PAGE評估檔案管理保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理保密工作，確保公司檔案信息的安全與機密性，防止檔案信息泄露，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司檔案管理過程中的保密行為，保障公司的合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在檔案管理活動中涉及的保密工作。包括但不限于文件檔案、合同檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等各類檔案資料的收集、整理、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準中關(guān)于檔案管理保密的規(guī)定，確保公司檔案管理保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則強化檔案管理保密意識，建立健全保密制度和措施，從源頭預(yù)防檔案信息泄露風險。3.分級管理原則根據(jù)檔案的重要性和敏感性，對檔案進行分級分類管理，采取相應(yīng)的保密措施，確保重點檔案得到重點保護。4.責任追究原則對違反檔案管理保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)責任人的責任。二、檔案管理保密工作組織架構(gòu)與職責（一）保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔任組長，各部門負責人為成員。保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責全面領(lǐng)導(dǎo)公司檔案管理保密工作，制定保密工作方針和政策，審議重大保密事項，協(xié)調(diào)解決保密工作中的重大問題。（二）保密工作辦公室保密工作辦公室設(shè)在公司綜合管理部，負責日常檔案管理保密工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。其主要職責包括：1.制定和完善檔案管理保密制度、流程和規(guī)范，并組織實施。2.組織開展檔案管理保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工保密意識和技能。3.負責檔案管理保密工作的日常檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。4.協(xié)調(diào)處理檔案管理保密工作中的突發(fā)事件，及時向上級報告。5.負責與外部相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)檔案管理保密工作事宜。（三）各部門職責1.檔案產(chǎn)生部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和保密工作，確保檔案信息的準確、完整和安全。按照公司檔案管理保密制度的要求，對涉及保密的檔案進行標識和管理，明確檔案的密級和保密期限。在檔案的流轉(zhuǎn)過程中，嚴格履行交接手續(xù)，防止檔案信息泄露。2.檔案保管部門指定專人負責檔案的保管工作，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。按照檔案的分類和編號，對檔案進行有序存放，便于查找和利用。定期對檔案進行盤點和清查，確保檔案數(shù)量和質(zhì)量的準確性。嚴格控制檔案的查閱和借閱權(quán)限，對查閱和借閱情況進行詳細記錄。3.檔案利用部門在利用檔案時，嚴格遵守檔案管理保密制度的規(guī)定，不得擅自擴大檔案的使用范圍和傳播對象。如需復(fù)制檔案，必須經(jīng)過檔案管理部門的審批，并按照規(guī)定進行登記和編號。對使用后的檔案及時歸還檔案保管部門，并確保檔案的完整性和保密性。三、檔案的分類與密級劃分（一）檔案分類公司檔案按照來源、內(nèi)容、形式等因素進行分類，主要分為以下幾類：1.行政管理類檔案包括公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案涵蓋市場調(diào)研資料、銷售合同、采購合同、客戶信息、業(yè)務(wù)報表等。3.財務(wù)審計類檔案包含財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。4.人力資源類檔案如員工簡歷、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)檔案、績效考核資料等。5.技術(shù)研發(fā)類檔案涉及技術(shù)方案、研發(fā)報告、專利資料、技術(shù)圖紙、實驗數(shù)據(jù)等。6.項目管理類檔案包括項目立項文件、項目計劃、項目進度報告、項目驗收資料等。（二）密級劃分根據(jù)檔案的重要性、敏感性和保密性要求，將檔案劃分為以下三個密級：1.絕密級涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策信息、關(guān)鍵技術(shù)資料等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。絕密級檔案嚴格限制知悉范圍，只有經(jīng)過公司最高管理層批準的特定人員才能接觸和處理。2.機密級包含重要業(yè)務(wù)信息、財務(wù)數(shù)據(jù)、人事機密等，泄露后會對公司的正常運營和利益產(chǎn)生重大影響。機密級檔案的知悉范圍應(yīng)嚴格控制在相關(guān)業(yè)務(wù)部門和特定崗位人員。3.秘密級一般涉及公司內(nèi)部一般性的工作信息和資料，其泄露可能對公司造成一定的不利影響。秘密級檔案的查閱和使用需經(jīng)過相應(yīng)部門負責人的審批。四、檔案管理保密措施（一）檔案收集與整理環(huán)節(jié)1.