PAGE不斷強(qiáng)化檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.兼職檔案員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案的日常管理工作，確保檔案的準(zhǔn)確、完整。3.各部門(mén)在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料交兼職檔案員進(jìn)行整理，不得自行留存或銷(xiāo)毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本公司/組織召開(kāi)的重要會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。6.本公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、基本建設(shè)等方面的文件材料。7.本公司/組織的干部任免、職工獎(jiǎng)懲、工資福利等方面文件材料。8.本公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)活動(dòng)的文件、照片、錄像等材料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理部門(mén)進(jìn)行處理。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不符合要求的應(yīng)進(jìn)行整理或復(fù)制。（三）整理方法1.檔案管理部門(mén)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.檔案分類(lèi)應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等類(lèi)別。3.編號(hào)應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編目應(yīng)包括檔案的題名、日期、編號(hào)、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的原貌，對(duì)于破損或褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。4.人事檔案應(yīng)隨時(shí)歸檔。5.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.將審核后的檔案移交檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行再次審核，無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)按照分類(lèi)編號(hào)順序?qū)n案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)等信息。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理部門(mén)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。3.在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止失密。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上做好記錄。4.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。（三）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案檢索工具、參考資料等。2.對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)規(guī)定進(jìn)行限制利用，并做好相關(guān)記錄。3.鼓勵(lì)公司/組織員工充分利用檔案資源，開(kāi)展業(yè)務(wù)研究和工作創(chuàng)新，提高工作效率和質(zhì)量。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案工作的實(shí)際情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）移交工作1.公司/組織撤銷(xiāo)、合并或分立時(shí)應(yīng)由原檔案管理部門(mén)編制檔案移交清冊(cè)，向有關(guān)部門(mén)或單位辦理檔案移交手續(xù)。2.人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將