PAGE處室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強處室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本處室所有部門及工作人員在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：處室檔案由專人負責集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映處室工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理處室工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理人員職責1.負責處室檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并做好數(shù)據(jù)備份工作。6.對涉及保密的檔案，嚴格按照保密制度進行管理，防止檔案信息泄露。7.積極為處室各項工作提供檔案信息服務，根據(jù)需要及時提供檔案資料。（二）各處室負責人職責1.負責本處室檔案工作的組織領導，將檔案工作納入處室工作計劃，明確專人負責檔案的收集、整理和移交工作。2.督促本處室工作人員及時將工作中形成的各類文件材料收集齊全、整理規(guī)范，并按時移交檔案管理人員。3.對本處室檔案的真實性、完整性和準確性負責，確保檔案能夠真實反映處室工作情況。（三）各處室工作人員職責1.在工作過程中及時收集、整理本人形成的文件材料，并按照檔案管理要求進行分類、整理。2.將整理好的文件材料定期移交本處室檔案管理人員，確保檔案的及時歸檔。3.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀檔案材料，不得將檔案帶出工作場所或轉借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本處室工作相關的文件、指示、通知等。2.本處室形成的工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、業(yè)務文件等。3.本處室工作人員在工作中形成的各類專業(yè)技術文件、科研成果、學術論文等。4.本處室組織或參與的各類活動的文件材料，如活動方案、通知、照片、視頻等。5.其他與本處室工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各處室工作人員應在工作完成后及時將文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應確保其格式正確、內容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類?？煞譃辄h群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名（文件名）、日期、責任者（作者）、保管期限等內容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得壓字、掉頁。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各處室應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交檔案管理人員。（二）歸檔程序1.各處室檔案管理人員對本處室移交的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.檔案管理人員按照檔案分類標準對審核后的檔案進行分類、編號、編目，并填寫檔案移交清單。3.檔案管理人員將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。4.將檔案存放在檔案庫房的指定位置，并建立檔案存放索引。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映處室主要職能活動和歷史面貌的，對處室工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內對處室工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內對處室工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在1溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.對珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保護措施，如復制備份、使用防蟲、防潮、防火等材料進行包裝等。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴格遵守檔案庫房的安全管理制度，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮設備，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循方便、快捷、高效的原則，為處室各項工作提供及時、準確的檔案信息服務。2.嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料供其查閱。查閱檔案時，利用者應在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應填寫檔案借閱申請表，經處室負責人批準后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應向利用者明確借閱期限、歸還時間等要求，并在檔案借閱登記簿上登記。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫檔案復制申請表，經處室負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制。復制檔案時，應確保復制件與原件內容一致，并注明復制日期、復制人姓名等信息。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃批注、污損、抽取、撤換、拆散檔案。2.借閱的檔案應按時歸還，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用檔案過程中形成的文件材料，如摘抄、復制件等，應及時交檔案管理人員歸檔保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案的鑒定結果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由處室負責人、檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內容：對檔案的內容進行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.考慮利用需求：根據(jù)處室工作實際情況，考慮檔案的利用需求，確定是否需要繼續(xù)保存。3.參考保管期限：對照檔案保管期限表，審查檔案的保管期限是否已滿。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經處室負責人審核批準后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作中的經驗和問題，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。（二）移交工作1.處室撤