PAGE小學(xué)資助檔案工作制度一、總則（一）目的為規(guī)范我校資助檔案管理工作，確保資助檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮資助檔案在資助工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校在學(xué)生資助工作中形成的各類檔案資料的管理，包括資助政策宣傳資料、學(xué)生資助申請(qǐng)材料、審核審批記錄、資金發(fā)放憑證、受助學(xué)生信息管理等相關(guān)檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映資助工作的實(shí)際情況，確保每一份資料都能經(jīng)得起查證核實(shí)。2.完整性原則：全面收集資助工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，保證檔案資料涵蓋資助工作的全過程，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的資助信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露，保障學(xué)生權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)分工（一）資助管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定資助檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各班級(jí)及相關(guān)部門做好資助檔案資料的收集、整理和初步審核工作。3.對(duì)全校資助檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。4.定期對(duì)資助檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案質(zhì)量和安全。（二）班主任及相關(guān)教師職責(zé)1.負(fù)責(zé)本班學(xué)生資助申請(qǐng)材料的收集、初審和整理，確保材料真實(shí)、完整、規(guī)范。2.按照學(xué)校要求，及時(shí)將整理好的資助檔案資料移交至資助管理部門。3.協(xié)助資助管理部門做好受助學(xué)生信息的核實(shí)和更新工作。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供資助資金發(fā)放的憑證和相關(guān)財(cái)務(wù)資料，確保資金發(fā)放記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。2.配合資助管理部門做好資助資金使用情況的統(tǒng)計(jì)和分析工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)資助檔案的具體整理、裝訂、歸檔和保管工作，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行操作。2.建立健全檔案借閱、查閱登記制度，做好檔案的日常維護(hù)和安全防范工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門下達(dá)的各項(xiàng)資助政策文件、通知、工作要求等。2.學(xué)校制定的資助工作實(shí)施方案、細(xì)則、辦法等。3.學(xué)生資助申請(qǐng)表格、證明材料、家庭經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表等。4.資助工作審核審批過程中形成的會(huì)議記錄、評(píng)審意見、公示材料等。5.資助資金發(fā)放憑證、銀行對(duì)賬單、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.受助學(xué)生信息資料，包括學(xué)生基本信息、資助情況記錄等。7.其他與資助工作相關(guān)的文件、資料、圖片、影像等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本部門在資助工作中產(chǎn)生的各類資料，并確保資料的原始性和完整性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)有效，簽字蓋章齊全，符合相關(guān)規(guī)定和要求。3.對(duì)于電子文檔資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和可靠性。（三）整理方法1.按照資助項(xiàng)目和類別對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類，如國(guó)家助學(xué)金檔案、社會(huì)資助檔案等。2.每一類檔案再按照時(shí)間順序或工作流程進(jìn)行排序，確保檔案資料的邏輯性和連貫性。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。4.去除檔案資料中的重復(fù)頁(yè)、空白頁(yè)和無(wú)關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。5.對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案資料的可讀性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。2.檔案應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行分類存放，建立檔案盒或檔案柜，并在顯著位置標(biāo)注檔案類別和年度。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引，便于查找和利用。（二）保管期限1.資助政策文件、學(xué)校資助工作制度等永久性保存。2.學(xué)生資助申請(qǐng)材料、審核審批記錄、資金發(fā)放憑證等保存期限為學(xué)生畢業(yè)離校后至少[X]年。3.受助學(xué)生信息資料應(yīng)長(zhǎng)期保存，確保信息的連續(xù)性和可追溯性。（三）保管條件1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱資助檔案的，須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如確需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱資助檔案的，須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)與檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并簽字確認(rèn)。3.借閱人員必須妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得私自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員歸還檔案，確保檔案按時(shí)、完整歸還。六、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.各類資助項(xiàng)目的受助學(xué)生人數(shù)、資助金額、資助比例等。2.不同年級(jí)、班級(jí)受助學(xué)生的分布情況。3.資助資金的發(fā)放渠道、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放方式等。4.資助工作的開展情況，如宣傳活動(dòng)次數(shù)、審核審批流程時(shí)間等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立資助檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行梳理和統(tǒng)計(jì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.利用電子表格軟件（如Excel）對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和圖表。3.結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，總結(jié)資助工作的成效和存在的問題，為改進(jìn)資助工作提供依據(jù)。（三）分析報(bào)告1.定期撰寫資助檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果、存在問題及改進(jìn)建議等。2.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)，同時(shí)也便于向上級(jí)主管部門匯報(bào)資助工作情況。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格控制檔案查閱和借閱范圍，對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.在檔案整理、存儲(chǔ)和傳輸過程中，采取必要的加密措施，防止信息泄露。4.對(duì)廢棄的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄或出售。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存放場(chǎng)所的安全防范，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備。