PAGE檔案建立收丶發(fā)文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范收、發(fā)文流程，確保文件的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞與妥善保存，提高工作效率，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位之間的文件收、發(fā)管理。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則：確保文件的傳遞迅速、處理及時(shí)，不延誤工作。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式符合要求，收發(fā)流程規(guī)范有序。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)文件的安全，防止文件丟失、泄露，確保文件信息的保密性。二、收文管理（一）收文渠道1.公司/組織設(shè)立專門的文件接收郵箱，用于接收外部單位發(fā)送的正式文件。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)定期查看郵箱，及時(shí)下載文件。2.設(shè)立公司/組織文件收發(fā)室，負(fù)責(zé)接收通過郵寄、專人送達(dá)等方式的外來文件。收發(fā)室工作人員應(yīng)做好文件的簽收記錄。3.對(duì)于通過傳真方式接收的文件，傳真機(jī)所在部門應(yīng)及時(shí)將傳真文件整理并移交至文件管理人員。（二）收文登記1.文件管理人員在收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件的名稱、文號(hào)、來文單位、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)、附件等信息。2.收文登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記信息清晰、準(zhǔn)確、完整。登記簿應(yīng)妥善保存，以備查閱。（三）文件初審1.文件管理人員對(duì)收到的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性、格式規(guī)范性、密級(jí)標(biāo)注等。2.對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。（四）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍。重要文件應(yīng)呈送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)閱批，一般性文件可按照部門職責(zé)分工進(jìn)行傳閱。2.文件傳閱應(yīng)遵循“高效、有序”的原則，確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳至相關(guān)人員手中。傳閱過程中，傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間。3.對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，并及時(shí)跟蹤處理進(jìn)度，確保文件得到及時(shí)處理。(五)文件承辦1.承辦部門或人員接到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)。辦理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司/組織的各項(xiàng)規(guī)定，確保辦理結(jié)果符合要求。2.承辦人員在辦理文件過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括辦理步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、處理結(jié)果等。辦理完畢后，應(yīng)將文件及相關(guān)辦理結(jié)果及時(shí)反饋給文件管理人員。（六）文件催辦1.文件管理人員負(fù)責(zé)對(duì)承辦部門或人員的文件辦理情況進(jìn)行催辦。對(duì)于超過規(guī)定辦理期限的文件，應(yīng)及時(shí)發(fā)出催辦通知，提醒承辦人員加快辦理進(jìn)度。2.催辦通知應(yīng)明確文件內(nèi)容、催辦原因、要求完成的時(shí)間等信息。承辦人員應(yīng)在接到催辦通知后及時(shí)回復(fù)辦理進(jìn)展情況。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦人員應(yīng)將文件原件及相關(guān)辦理結(jié)果整理后移交至檔案管理人員進(jìn)行歸檔。2.檔案管理人員按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.歸檔文件應(yīng)妥善保存，便于日后查閱和利用。檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍和權(quán)限。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.各部門根據(jù)工作需要起草發(fā)文文稿。擬稿人應(yīng)確保文稿內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰，語言表達(dá)規(guī)范。2.發(fā)文文稿應(yīng)注明文件標(biāo)題、主送單位、抄送單位、密級(jí)、緊急程度等信息。涉及重要事項(xiàng)或重大決策的文件，應(yīng)經(jīng)過充分的調(diào)研和論證。（二）審核把關(guān)1.發(fā)文文稿起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審重點(diǎn)檢查文稿內(nèi)容是否符合公司/組織的政策方針、工作實(shí)際，格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^后的文稿，提交至公司/組織辦公室進(jìn)行審核。辦公室審核人員應(yīng)從文件的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面進(jìn)行全面審查，并提出修改意見。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門或重大事項(xiàng)的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，充分征求各方意見，確保文件的科學(xué)性和可行性。（三）簽發(fā)審批1.經(jīng)審核通過的發(fā)文文稿，按照公司/組織的審批流程提交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、必要性、合規(guī)性等進(jìn)行最終把關(guān)，并簽署審批意見。2.簽發(fā)后的文件應(yīng)明確簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期等信息。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不得印發(fā)。（四）編號(hào)排版1.文件管理人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見，對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，便于文件的識(shí)別和管理。,2.按照公文格式要求，對(duì)文件進(jìn)行排版。排版過程中應(yīng)注意字體、字號(hào)、行距、頁邊距等規(guī)范，確保文件格式統(tǒng)一、美觀。（五）印制分發(fā)1.根據(jù)排版后的文件電子稿，安排專人進(jìn)行印制。印制過程中應(yīng)嚴(yán)格控制文件質(zhì)量，確保字跡清晰、頁面整潔。2.文件印制完成后，按照文件的主送單位、抄送單位進(jìn)行分類封裝，并及時(shí)分發(fā)。分發(fā)方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、專人送達(dá)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取?.在文件分發(fā)過程中，應(yīng)做好分發(fā)記錄，包括分發(fā)時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、接收單位等信息，確保文件準(zhǔn)確無誤地送達(dá)相關(guān)單位。（六）發(fā)文存檔1.文件分發(fā)后，文件管理人員應(yīng)將發(fā)文的原稿、電子稿、簽發(fā)件、印制件等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔資料應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，便于日后查閱和追溯文件的流轉(zhuǎn)過程。四、文件保密管理（一）保密責(zé)任1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，履行保密義務(wù)。各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門文件保密工作負(fù)總責(zé)，確保本部門員工了解并遵守保密規(guī)定。2.文件管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文件的保密管理，嚴(yán)格控制文件的查閱、借閱范圍，防止文件泄露。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的文件，應(yīng)明確標(biāo)注密級(jí)，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。2.在文件的收發(fā)、傳閱、承辦、歸檔等過程中，應(yīng)避免無關(guān)人員接觸文件。對(duì)于因工作需要必須接觸機(jī)密文件的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.禁止在非保密場(chǎng)所談?wù)摗鞑C(jī)密文件內(nèi)容。嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳輸涉及公司/組織機(jī)密的文件，確需傳輸?shù)模瑧?yīng)采取加密等安全措施。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織定期對(duì)文件保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括文件的保管情況、保密措施的落實(shí)情況、人員的保密意識(shí)等。2.對(duì)于違反文件保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。五、文件信息化管理（一）電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司/組織統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化收、發(fā)、存儲(chǔ)、查閱等功能。2.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理、版本控制、備份恢復(fù)等功能，確保電子文件的安全、可靠管理。（二）電子文件的收、發(fā)流程1.外部單位發(fā)送的電子文件，通過文件接收郵箱或電子文件管理系統(tǒng)接口進(jìn)行接收。接收后，文件管理人員應(yīng)及時(shí)將電子文件導(dǎo)入電子文件管理系統(tǒng)，并進(jìn)行登記和初審。2.公司/組織內(nèi)部的發(fā)文，擬稿人在電子文件管理系統(tǒng)中起草文稿，按照審核、簽發(fā)流程完成后，由文件管理人員進(jìn)行編號(hào)、排版，并通過系統(tǒng)進(jìn)行分發(fā)。（三）電子文件的存儲(chǔ)與備份1.電子文件應(yīng)按照分類、編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件存儲(chǔ)的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е挛募G失。（四）電子文件的查閱與利用1.員工可通過電子文件管理系統(tǒng)按照權(quán)限查閱電子文件。查閱過程中，系統(tǒng)應(yīng)記錄查閱時(shí)間、查閱人員等信息。2.對(duì)于需