PAGE工程檔案流轉(zhuǎn)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的流轉(zhuǎn)管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有工程項目檔案從形成到歸檔及后續(xù)利用過程中的流轉(zhuǎn)管理。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、流轉(zhuǎn)等過程應(yīng)符合國家及行業(yè)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.及時性原則：工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成，并及時流轉(zhuǎn)，避免積壓延誤。5.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、工程檔案的分類與編號（一）分類1.前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等各類設(shè)計圖紙、文件。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.設(shè)備文件：設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作手冊等。（二）編號為便于工程檔案的識別與管理，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“項目名稱分類代碼流水號”的形式。例如：[項目名稱]Q001，表示該項目的前期文件中的第1份文件。分類代碼按照上述分類依次設(shè)定為Q（前期文件）、S（設(shè)計文件）、G（施工文件）、J（監(jiān)理文件）、Y（竣工驗收文件）、E（設(shè)備文件）。流水號根據(jù)文件形成的先后順序依次編排。三、工程檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門及崗位人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時、準(zhǔn)確地形成各自工作范圍內(nèi)的工程文件。文件內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。2.工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，禁止使用易褪色的書寫材料。（二）收集職責(zé)1.項目經(jīng)理：負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)項目各參建單位的檔案收集工作，對項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)總責(zé)。2.項目技術(shù)負(fù)責(zé)人：指導(dǎo)和督促項目技術(shù)人員及時收集整理施工技術(shù)文件，確保施工文件的質(zhì)量。3.資料員：具體負(fù)責(zé)各類工程文件的日常收集、整理和保管工作，建立工程文件收集臺賬，記錄文件的名稱、來源、收集時間等信息。（三）收集范圍1.項目建設(shè)過程中形成的各類紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等均應(yīng)納入收集范圍。2.與工程有關(guān)的外部文件，如政府部門的審批文件、相關(guān)單位的往來函件等也應(yīng)收集歸檔。四、工程檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.紙質(zhì)文件按照分類要求，對收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類。同一類文件按照時間順序排列，對于有內(nèi)在邏輯關(guān)系的文件，應(yīng)按照其邏輯順序排列。編寫頁號，在文件的右上角或右下角用鉛筆編寫頁號，以便于查找和統(tǒng)計。填寫卷內(nèi)目錄，包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容，卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷首。裝訂成冊，對于厚度超過規(guī)定的文件，應(yīng)進(jìn)行拆分裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。編制卷內(nèi)備考表，說明卷內(nèi)文件的整理情況，包括文件的數(shù)量、缺損情況、整理人、審核人等信息，備考表應(yīng)排列在卷尾。填寫案卷封面，包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級等內(nèi)容，案卷封面應(yīng)書寫工整、清晰。2.電子文件按照分類要求，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件分類存儲。電子文件的命名應(yīng)規(guī)范，采用“項目名稱分類代碼流水號文件題名”的格式，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和類別。對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，記錄文件的形成時間、來源、作者、格式等信息，以便于檢索和利用。定期對電子文件進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）整理期限工程檔案應(yīng)在工程建設(shè)過程中及時整理，一般每月進(jìn)行一次小整理，每季度進(jìn)行一次全面整理。工程竣工后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成全部檔案的整理工作。五、工程檔案的流轉(zhuǎn)流程（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.文件形成部門：文件形成后，由形成部門的資料員進(jìn)行初步整理，填寫文件交接清單，注明文件名稱、數(shù)量、形成時間等信息，將文件移交至項目資料員。2.項目資料員：收到文件后，對文件進(jìn)行進(jìn)一步審核和整理，按照分類編號要求進(jìn)行分類存放，并更新工程文件收集臺賬。對于需要其他部門協(xié)同處理的文件，及時進(jìn)行分發(fā)。3.相關(guān)部門：收到項目資料員分發(fā)的文件后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成文件的處理工作，并將處理結(jié)果反饋給項目資料員。處理結(jié)果包括文件的審批意見、修改后的文件等。4.項目資料員：根據(jù)各部門的反饋意見，對文件進(jìn)行最終整理和歸檔。對于需要長期保存的文件，應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放，并建立檔案檢索目錄。（二）外部流轉(zhuǎn)1.與建設(shè)單位的流轉(zhuǎn)項目資料員定期向建設(shè)單位報送工程進(jìn)展情況及相關(guān)檔案資料，包括月度工程進(jìn)度報告、季度工程總結(jié)報告等。在工程竣工驗收前，按照建設(shè)單位的要求，提交完整的工程檔案資料，協(xié)助建設(shè)單位組織檔案預(yù)驗收。工程竣工驗收合格后，將工程檔案正式移交建設(shè)單位，并辦理交接手續(xù)，雙方在交接清單上簽字確認(rèn)。2.與監(jiān)理單位的流轉(zhuǎn)項目資料員及時將工程施工文件報送監(jiān)理單位審核，監(jiān)理單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。監(jiān)理單位定期向項目資料員提供監(jiān)理文件，包括監(jiān)理月報、監(jiān)理通知等，項目資料員應(yīng)將監(jiān)理文件與施工文件一并整理歸檔。3.與其他相關(guān)單位的流轉(zhuǎn)：根據(jù)工程建設(shè)需要，與勘察單位、設(shè)計單位、設(shè)備供應(yīng)商等相關(guān)單位進(jìn)行文件資料的流轉(zhuǎn)。流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)明確文件的傳遞方式、傳遞時間等要求，確保文件的及時、準(zhǔn)確傳遞。六、工程檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到項目資料員處辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密或重要項目的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.外部單位因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由項目資料員陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（三）利用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。2.如需對檔案進(jìn)行復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)項目資料員同意，并在復(fù)印件或摘錄件上加蓋“僅供參考”章。3.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、工程檔案的保管與維護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的工程檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火（采用防火門、防火卷簾等設(shè)施）、防潮（安裝除濕設(shè)備）、防蟲（放置防蟲藥品）、防盜（安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)）、防光（采用遮光窗簾）、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，避免檔案直接接觸地面和墻壁。3.電子檔案應(yīng)存儲在多種存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行異地備份，定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）維護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、褪色等情況，如有問題應(yīng)及時采取修復(fù)措施。2.對電子檔案進(jìn)行定期殺毒和數(shù)據(jù)維護(hù)，防止病毒感染和數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，對到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對于失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。八、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目技術(shù)負(fù)責(zé)人、資料員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對工程檔案的保管期限、價值等進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定工程檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限、重要性等級等。2.對于具有重要歷史價值、涉及公司核心利益、對工程質(zhì)量和安全有重大影響的檔案，應(yīng)長期保存；對于一般性的工程文件，可根據(jù)實際情況確定保管期限為[X]年或[X]年。（三）銷毀程序1.鑒定小組對到期檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出銷毀意見，填寫《工程檔案銷毀申請表》。2.《工程檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定