PAGE2018檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門及員工對(duì)檔案的利用活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案的安全與合法使用。2.服務(wù)至上原則以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，提供高效、便捷的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，要確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)檔案的安全與完整。二、檔案利用范圍（一）內(nèi)部工作需要1.為公司/組織的日常行政管理、業(yè)務(wù)決策、項(xiàng)目實(shí)施等提供參考依據(jù)。2.支持員工的崗位培訓(xùn)、績(jī)效考核、職稱評(píng)定等工作。3.協(xié)助處理公司/組織內(nèi)部的各類糾紛、案件等。（二）對(duì)外業(yè)務(wù)合作1.向合作伙伴、客戶等提供相關(guān)檔案資料，以支持業(yè)務(wù)洽談、合作協(xié)議簽訂等工作。2.按照法律法規(guī)要求，向政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等提供必要的檔案信息。三、檔案利用流程（一）利用申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要利用檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明利用目的、所需檔案內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請(qǐng)用途的合理性和必要性。（二）申請(qǐng)審批1.檔案管理部門收到《檔案利用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.對(duì)于一般性檔案利用申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要檔案、機(jī)密檔案或可能影響公司/組織重大利益的申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）檔案提供1.經(jīng)審批通過的申請(qǐng)，檔案管理部門按照申請(qǐng)要求，及時(shí)提供相應(yīng)的檔案資料。2.提供的檔案資料應(yīng)進(jìn)行登記，記錄檔案名稱、數(shù)量、提供時(shí)間、利用人等信息。（四）利用期限1.根據(jù)檔案利用目的和實(shí)際需求，確定檔案利用期限。一般情況下，短期利用期限不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)利用期限，應(yīng)提前辦理續(xù)期手續(xù)。2.利用人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況并獲得批準(zhǔn)。（五）檔案歸還1.利用人在利用期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究利用人的責(zé)任。四、檔案利用方式（一）查閱1.利用人可在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所查閱檔案。查閱時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的復(fù)印范圍和方式進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱1.對(duì)于確需借出檔案的情況，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人應(yīng)對(duì)借出的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織辦公區(qū)域。如遇特殊情況需要帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)要求借閱人說明情況并進(jìn)行處理。（三）摘錄利用人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得斷章取義。摘錄后的資料應(yīng)注明出處，并經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)。五、檔案利用的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全，防止檔案因火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等原因受損。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等機(jī)密檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.檔案利用過程中，利用人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須向第三方提供檔案信息的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與第三方簽訂保密協(xié)議。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)加強(qiáng)保密意識(shí)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，防止出現(xiàn)泄密事件。六、特殊檔案利用規(guī)定（一）歷史檔案1.對(duì)于歷史檔案的利用，應(yīng)遵循保護(hù)與利用相結(jié)合的原則，在確保檔案安全的前提下，合理開發(fā)利用。2.歷史檔案的利用申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過更嚴(yán)格的審核程序，除本公司/組織內(nèi)部研究需要外，如需向社會(huì)公開或提供給其他機(jī)構(gòu)利用，應(yīng)報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。（二）電子檔案1.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門指定的軟件和設(shè)備，確保電子檔案的正常讀取和使用。2.禁止對(duì)電子檔案進(jìn)行非法修改、刪除、傳播等操作，防止電子檔案信息泄露或損壞。（三）重要合同檔案1.重要合同檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定和公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。未經(jīng)合同對(duì)方同意，不得擅自向第三方提供合同檔案內(nèi)容。2.在涉及合同糾紛等情況下，如需利用重要合同檔案作為證據(jù)，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查檔案利用流程是否規(guī)范、檔案安全保密措施是否落實(shí)等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并記錄整改情況。（二）外部監(jiān)督1.接受公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門對(duì)檔案利用工作的審計(jì)和調(diào)查。2.根據(jù)外部監(jiān)督部門提出的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)檔案利用管理工作。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.利用人在檔案利用過程中違反本制度規(guī)定，如擅自涂改、標(biāo)記、污損檔案，轉(zhuǎn)借檔案，泄露檔案機(jī)密等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案管理部門工作人員在檔案提供、管理過程中存在失職、瀆職行為導(dǎo)致檔案受損或信息泄露的，應(yīng)追究其責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予批評(píng)教育、警告等處理；對(duì)于違規(guī)行為嚴(yán)重的，視情節(jié)輕重給予罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。2.因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)責(zé)令責(zé)任人賠償相應(yīng)損失。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由