PAGE支付中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)支付中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于支付中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指支付中心在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：支付中心檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映支付中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理和保存支付中心在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善支付中心檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理支付中心各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極配合檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，認(rèn)真履行崗位職責(zé),嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、查閱登記等。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高檔案管理水平。4.做好檔案庫房的管理工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.積極開展檔案信息化工作，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.支付中心各類業(yè)務(wù)文件，包括合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、審批文件、會議紀(jì)要等。2.財(cái)務(wù)檔案，如會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)檔案、考核評價(jià)等。4.行政檔案，如辦公文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、印章使用記錄等。5.信息技術(shù)檔案，如系統(tǒng)開發(fā)文檔、程序代碼、數(shù)據(jù)備份、網(wǎng)絡(luò)配置文件等。6.客戶檔案，包括客戶基本信息、交易記錄、服務(wù)反饋等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和記錄。(二)收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，進(jìn)行整理、立卷，并定期移交檔案管理部門。3.對于重要的文件、資料和記錄，應(yīng)實(shí)行“雙套制”管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，本支付中心檔案分為綜合管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、業(yè)務(wù)管理類、信息技術(shù)類、客戶服務(wù)類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點(diǎn)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度依次排列。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和20年。2.確定檔案保管期限的原則：反映支付中心主要職能活動和基本歷史面貌的，對本中心、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。反映本中心一般工作活動，在一定時(shí)期內(nèi)對本中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。定期保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。（四）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.嚴(yán)格控制庫房溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.做好檔案庫房的安全防范工作，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本中心員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本中心檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)支付中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)支付中心主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，并不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還登記手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門可對檔案進(jìn)行整理、匯編、分析等加工，形成專題資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)工作提供參考依據(jù)。3.對于涉及重要事項(xiàng)或需要多人查閱的檔案，檔案管理部門可組織集中查閱或提供復(fù)制件。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本制度確定的檔案保管期限為依據(jù)，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行全面審查，分析其現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值。3.對雖未過保管期限，但已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、無查考利用價(jià)值的文件等，也應(yīng)進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確定失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.《檔案銷毀審批表》經(jīng)支付中心分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為支付中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立數(shù)字化檔案庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合支付中心檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)上。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等安全機(jī)制，防止檔案信息被非法訪問、篡改或泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)將新形成的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理