PAGE扶貧工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧工作檔案管理，確保扶貧工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織扶貧工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧工作項(xiàng)目所形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋扶貧工作全過程的各類文件、資料、記錄等應(yīng)全面收集，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量和管理效率。4.保密性原則：對(duì)涉及扶貧對(duì)象隱私、敏感信息的檔案要嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門扶貧工作檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管扶貧工作檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全和有效利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧工作文件材料的收集、整理，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，保證檔案質(zhì)量。3.做好檔案的保管、安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.扶貧工作規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件。2.扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.扶貧資金管理文件，如資金預(yù)算、撥款憑證、使用記錄、審計(jì)報(bào)告等。4.扶貧對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等相關(guān)資料，包括貧困戶信息采集表、幫扶手冊(cè)、脫貧認(rèn)定表等。5.扶貧工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等。6.扶貧工作調(diào)研、考察、培訓(xùn)等活動(dòng)形成的文件材料。7.扶貧工作宣傳資料、影像資料等。8.其他與扶貧工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失應(yīng)及時(shí)修復(fù)、補(bǔ)充。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢并移交檔案管理部門。2.日常工作文件材料應(yīng)定期（每月/每季度）收集整理，于次月/次季度首月[X]日前移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.項(xiàng)目類檔案：按照扶貧項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，如產(chǎn)業(yè)扶貧項(xiàng)目、教育扶貧項(xiàng)目、健康扶貧項(xiàng)目等。2.資金類檔案：按照資金來源、用途等進(jìn)行分類。3.扶貧對(duì)象類檔案：按照貧困戶所在地區(qū)、貧困類型等進(jìn)行分類。4.綜合類檔案：包括工作規(guī)劃、會(huì)議記錄、宣傳資料等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：對(duì)收集到的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類排序，去除無關(guān)的附件、重復(fù)文件等，按照文件形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行編號(hào)，編寫目錄，裝訂成冊(cè)。2.電子檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并確保電子文件的格式規(guī)范統(tǒng)一，便于檢索和利用。同時(shí)，對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和標(biāo)注，保證電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）編目要求1.紙質(zhì)檔案編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找。2.電子檔案編目：在電子檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立索引，方便快速檢索。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔的檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入歸檔信息。（二）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間將整理好的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風(fēng)良好。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類順序排列上架存放，定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案：采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，建立電子檔案?jìng)浞莨芾碇贫?，明確備份的時(shí)間間隔、存儲(chǔ)地點(diǎn)等要求。（三）安全防護(hù)1.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲藥品等。2.制定檔案庫房管理制度，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)進(jìn)行登記。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、無丟失損壞。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧工作檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱扶貧工作檔案的，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向本公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并提交有效身份證明，檔案管理部門留存復(fù)印件。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，不得擅自更改、涂抹、污損檔案。歸還檔案時(shí)應(yīng)保證檔案的完整、整潔，如有損壞、丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)扶貧工作檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合扶貧工作實(shí)際，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