.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供項(xiàng)目檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用