PAGE檔案用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案用印管理，規(guī)范用印行為，確保公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在處理各類檔案事務(wù)時(shí)涉及的印章使用管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：用印必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)、真實(shí)有效。2.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管和使用過程中的安全保密措施，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用。3.責(zé)任明確原則：明確用印申請人、審批人、用印人等相關(guān)人員的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、印章種類及管理（一）印章種類1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、合同、協(xié)議等重要文書的簽署。2.法人章：用于特定的法人授權(quán)事項(xiàng)及相關(guān)法律文件的簽署。3.部門章：用于各部門內(nèi)部文件、報(bào)表、通知等的蓋章。4.合同專用章：專門用于公司各類合同的簽訂。（二）印章保管1.公司公章、法人章由總經(jīng)理辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章使用情況。2.部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，并報(bào)總經(jīng)理辦公室備案。3.合同專用章由合同管理部門指定專人保管，嚴(yán)格按照合同審批流程使用。（三）印章使用登記1.印章保管人在每次使用印章前，必須對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行審核，確認(rèn)符合用印規(guī)定后，方可進(jìn)行登記。2.登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。三、用印審批流程（一）申請1.用印申請人需填寫《檔案用印申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)的內(nèi)容、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.申請表應(yīng)附相關(guān)文件的原件或復(fù)印件，以便審批人審核。（二）部門審核1.用印事項(xiàng)涉及本部門的，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確認(rèn)事項(xiàng)的真實(shí)性、必要性和合規(guī)性，并簽字審批。2.用印事項(xiàng)涉及多個(gè)部門的，需分別經(jīng)各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（三）上級(jí)審批1.根據(jù)用印事項(xiàng)的重要程度和涉及范圍，按照公司授權(quán)審批制度，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重大事項(xiàng)或涉及金額較大的合同用印，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批。（四）用印1.經(jīng)審批同意用印的，由用印申請人持《檔案用印申請表》及相關(guān)文件到印章保管人處辦理用印手續(xù)。2.印章保管人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)申請表及文件內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，在用印位置加蓋印章，并在《檔案用印登記簿》上登記用印情況。四、用印要求（一）用印文件要求1.用印文件必須內(nèi)容完整、格式規(guī)范、字跡清晰，不得有涂改、破損等情況。2.涉及合同、協(xié)議等重要文件，必須符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，條款明確、權(quán)利義務(wù)對(duì)等。（二）用印位置要求1.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的用印位置，確保印章清晰、端正，不得壓蓋文件內(nèi)容。2.多頁文件應(yīng)加蓋騎縫章，確保各頁之間的連續(xù)性和完整性。（三）用印數(shù)量要求1.嚴(yán)格按照審批后的文件份數(shù)用印，不得擅自增加或減少用印數(shù)量。2.如需增加用印份數(shù)，必須重新履行審批手續(xù)。五、特殊情況用印規(guī)定（一）緊急情況用印1.因緊急情況需要立即用印的，用印申請人可通過電話、郵件等方式向?qū)徟苏f明情況，經(jīng)審批人同意后，可先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.緊急情況用印后，印章保管人應(yīng)詳細(xì)記錄用印情況，并及時(shí)通知審批人補(bǔ)辦手續(xù)。（二）異地用印1.因工作需要在異地用印的，用印申請人應(yīng)提前與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確保用印環(huán)境安全可靠。2.異地用印可采用傳真、郵寄等方式將審批后的《檔案用印申請表》及相關(guān)文件發(fā)送給印章保管人，由印章保管人按照規(guī)定用印后，再將文件傳真或郵寄回當(dāng)?shù)亍Ａ?、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.總經(jīng)理辦公室定期對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查用印審批流程是否規(guī)范、用印登記是否完整、印章保管是否安全等。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)印章使用情況進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對(duì)于違反本制度的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、責(zé)任追究（一）因用印不當(dāng)造成公司損失的，由用印申請人、審批人、用印人等相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）對(duì)于違反本制度，擅自使用印章或違規(guī)用印的，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）本制度自發(fā)布