PAGE紙質(zhì)檔案保存交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司紙質(zhì)檔案的管理，確保檔案的安全、完整和有效利用，規(guī)范檔案保存與交接流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類紙質(zhì)檔案，保證檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、保存和交接應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政管理文件，包括但不限于通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等經(jīng)濟(jì)類檔案。3.人事檔案，如員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。4.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.項(xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.其他具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要文件的草稿、修改稿等，應(yīng)一并收集保存，以反映文件的形成過(guò)程。（三）整理規(guī)范1.檔案整理應(yīng)按照文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目和裝訂。2.分類方法：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法或年度問(wèn)題保管期限分類法等。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)：根據(jù)公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的機(jī)構(gòu)類別。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，劃分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。3.編號(hào)規(guī)則：檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗。目錄號(hào)：根據(jù)分類方案，對(duì)每一類檔案編制目錄號(hào)。案卷號(hào)：將同一類檔案按照一定順序排列，編制案卷號(hào)。件號(hào)：在案卷內(nèi)對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)。4.編目要求：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。5.裝訂要求：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。三、檔案的保存（一）保存場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放紙質(zhì)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。（二）存放方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.采用密集架或檔案柜存放檔案，便于管理和查找。檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)于珍貴或易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、使用防酸紙包裝等。（三）保存期限1.永久保存的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要人事任免文件等，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保存的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般業(yè)務(wù)合同、中期項(xiàng)目檔案等，保存期限為[X]年。3.短期保存的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，如一般性通知、臨時(shí)性報(bào)表等，保存期限為[X]年。（四）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保存狀況、數(shù)量、完整性等。檢查內(nèi)容包括檔案是否有破損、霉變、蟲(chóng)蛀現(xiàn)象，字跡是否清晰可辨，裝訂是否牢固等。核對(duì)檔案的數(shù)量與目錄是否一致，檔案的分類、編號(hào)是否準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)霉變檔案進(jìn)行消毒處理，對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找和補(bǔ)充等。3.建立檢查記錄檔案，詳細(xì)記錄每次檢查的時(shí)間、內(nèi)容及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和處理情況，以備查閱。四、檔案的交接（一）交接原則1.檔案交接應(yīng)遵循工作連續(xù)性和責(zé)任明確性的原則，確保檔案管理工作的順利銜接。2.交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)，明確交接責(zé)任，保證檔案的安全和完整。（二）交接范圍1.因工作調(diào)動(dòng)、崗位變動(dòng)等原因，涉及檔案管理職責(zé)轉(zhuǎn)移的人員，應(yīng)進(jìn)行檔案交接。2.部門撤銷、合并或重組時(shí)，相關(guān)檔案應(yīng)進(jìn)行交接。3.檔案管理部門內(nèi)部人員調(diào)整，涉及檔案保管區(qū)域或職責(zé)變更時(shí)，也需進(jìn)行檔案交接。（三）交接流程1.交接準(zhǔn)備交接雙方應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，整理好各自負(fù)責(zé)的檔案，編制檔案交接清單。交接清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限、存放位置等信息，并與檔案實(shí)際情況進(jìn)行核對(duì)。2.現(xiàn)場(chǎng)交接交接雙方應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接，對(duì)檔案逐一進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在交接清單上簽字確認(rèn)。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，檔案管理部門留存一份。3.特殊情況處理如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或其他問(wèn)題，交接雙方應(yīng)及時(shí)查明原因，并在交接清單上注明情況。對(duì)于存在爭(zhēng)議的檔案問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，由上級(jí)主管部門協(xié)調(diào)解決。（四）交接責(zé)任1.交接前，移交方應(yīng)對(duì)所移交檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案符合相關(guān)規(guī)定和要求。2.交接后，接收方應(yīng)對(duì)所接收檔案的保管和利用負(fù)責(zé)，并承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。3.如因交接不清導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問(wèn)題，由交接雙方共同承擔(dān)責(zé)任，并根據(jù)問(wèn)題的嚴(yán)重程度進(jìn)行相應(yīng)處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)根據(jù)工作需要，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫專門的機(jī)密檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司保密管理部門審批后，方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，申請(qǐng)人憑審批通過(guò)的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用限制1.查閱和利用檔案應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和使用方式，防止信息泄露。3.檔案查閱和利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息，以備審計(jì)和查詢。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且已失去保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷或其他原因，導(dǎo)致檔案不再具有利用價(jià)值的，經(jīng)鑒定后可予以銷毀。3.檔案在保管過(guò)程中出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、無(wú)法修復(fù)，且已無(wú)備份的，可申請(qǐng)銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫檔案銷毀鑒定表。2.鑒定表應(yīng)詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、保管期限、形成時(shí)間等信息，并說(shuō)明銷毀原因。3.組織相關(guān)部門和人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，鑒定人員應(yīng)包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等。4.鑒定人員根據(jù)檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，簽署鑒定意見(jiàn)。如對(duì)檔案的銷毀存在爭(zhēng)議，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀流程1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單內(nèi)容應(yīng)與鑒定表一致。銷毀清單一式三份，檔案管理部門、監(jiān)銷部門、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一份。2.確定銷毀方式和時(shí)間，選擇安全、環(huán)保的銷毀方式，如焚燒、粉碎等。銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案信息泄