檔案產(chǎn)生部門應(yīng)及時收集本部門的各類檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。在收集過程中，對涉及保密的檔案要進行特別標識，注明密級和保密期限。2.檔案整理人員在整理檔案時，要嚴格按照公司檔案分類標準進行分類和編號，確保檔案的有序存放。對于不同密級的檔案，應(yīng)分別整理存放，避免混淆。3.在檔案整理過程中，對發(fā)現(xiàn)的檔案信息不完整或存在疑問的情況，要及時與相關(guān)部門或人員溝通核實，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。（二）檔案存儲環(huán)節(jié)1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案存儲要求。2.檔案存儲應(yīng)按照檔案的分類和編號進行有序排列，便于查找和管理。對于不同密級的檔案，應(yīng)分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標識。3.采用電子存儲方式的檔案，應(yīng)進行加密存儲，并定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫房應(yīng)安排專人負責管理，嚴格限制無關(guān)人員進入。管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行巡查，檢查檔案存儲環(huán)境和設(shè)備的運行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）檔案查閱與借閱環(huán)節(jié)1.嚴格檔案查閱和借閱審批制度。查閱和借閱檔案應(yīng)填寫申請表，注明查閱或借閱的目的、檔案名稱、密級等信息，經(jīng)相關(guān)部門負責人或授權(quán)人員審批后方可進行。2.對于絕密級檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準方可查閱和借閱。查閱和借閱過程中，應(yīng)有專人陪同，確保檔案信息不被泄露。3.檔案查閱和借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，必須經(jīng)過檔案管理部門的審批，并按照規(guī)定進行登記和編號。4.檔案查閱和借閱期限應(yīng)嚴格按照審批要求執(zhí)行，到期后應(yīng)及時歸還檔案保管部門。檔案保管部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和保密性。（四）檔案利用環(huán)節(jié)1.在檔案利用過程中，如進行檔案的統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘等工作，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息不被泄露。2.如需將檔案提供給外部單位或個人使用，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息在使用過程中的安全性。3.對檔案利用過程中產(chǎn)生的衍生資料，如分析報告、研究成果等，應(yīng)按照公司檔案管理保密制度的要求進行管理，明確其密級和保密期限。（五）檔案銷毀環(huán)節(jié)1.檔案銷毀應(yīng)遵循嚴格的審批程序。對于超過保管期限或已失去保存價值的檔案，由檔案產(chǎn)生部門或保管部門提出銷毀申請，經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，報公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。3.檔案銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱和審計。五、檔案管理保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司保密工作辦公室定期對各部門檔案管理保密工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案存儲環(huán)境、查閱借閱登記等方面。2.各部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，對本部門檔案管理保密工作進行全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。3.公司內(nèi)部審計部門不定期對檔案管理保密工作進行審計監(jiān)督，重點檢查檔案管理保密制度的合規(guī)性、檔案信息的安全性等方面。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案管理保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違反檔案管理保密制度給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。3.對于違反法律法規(guī)的行為，公司將依法追究相關(guān)責任人的法律責任。六、檔案管理保密宣傳教育與培訓(xùn)（一）宣傳教育1.公司通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、電子郵件等多種形式，定期開展檔案管理保密宣傳教育活動，提高員工的保密意識。2.在公司內(nèi)部會議、培訓(xùn)等場合，適時強調(diào)檔案管理保密工作的重要性，提醒員工遵守保密制度。（二）培訓(xùn)1.制定檔案管理保密培訓(xùn)計劃，定期組織員工參加培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理保密法律法規(guī)、公司檔案管理保密制度、保密技能等方面。2.根據(jù)不同崗位的需求，開展針對性的檔案管理保密培訓(xùn)，確保員工掌握與其